Organigramme du processus de réception des marchandises (entrée des…
Un organigramme du processus de réception des marchandises pour le quai d'entrée des marchandises : réservation, vérification des documents du bon de commande, contrôle du décompte et des dommages, réclamation du transporteur, GRN et…
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de réception des marchandises (entrée des… ?
La réception des marchandises est le processus du quai. Il couvre ce qu'un quai de réception fait entre l'arrivée d'un véhicule et le stock stocké dans un endroit avec un enregistrement derrière lui : le créneau de livraison réservé, le contrôle des documents par rapport au bon de commande, le décompte physique et le contrôle des dommages, le bon de réception des marchandises, le rangement, la mise à jour du registre des stocks et la libération du GRN à financer. Cette période est courte, répétitive et presque entièrement évidente, c'est pourquoi il vaut la peine de la dessiner correctement.
Il ne s’agit délibérément pas d’un processus d’inspection. Déterminer que la bonne quantité des bons articles est arrivé dans un état apparemment sain est une tâche différente de déterminer qu'ils sont conformes aux spécifications, et cela est normalement effectué par différentes personnes détenant des preuves différentes. Là où commencent l'échantillonnage, les tests et l'élimination des stocks non conformes, l'inspection qualité à l'arrivée prend le relais, généralement avec la réception enregistrée dans un emplacement de stockage de qualité afin que le stock existe dans le système pendant qu'il attend. Le graphique s'arrête également au transfert aux finances : la correspondance à trois voies du bon de commande, du GRN et de la facture appartient à l'approbation de la facture, et la boucle plus large du réapprovisionnement, de l'inventaire tournant et de l'annulation appartient à la gestion des stocks. Les retours des clients passent par les mêmes portes mais suivent le processus de retour, car les documents derrière eux sont un RMA plutôt qu'un bon de commande.
Deux décisions portent la palme. « Le bon de commande correspond à la livraison ? » décide si les marchandises sont réservées, et c'est le moment où une palette non commandée ou livrée en trop est soit référée à l'achat, soit discrètement absorbée dans le stock. « Dégâts ou manque constaté ? » décide si quelque chose est écrit pendant que le chauffeur est encore sur place, seul moment où une réclamation du transporteur peut être facilement prouvée. La plupart des litiges de réception remontent à l’un de ces deux moments passés sans trace.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Cinq couloirs (Transporteur/fournisseur, Commis à l'entrée des marchandises, Entrepôt, Achats et Finances) répartis en cinq phases : réservation, contrôle des documents, comptage et état, réception des marchandises, rangement et remise.
- Contrôle d'arrivée : le transporteur réserve un créneau de livraison et arrive à quai, puis un 'Arrivé dans le créneau réservé ?' la décision soit libère le véhicule pour le déchargement et la mise en scène, soit le retient pour le prochain emplacement libre et revient en arrière
- Une vérification des documents du bon de livraison par rapport au bon de commande ouvert et un « bon de commande correspond à la livraison ? décision qui confie les écarts aux Achats au lieu de les régler sur le banc des accusés
- A Achat « Accepter la livraison ? » décision à trois branches : accepter et poursuivre, interroger et résoudre le différend avec le fournisseur avant de revenir à la même décision, ou refuser la livraison et la restituer au transporteur
- Un « Dommage ou manque constaté ? » décision dont le service des marchandises endommagées constate le dommage sur le bon de livraison, met en quarantaine les marchandises concernées et formule une réclamation auprès du transporteur avant toute réservation
- L'étape système : le bon d'entrée de marchandises émis comme étape de document pour la quantité acceptée, le rangement dans un emplacement de stock, la mise à jour de l'enregistrement des stocks et la transmission du GRN au Finances pour rapprochement avec la facture.
Quand utiliser ce modèle
- Vous rédigez une SOP de réception des marchandises ou une instruction de travail au quai que le personnel de l'agence et du quart de travail doit suivre sans transfert verbal.
- Vous configurez la réception dans un ERP ou un WMS et les transferts entre le quai, les achats et les finances doivent être convenus avant la mise en place de toute transaction.
- Les factures échouent toujours dans la triple correspondance et la cause est en amont : réceptions enregistrées sur le mauvais bon de commande, enregistrées avec des jours de retard ou enregistrées à la quantité indiquée sur le bon de livraison plutôt qu'à la quantité acceptée.
- Les palettes endommagées sont signées pour être nettoyées, les réclamations du transporteur sont donc refusées faute de preuves et le coût atterrit sur votre propre stock.
- Un auditeur ou un client a demandé une description documentée de la manière dont les marchandises entrantes sont reçues, enregistrées et rangées.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies selon vos rôles
Remplacez Transporteur/fournisseur, Commis à l'entrée des marchandises, Entrepôt, Achats et Finances par les rôles qui existent sur votre site. Sur un petit quai, le commis et le magasinier sont la même personne ; fusionnez ces voies plutôt que de procéder à un transfert qui n'arrive jamais.
Notez votre règle de réservation
Indiquez comment les créneaux horaires sont réservés, combien de temps un véhicule peut être retenu et ce qui arrive à une livraison non réservée qui arrive de toute façon. Si la réponse honnête est que tout est pris dès qu’il arrive, dessinez ceci : une règle que personne n’applique est pire sur un tableau que pas de règle du tout.
Définir ce que signifie « correspond au bon de commande »
Répertoriez les champs qui doivent être acceptés avant que les marchandises soient acceptées : numéro de bon de commande, code de pièce, quantité, unité de mesure et date de livraison. Ajoutez votre tolérance de quantité et le nom de la personne susceptible d'accepter une livraison excédentaire, afin que la branche de non-concordance comporte un propriétaire et un seuil plutôt qu'un jugement.
Décidez où atterrit le stock reçu
Si les marchandises entrantes sont inspectées, choisissez si le reçu les enregistre dans un emplacement de contrôle qualité ou attend que l'inspection réussisse. La réservation dans un lieu de retenue maintient le registre et le stock physique en phase. Marquez cet emplacement à l’étape de rangement et indiquez où le processus d’inspection prend le relais.
Corriger la règle de preuve des dommages
Notez ce que le commis doit faire avant le départ du chauffeur : annoter le bon de livraison, photographier la palette, conserver l'emballage. Ajoutez la fenêtre de notification des conditions de transport avec lesquelles vous négociez réellement et nommez la personne qui dépose la réclamation, car c'est rarement la personne qui a constaté le dommage.
Convenez du seuil GRN avec les finances
Définissez quand les reçus doivent être enregistrés, idéalement avant la fin du quart de travail, et comment le GRN atteint les comptes créditeurs. Un reçu enregistré avec trois jours de retard ressemble à une facture sans livraison derrière, et il est interrogé comme tel.
Marchez contre les livraisons récentes
Exécutez le graphique sur deux ou trois livraisons de la semaine dernière, dont une qui a mal tourné. Toute étape manquante, ou franchie mais ignorée dans la pratique, est une découverte qui mérite d'être prise en compte.
Questions fréquentes
Quelles sont les étapes du processus de réception des marchandises ?
Le transporteur réserve un créneau de livraison et arrive au quai, et le commis vérifie la réservation avant le déchargement et la mise en scène du véhicule. Le bon de livraison est comparé à la commande ouverte ; tout ce qui ne correspond pas est renvoyé à l'achat, qui accepte, conteste ou refuse la livraison. Les marchandises acceptées sont comptées et vérifiées pour déceler tout dommage. Les dommages ou le manque sont constatés sur le bon de livraison, les marchandises concernées sont mises en quarantaine et une réclamation est formulée auprès du transporteur. Un bon d'entrée de marchandises est ensuite émis pour la quantité acceptée, les marchandises sont stockées dans un emplacement de stock, le registre de stock est mis à jour et le GRN est libéré pour financer pour rapprochement avec la facture.
Qu'est-ce qu'un bon de réception de marchandises (GRN) et en quoi diffère-t-il d'un bon de livraison ?
Le bon de livraison est le document du fournisseur ou du transporteur, indiquant ce qu'il prétend avoir envoyé. Le GRN est votre propre enregistrement de ce que vous avez réellement accepté : la quantité, la date, l'état et la ligne de commande pour laquelle il a été réservé. Ils ne sont pas interchangeables, et l'imputation du GRN à la quantité du bon de livraison plutôt qu'à la quantité comptée est l'une des causes les plus courantes de trop-payé, car le GRN est l'étape de réception avec laquelle la facture est ultérieurement rapprochée.
Les marchandises reçues sont-elles les mêmes que l'inspection qualité entrante ?
Non. La réception établit l'identité, la quantité et l'état apparent et enregistre le stock. L'inspection établit la conformité aux spécifications par le biais d'échantillonnages et de tests, et décide de l'élimination de tout ce qui échoue. Il s'agit généralement d'étapes distinctes avec des enregistrements distincts, et de nombreuses organisations enregistrent la réception dans un lieu de retenue de qualité ou de quarantaine afin que le stock existe dans le système pendant l'exécution de l'inspection. Ce tableau couvre la moitié réceptrice et passe le relais à ce stade.
Que se passe-t-il lorsqu’une livraison ne correspond pas au bon de commande ?
Ne réservez pas ce dont vous ne pouvez pas prouver. Arrêtez-vous au contrôle administratif et transmettez-le aux acheteurs qui décident de l'accepter, de le consulter auprès du fournisseur ou de le refuser et de le renvoyer au transporteur. Quoi qu’il en soit, enregistrez la décision concernant le bon de commande plutôt que dans un fil de discussion électronique et réservez uniquement la quantité réellement acceptée. Les livraisons excédentaires, les livraisons anticipées et les lignes non commandées méritent chacune leur propre règle, convenue à l'avance, afin que le quai ne prenne pas de décisions commerciales sous pression avec un chauffeur en attente.
Une réclamation pour dommages doit-elle être adressée au transporteur ou au fournisseur ?
Il suit celui qui a contracté le transport selon vos conditions de livraison. Si le fournisseur a organisé et payé la livraison, la réclamation est normalement adressée au fournisseur ; si vous avez organisé la collecte, l'argent est remis au transporteur. Quoi qu'il en soit, la partie pratique se déroule sur le quai : annoter le bon de livraison comme endommagé ou non examiné plutôt que de signer propre, photographier la palette avant qu'elle ne soit en panne et conserver l'emballage. Les conditions de transport n'autorisent qu'un court délai pour notifier une perte ou un dommage, et il est généralement plus court pour les dommages visibles que pour les dommages cachés, alors vérifiez le délai dans les conditions avec lesquelles vous négociez réellement.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus de commande d'achat et passe le relais à Organigramme du processus d'inspection à l'arrivée (qualité des marchandises).
C'est une étape de Procurer pour payer.
Étape 2: Organigramme du processus de commande d'achat
Organigramme du processus de commande : demande d'achat, contrôle du budget, seuils d'approbation, devis des fournisseurs, émission du bon de commande, réception des marchandises, correspondance à trois et paiement.
Étape 3: Organigramme du processus de réception des marchandises (entrée des… Vous êtes ici
Un organigramme du processus de réception des marchandises pour le quai d'entrée des marchandises : réservation, vérification des documents du bon de commande, contrôle du décompte et des dommages, réclamation du transporteur, GRN et…
Étape 4: Organigramme du processus de correspondance à trois voies
Organigramme du processus de rapprochement à trois voies pour comparer une facture fournisseur, un bon de commande et un reçu de marchandises ou de services, avec contrôles de tolérance et gestion des écarts.
Étape 5: Organigramme du processus d'approbation des factures
Étape 6: Organigramme du processus d'approbation des paiements