Organigramme du processus d'approbation des factures
Un modèle de processus d'approbation de facture en couloir : capture, contrôle en double, correspondance de bon de commande à trois voies, codage, approbation par valeur, requêtes des fournisseurs, validation et paiement.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus d'approbation des factures ?
L'approbation des factures est le chemin de contrôle entre l'arrivée d'une facture fournisseur et la sortie de l'argent du compte bancaire. Dans la plupart des équipes financières, cela implique quatre parties qui s'assoient rarement ensemble : le fournisseur qui émet et corrige la facture, les comptes créditeurs qui la capturent et la valident, le responsable du budget qui confirme que la dépense leur appartient et la code, et le responsable financier qui contresigne les montants plus importants et valide le cycle de paiement. Dessiné comme une seule liste d’étapes, le processus semble trivial. Dessiné avec les transferts visibles, le coût réel apparaît : chaque flèche qui traverse une voie est une file d'attente, une chaîne d'e-mails ou une facture restée dans la boîte de réception de quelqu'un après sa date d'échéance.
Trois choses expliquent l’essentiel de la douleur. Premièrement, les doublons : la même facture arrive par e-mail et par courrier, ou un fournisseur la recherche et la renvoie, et sans contrôle approfondi du fournisseur et du numéro de facture, elle est payée deux fois. Deuxièmement, la répartition des bons de commande : les factures émises pour un bon de commande peuvent être automatiquement rapprochées du bon de commande et du bon de réception de marchandises, tandis que les factures sans bon de commande n'ont aucun point de référence et nécessitent qu'un humain indique à quel centre de coûts et à quel compte GL elles appartiennent. Troisièmement, des exceptions : une inadéquation de prix ou de quantité, ou un responsable de budget qui conteste les frais, doit devenir une question auprès du fournisseur, puis revenir dans le flux plutôt que de mourir dans une boîte aux lettres.
Ce modèle représente tout cela sous la forme d'un organigramme interfonctionnel à quatre voies et six phases, afin que vous puissiez voir à qui appartient chaque étape et où une facture peut bloquer. Les contrôles sur lesquels les équipes AP sont mesurées sont délibérément spécifiques : la vérification des doublons a lieu avant que tout effort de correspondance ne soit dépensé, la vérification de la tolérance sur la correspondance à trois a une branche d'échec explicite et le routage d'approbation est déterminé par un seuil de valeur plutôt que par la personne disponible. Utilisez-le comme point de départ et modifiez les seuils, les tolérances et les noms de rôles en fonction de votre propre délégation d'autorité.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Quatre couloirs pour les rôles qui touchent réellement une facture : fournisseur, comptes créditeurs, responsable du budget et responsable financier, de sorte que chaque étape a un propriétaire nommé plutôt que de s'asseoir avec les « finances ».
- Six phases au sommet : capture, validation, correspondance et code, résolution de requête, approbation, publication et paiement.
- Une vérification des factures en double immédiatement après la capture, avec une sortie « Bloquer et signaler les doublons », afin que les doublons suspects soient arrêtés avant qu'aucun effort de correspondance ou d'approbation ne soit consacré à eux.
- La répartition du bon de commande au niveau du « bon de commande référencé sur la facture ? » : les factures rapprochées sont soumises à une triple correspondance avec le bon de commande et le GRN, suivie d'un contrôle de tolérance, tandis que les factures sans bon de commande sont transmises au responsable du budget pour être codées dans le centre de coûts et le GL.
- Une boucle de requête fournisseur dans laquelle alimentent les deux chemins d’exception. Une correspondance hors tolérance et un rejet du responsable du budget conduisent tous deux à « Soulever une requête auprès du fournisseur » ; le fournisseur corrige ou crédite la facture, et le flux soit réintègre à la fourchette de commande afin que chaque type de facture soit revalidé à sa manière, soit se termine à « Retour de la facture au fournisseur ».
- Routage d'approbation basé sur la valeur : le responsable du budget approuve tout, un « Au-dessus du seuil d'approbation ? » Cette décision envoie des factures plus volumineuses au responsable financier pour qu'il les contresigne, et les factures approuvées sont enregistrées dans le grand livre et planifiées lors du prochain cycle de paiement.
Quand utiliser ce modèle
- Rédiger ou actualiser une SOP sur les comptes fournisseurs, dont l'objectif est une image d'une page que les gens liront réellement au lieu d'une procédure de six pages.
- Intégration de nouveaux employés AP ou d'une équipe de centre de services partagés qui ont besoin de voir où va une facture lorsque la correspondance échoue ou que le responsable du budget la conteste.
- Introduire ou modifier un seuil d'approbation, afin que la délégation d'autorité soit visible comme une règle de routage plutôt que comme une connaissance tribale.
- Configuration de l'automatisation des AP ou d'un flux de travail d'achat pour payer ERP, où vous avez besoin d'un processus tel quel convenu avant de créer le futur.
- Préparation d'une procédure pas à pas d'achat pour payer, où un auditeur demande qui approuve quoi et comment les doublons sont évités.
Comment cela fonctionne
Renommez les couloirs selon vos vrais rôles
Remplacez Fournisseur, Comptes fournisseurs, Responsable du budget et Responsable financier par les rôles de votre organisation. Si un centre de services partagés effectue la capture et la mise en correspondance mais qu'un contrôleur local effectue le codage, divisez la voie des comptes fournisseurs en deux afin que le transfert soit visible.
Définissez vos clés de contrôle en double
Décidez ce qui rend deux factures identiques. L'ID du fournisseur et le numéro de facture constituent la clé primaire ; le montant brut plus la date de facture attrape les fournisseurs qui réémettent avec un nouveau numéro. Écrivez les clés dans la note sur la « Facture en double ? étape pour que personne n'ait à deviner.
Énoncez votre politique de bon de commande
Définissez la règle selon laquelle les dépenses nécessitent un bon de commande et ce qui se passe lorsqu'elles auraient dû en avoir un. Si les factures sans bon de commande dépassant une certaine valeur ne sont pas autorisées, ajoutez-le comme sortie de la zone « bon de commande référencé sur la facture ? » branche au lieu de la laisser passer silencieusement dans le codage.
Définir la tolérance et le seuil d'approbation
Remplissez des nombres réels dans la case « Correspondance dans les limites de tolérance ? » et « Au-delà du seuil d'approbation ? » décisions, par exemple une tolérance de prix de 5 pour cent ou un montant fixe et une limite du responsable du budget au-dessus de laquelle le responsable financier contresigne. Les seuils vagues sont la raison la plus courante pour laquelle un processus mappé est ignoré.
Décidez de ce qui arrive aux requêtes bloquées
Le modèle termine les requêtes non résolues par « Retourner la facture au fournisseur ». La plupart des équipes souhaitent également une règle vieillissante, par exemple une course-poursuite à sept jours et une escalade à quatorze jours. Ajoutez-les sous forme d'étapes chronométrées ou de notes sur la boucle de requête afin que les exceptions ne puissent pas rester indéfiniment.
Faites circuler le tableau et conservez la version approuvée
Parcourez la carte avec AP, un responsable du budget et le responsable financier, corrigez ce qu'ils font réellement plutôt que ce que dit la politique, puis conservez la version convenue sous contrôle de version afin que les modifications ultérieures soient suivies et que le diagramme actuellement approuvé soit sans ambiguïté.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes d’un processus d’approbation de facture ?
Une séquence typique est la suivante : recevoir la facture du fournisseur, la saisir dans le système AP avec le fournisseur, le numéro de facture, la date, le net, la TVA et toute référence de commande, vérifier qu'il ne s'agit pas d'un doublon, décider s'il s'agit d'une facture avec commande ou sans commande, faire correspondre les factures avec commande d'achat et le bon de réception des marchandises ou envoyer les factures sans commande au responsable du budget pour le centre de coûts et le codage GL, acheminer l'approbation en fonction de la valeur, obtenir l'approbation du responsable du budget plus la contre-signature du responsable financier au-dessus du seuil, enregistrer la facture dans le grand livre et la planifier. lors du prochain cycle de paiement. Les exceptions débouchent sur une requête auprès du fournisseur et réintègrent le flux une fois corrigées.
Comment éviter les paiements de factures en double ?
Exécutez la vérification des doublons avant tout travail de mise en correspondance ou d'approbation, dès la capture. Faites correspondre l'ID du fournisseur et le numéro de facture comme clé primaire, et ajoutez un contrôle secondaire sur le montant brut et la date de la facture pour détecter les factures réémises avec un nouveau numéro. Les doublons suspects doivent être bloqués et signalés pour examen plutôt que supprimés silencieusement, car une véritable deuxième facture du même montant apparaît, par exemple pour des frais mensuels récurrents. Les doublons passent le plus souvent lorsque la même facture arrive sur deux canaux, tels que le courrier électronique et un portail fournisseur, le contrôle doit donc être effectué en aval de chaque itinéraire d'admission.
Quelle est la différence entre l’approbation des factures avec bon de commande et sans bon de commande ?
Une facture de bon de commande comporte déjà l'accord commercial, donc l'approbation est en grande partie un exercice de correspondance : la facture est comparée au bon de commande et au bon de réception des marchandises, et si le prix et la quantité se situent dans les limites de tolérance, la dépense a effectivement été pré-approuvée. Une facture sans bon de commande n'a pas de point de référence, une personne doit donc confirmer que la dépense est valide et attribuer le centre de coûts, le compte GL et le code fiscal avant de pouvoir l'acheminer pour approbation. Cette étape de codage supplémentaire explique pourquoi les factures sans bon de commande prennent plus de temps et pourquoi de nombreuses organisations fixent une limite de valeur au-dessus de laquelle un bon de commande est obligatoire.
Qui doit approuver une facture et comment fonctionnent les seuils de valeur ?
Le responsable du budget dont le centre de coûts supporte les frais doit approuver chaque facture, car il est la seule personne à pouvoir confirmer que les biens ou les services ont été reçus et leur appartiennent. Un seuil de valeur ajoute un deuxième approbateur au-dessus d'un montant défini, généralement le responsable financier ou le contrôleur, de sorte que les dépenses de valeur plus élevée bénéficient d'une deuxième paire d'yeux sans ajouter de retard aux factures de routine. Les seuils doivent provenir d'une délégation d'autorité écrite et être appliqués par la règle de routage plutôt que choisis au cas par cas, et un rejet à l'un ou l'autre niveau doit revenir dans la boucle de requête du fournisseur plutôt que de simplement s'arrêter.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus de correspondance à trois voies et passe le relais à Organigramme du processus d'approbation des paiements.
C'est une étape de Procurer pour payer.
Étape 3: Organigramme du processus de réception des marchandises (entrée des…
Étape 4: Organigramme du processus de correspondance à trois voies
Organigramme du processus de rapprochement à trois voies pour comparer une facture fournisseur, un bon de commande et un reçu de marchandises ou de services, avec contrôles de tolérance et gestion des écarts.
Étape 5: Organigramme du processus d'approbation des factures Vous êtes ici
Un modèle de processus d'approbation de facture en couloir : capture, contrôle en double, correspondance de bon de commande à trois voies, codage, approbation par valeur, requêtes des fournisseurs, validation et paiement.
Étape 6: Organigramme du processus d'approbation des paiements
Organigramme du processus d'approbation des paiements pour la préparation de la proposition de paiement, la vérification fournisseur-banque, l'approbation déléguée, la libération double banque, la comptabilisation et le rapprochement.