Organigramme du processus de demande d'achat
Organigramme du processus de demande d'achat : spécifications et codage GL, vérification du budget, approbation du gestionnaire et des seuils, examen des achats et procédure accélérée urgente.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de demande d'achat ?
Une demande d'achat est une demande interne d'achat de quelque chose. Il n'entraîne aucune obligation envers un fournisseur : il existe pour que l'organisation puisse se mettre d'accord sur ce qui est acheté, qui paie et si l'argent est là, avant qu'un acheteur ne s'engage. Le processus de demande d'achat comprend tout ce qui se passe entre l'identification d'un besoin et l'approvisionnement convertissant une demande approuvée en bon de commande.
Les demandes s'arrêtent rarement sur la décision d'approbation elle-même. Ils stagnent parce que la spécification est trop vague pour acheter, parce que le centre de coûts ou le code GL est manquant, ou parce que personne ne sait vraiment qui signe une fois que la valeur dépasse un seuil. Chacun d'eux renvoie la demande au demandeur, généralement quelques jours plus tard et généralement par courrier électronique, de sorte que le voyage de retour n'apparaisse jamais dans le rapport de temps de cycle du système. La cartographie de l'étape de réquisition sur les voies rend ces boucles visibles et montre qui détient la demande à tout moment.
Ce modèle couvre uniquement l'étape de demande, en détail, à travers cinq voies : demandeur, supérieur hiérarchique, responsable du budget, achats et finances. Il comprend le contrôle de la disponibilité du budget, la décision du supérieur hiérarchique, l'acheminement du seuil de valeur vers un deuxième approbateur, le message « Correctement spécifié ? examen avec une boucle de retour pour clarification et une procédure accélérée distincte pour les demandes urgentes qui enregistre toujours la raison pour laquelle la procédure accélérée a été utilisée.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- La voie du demandeur dès le départ : besoin d'achat identifié, demande d'achat émise avec une spécification à partir de laquelle quelqu'un peut réellement acheter, puis centre de coûts et code GL ajoutés avant le déplacement.
- Une « Réquisition urgente ? succursale au moment de la levée, en envoyant les demandes standard dans la séquence d'approbation normale et les demandes urgentes dans la voie rapide.
- Un contrôle de disponibilité du budget dans la voie du détenteur de budget, dont la branche « Non » atteint un « Resoumettre avec modifications ? » décision qui soit renvoie à la réquisition, soit se termine par « Réquisition refusée ».
- Deux portes d'approbation en séquence : la décision du supérieur hiérarchique, puis "Valeur supérieure au **seuil d'approbation ?**", qui achemine tout ce qui dépasse la limite vers un deuxième approbateur dans la voie du titulaire du budget. Un rejet à l’une ou l’autre des portes rejoint la même décision de nouvelle soumission plutôt que de mourir en silence.
- Le message « Correctement spécifié ? » de l'approvisionnement. examen avec une boucle de retour pour clarification vers le demandeur, de sorte qu'une réquisition non achetable revient alors qu'il s'agit encore d'une réquisition.
- Deux voies de clôture qui se rejoignent lors de la création du bon de commande : le financement confirmant le codage et les fonds sur l'itinéraire standard, et l'autorisation d'urgence par le responsable du budget plus une justification accélérée enregistrée sur l'itinéraire urgent.
Quand utiliser ce modèle
- Documenter l'étape de demande d'achat avant de configurer les règles d'approbation dans un ERP ou un outil Procure-to-Pay, où l'itinéraire doit être convenu avant que quiconque ne le construise.
- Réduisez le temps de cycle de demande lorsque les demandes continuent de rebondir en raison d’un codage manquant ou d’une spécification inutilisable.
- Définir ou revoir les seuils de délégation d’autorité, lorsque vous avez besoin d’une idée de qui approuve quoi et à quelle valeur.
- Intégration des demandeurs et des approbateurs qui ont besoin de voir où se situe leur étape et ce qui se passe en aval s'ils la quittent.
- Maîtriser les achats urgents en définissant une procédure rapide qui existe sur papier, au lieu d'appels téléphoniques qui contournent entièrement le processus.
Comment cela fonctionne
Nommez les rôles que vous avez réellement
Renommez les cinq couloirs selon vos fonctions réelles. Dans les petites organisations, le supérieur hiérarchique et le responsable du budget sont la même personne : fusionnez ces voies plutôt que d'obtenir deux approbations qu'une seule personne donne en même temps. Utilisez une voie par décideur, et non par personne nommée, afin que le tableau survive à quelqu'un qui change d'emploi.
Définissez vos seuils et le deuxième approbateur
Remplacer le générique « Valeur supérieure au seuil d'approbation ? » décision avec les chiffres de votre tableau de délégation de pouvoirs et indiquez la devise. Nommez qui est le deuxième approbateur de chaque groupe. Ajoutez un troisième groupe uniquement si vous en avez réellement un et surveillez les demandes réparties juste en dessous d'une limite.
Décidez ce que le contrôle budgétaire teste et quand
Déplacez le chèque plus tôt si votre système bloque une demande lors de sa soumission, ou laissez-le avant les portes d'approbation si les finances le valident par la suite. Enregistrez s'il teste les dépenses engagées (demandes d'achat ouvertes et bons de commande ouverts) ainsi que les chiffres réels publiés, car les deux donnent des réponses différentes.
Écrivez ce que signifie « correctement spécifié »
Transformez l'examen des achats en une liste de contrôle déclarée : quantité et unité de mesure, date de besoin, spécification ou devis joint, fournisseur sous contrat ou article de catalogue et code GL correct. Sans cela, la boucle de retour pour clarification repose sur le jugement individuel et les demandeurs ne peuvent pas le prédire.
Reliez la voie rapide avant de le publier
Définissez qui peut appeler une demande urgente, plafonnez la valeur, exigez le même centre de coûts et le même codage GL que toute autre demande, et définissez le moment où les justifications accélérées seront examinées. Une voie rapide illimitée devient l’itinéraire par défaut en un trimestre.
Faites circuler la carte et conservez une version à jour
Partagez le tableau avec les achats, les finances et tous les approbateurs qui y sont nommés, capturez leur approbation sur le tableau lui-même afin qu'il y ait une trace de qui a accepté quelle version, et associez la version actuelle à votre politique d'achat plutôt que de coller une capture d'écran dans une présentation de formation.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre une demande d'achat et un bon de commande ?
Une réquisition est une demande d'achat interne. Il porte la spécification, le centre de coûts et le code GL, est acheminé pour approbation du budget et de la direction et ne crée aucune obligation envers un fournisseur. Un bon de commande est l'engagement externe émis une fois la demande approuvée, fixant l'article, la quantité, le prix et les conditions de livraison. Tout dans ce graphique se produit avant que le bon de commande existe ; la dernière étape consiste à passer le bon de commande à partir de la demande approuvée.
Qui doit approuver une demande d’achat ?
Deux rôles, parfois tenus par une seule personne. Le supérieur hiérarchique confirme que le besoin est réel et approprié ; le responsable du budget est propriétaire de l'argent et confirme que le centre de coûts peut le supporter. Au-dessus d'une valeur issue de votre planning de délégation de pouvoirs, un deuxième approbateur signe également. Le service Achats examine la demande mais n'approuve pas la dépense, ce qui sépare la personne qui spécifie l'achat de celle qui engage les fonds.
Que doit contenir une demande d’achat ?
Assez pour que quelqu'un d'autre l'achète sans rien vous demander : une description ou des spécifications, la quantité et l'unité de mesure, la date de besoin, la valeur et la devise estimées, le centre de coûts et le code GL, tout fournisseur sous contrat ou préféré, un devis ou un lien s'il en existe, et une brève justification commerciale. Un codage manquant et des spécifications vagues sont les deux éléments qui renvoient les demandes de poste, c'est pourquoi ce modèle les place tous deux avant la première porte d'approbation.
Comment traiter les demandes urgentes ou urgentes ?
Avec un parcours défini plutôt qu’improvisé. Dans ce tableau, un indicateur d'urgence va à un « Besoin urgent justifié ? » vérifiez, et tout ce qui échoue revient dans la séquence standard. Les véritables urgences reçoivent l'autorisation d'un seul approbateur du responsable du budget, mais enregistrent toujours une justification accélérée et répondent toujours à la même étape de création de bon de commande. Limitez la valeur que la procédure accélérée peut apporter et révisez les justifications périodiquement, sinon l'exception devient discrètement le processus.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus de gestion des stocks et passe le relais à Organigramme du processus d'approbation des achats (matrice d'approbation….
C'est une étape de Procurer pour payer.
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Étape 2: Organigramme du processus de commande d'achat
Organigramme du processus de commande : demande d'achat, contrôle du budget, seuils d'approbation, devis des fournisseurs, émission du bon de commande, réception des marchandises, correspondance à trois et paiement.
Étape 3: Organigramme du processus de réception des marchandises (entrée des…
Étape 4: Organigramme du processus de correspondance à trois voies
Étape 5: Organigramme du processus d'approbation des factures
Étape 6: Organigramme du processus d'approbation des paiements