Modèles de processus Procure to Pay (6 organigrammes liés)

Contenu du pack

1. 1. Organigramme du processus de demande d'achat

   Le besoin et ses approbations, avant tout engagement envers un fournisseur.

2. 2. Organigramme du processus d'intégration des fournisseurs

   L'agence prise lorsque le fournisseur est nouveau, ou lorsque les coordonnées bancaires d'un fournisseur existant changent.

3. 3. Organigramme du processus de commande d'achat

   L'engagement lui-même : le bon de commande, son approbation et sa transmission au fournisseur.

4. 4. Organigramme du processus de réception des marchandises (entrée des…

   La moitié du match à trois : ce qui est réellement arrivé et dans quel état.

5. 5. Organigramme du processus d'approbation des factures

   La correspondance elle-même, ainsi que les chemins d'exception lorsque les trois documents ne sont pas d'accord.

6. 6. Organigramme du processus comptes fournisseurs (cycle AP complet)

   Le cycle de paiement, les contrôles bancaires et la remise au fournisseur.

Comment ils s'articulent

Organigramme du processus de demande d'achat → Organigramme du processus d'intégration des fournisseurs

Dans « Demande d'examen des achats », l'acheteur découvre si ce fournisseur existe déjà. Si ce n’est pas le cas, la demande s’arrête ici jusqu’à la fin de l’intégration, c’est pourquoi il s’agit d’un lien vers un autre processus plutôt que d’une étape de celui-ci.

Organigramme du processus de demande d'achat → Organigramme du processus de commande d'achat

«Augmenter le **bon de commande** à partir de la demande d'achat» est le moment où une demande interne devient un engagement externe. Tout avant de pouvoir être retiré en silence ; tout ce qui suit implique un fournisseur.

Organigramme du processus de commande d'achat → Organigramme du processus de réception des marchandises (entrée des…

«Enregistrer **bon de réception de marchandises**» est le premier des trois documents de correspondance qui existent après le bon de commande. L’équipe réceptrice le produit et le lien pointe vers le processus qui lui indique comment procéder.

Organigramme du processus de réception des marchandises (entrée des… → Organigramme du processus d'approbation des factures

«GRN publié pour le rapprochement des factures» est l'endroit où se termine le travail de réception et où commence celui des AP. Le reçu constitue la preuve ; c’est le match qui le consomme.

Organigramme du processus de commande d'achat → Organigramme du processus d'approbation des factures

«Saisir la facture dans le grand livre AP» est le troisième document qui arrive. Il renvoie au processus d'appariement plutôt que de le décrire, car les chemins d'exception (écart de quantité, écart de prix, aucun bon de commande) constituent un graphique à part entière.

Organigramme du processus d'approbation des factures → Organigramme du processus comptes fournisseurs (cycle AP complet)

« Planifier le prochain cycle de paiement » remet une facture appariée et approuvée au cycle de paiement. C’est le dernier point où il est peu coûteux de corriger une erreur.

Organigramme du processus comptes fournisseurs (cycle AP complet) → Organigramme du processus d'intégration des fournisseurs

«Confirmer le changement bancaire par rappel téléphonique» renvoie volontairement à l'intégration du fournisseur : la modification des coordonnées bancaires d'un fournisseur existant mérite la même vérification que la création d'un nouveau fournisseur, et le traiter comme un contrôle moindre est la façon dont la fraude par redirection de facture réussit.

Comment cela fonctionne

1. Définissez d'abord vos seuils d'approbation

   Les graphiques de demande d’achat et de bon de commande se ramifient tous deux en fonction de la valeur. Remplacez les seuils d'espace réservé par vos limites de délégation d'autorité avant que quiconque ne lise les graphiques, sinon ils seront cités comme politique.

2. Parcourez un véritable achat de bout en bout

   Choisissez un bon de commande récent et suivez-le dans les six graphiques à l’aide des liens. Chaque point où la trace écrite s'écarte du dessin est une découverte que vous obtiendriez autrement d'un auditeur.

3. Nommer les propriétaires des exceptions dans le tableau des factures

   Les branches de variance du graphique correspondant sont celles où P2P passe réellement son temps. Mettez un rôle nommé sur chaque branche : une cartographie de processus dont les chemins d'exception n'ont pas de propriétaire acheminera tout vers celui qui répond en premier.

4. Conserver le lien de changement de banque en arrière

   Cela ressemble à une erreur dans le diagramme et c’est le lien le plus précieux du package. Si votre vérification de rappel se trouve dans une stratégie distincte, déplacez-la dans le tableau des fournisseurs afin que les deux points d'entrée atteignent le même contrôle.

5. Activer les approbations sur les deux graphiques détenus par Finance

   L’approbation des factures et les comptes créditeurs sont la paire qui a une histoire de séparation des tâches à raconter. L’historique des approbations sur ces deux-là est ce qui transforme le dossier en preuve.

Questions fréquentes

Cela correspond-il au module P2P d'un ERP spécifique ?

Non, et délibérément. Les six graphiques décrivent le cycle tel qu'il fonctionne dans la plupart des organisations de taille moyenne, ce qui est suffisamment proche de SAP, NetSuite, Dynamics et Coupa pour être un point de départ pour n'importe lequel d'entre eux. Vous pouvez modifier les noms des étapes et les seuils d’approbation.

Ai-je besoin d’un forfait payant pour cela ?

Oui, les packages de modèles sont inclus avec Plus. Un package crée six graphiques à la fois et le plan gratuit en contient trois. Chacun des six modèles est également disponible individuellement et gratuitement.

Pourquoi les comptes créditeurs sont-ils liés à l'intégration des fournisseurs ?

Parce qu'un changement de coordonnées bancaires chez un fournisseur existant comporte le même risque qu'un nouveau fournisseur et est généralement contrôlé de manière beaucoup plus souple. Le dessiner comme un lien dans la vérification d’intégration est ce qui l’empêche d’être traité comme une modification de données de routine.

Puis-je l'utiliser pour une présentation pas à pas de SOX ou des contrôles internes ?

Il vous donne la documentation du processus et, une fois les approbations activées, un enregistrement indiquant qui a signé chaque version et quand. Les tests de contrôle nécessitent toujours des échantillons de transactions de votre ERP ; ces graphiques décrivent les contrôles plutôt que de prouver les exécutions individuelles.