Processus de réception des marchandises d'approvisionnement
Couloir modifiable du processus de réception des marchandises d'approvisionnement, de « Recevoir l'expédition contre un bon de commande ouvert » jusqu'à « Quantité et condition correspondent au bon de commande ? » à un résultat…
Qu'est-ce que le processus processus de réception des marchandises d'approvisionnement ?
Le flux de travail commence à « Réception de l'envoi contre un bon de commande ouvert ». Les deux étapes suivantes, « Compter les marchandises et inspecter l'emballage » et « Faire correspondre l'article, la quantité et le bon de livraison », établissent les informations nécessaires à une décision défendable. Le graphique attribue un rôle à chaque transfert et conserve les preuves à la clôture.
Les portes principales sont « La quantité et l'état correspondent au bon de commande ? » et « Les contrôles de qualité requis ont-ils été réussis ? ». La première branche conduit à un écart de quarantaine et demande une solution au fournisseur ; la seconde peut exiger de conserver le reçu ou de créer une non-conformité. Définissez qui peut accepter des reçus partiels et comment les écarts affectent le rapprochement des factures.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Réceptionner l'envoi contre un bon de commande ouvert, compter les marchandises et inspecter l'emballage.
- La quantité et l'état correspondent au bon de commande ? avec un itinéraire pour écart de quarantaine et demander une solution au fournisseur.
- Acheminer l'inspection de qualité échantillonnée ou requise et publier la réception des marchandises acceptées en tant que fournisseur distinct et transferts internes.
- Les contrôles de qualité requis ont-ils été réussis ? avec conserver le reçu ou créer une non-conformité lorsque la décision échoue.
- Informez l'acheteur des pénuries ou des dommages, publiez les données de réception pour la correspondance des factures et conservez les preuves de livraison et les enregistrements d'écarts en tant que clôture contrôlée.
Quand utiliser ce modèle
- Utilisez-le pour convenir à qui appartient « Recevoir l'envoi contre un bon de commande ouvert » et de quelles informations le rôle suivant a besoin.
- Utilisez-le lorsque la réponse à la question « La quantité et l'état correspondent au bon de commande ? » n’est pas clair ou les décisions sont prises en dehors du dossier.
- Utilisez-le pour rendre visible « Conserver les preuves de livraison et les enregistrements des écarts » lors d'un audit ou d'une revue opérationnelle.
Comment cela fonctionne
Attribuer des propriétaires de décision
Remplacez les voies Fournisseur, Entrepôt, Qualité, Acheteur, Comptes fournisseurs par vos fonctions réelles. Conserver le propriétaire de « Quantité et condition correspondent au bon de commande ? » distinct du demandeur lorsque vos règles d'autorité l'exigent.
Configurer les portes
Définissez qui peut accepter des reçus partiels et comment les écarts affectent le rapprochement des factures. Définissez quelles preuves sont suffisantes pour « Les contrôles de qualité requis ont été réussis ? » et qui peut autoriser une exception.
Connecter les enregistrements en aval
Reliez la conservation des preuves de livraison et des enregistrements d’écarts au bon de commande, au contrat, au dossier du fournisseur ou au cas opérationnel concerné. Définissez les dates de conservation et de révision dans votre politique documentaire.
Questions fréquentes
Que comprend le modèle de processus de réception des marchandises d'approvisionnement ?
Il couvre la réception de l'expédition par rapport au bon de commande ouvert, la correspondance entre l'article, la quantité et le bon de livraison, la réception des marchandises acceptées et la conservation des preuves de livraison et des enregistrements d'écarts, avec deux décisions étiquetées et des chemins de retouche.
Les règles de décision peuvent-elles être modifiées ?
Oui. Définissez qui peut accepter des reçus partiels et comment les écarts affectent le rapprochement des factures. Modifiez les étiquettes de porte, les couloirs et les chemins de retour avant d'utiliser le graphique dans votre organisation.
Quelles preuves retenir ?
Conservez les données saisies dans « Quantité et condition correspondent au bon de commande ? », les preuves derrière « Les contrôles de qualité requis ont été réussis ? », les approbations ou les décisions d'exception, et le dossier de clôture : « Conserver les preuves de livraison et les enregistrements d'écarts ».
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus suit Organigramme du processus de commande d'achat et passe le relais à Organigramme du processus de correspondance à trois voies.
Précède
- Organigramme du processus de commande d'achat — Organigramme du processus de commande : demande d'achat, contrôle du budget, seuils d'approbation, devis des fournisseurs, émission du bon de commande, réception des marchandises, correspondance à trois et paiement.
- Processus de modification du bon de commande — Couloir modifiable du processus de modification du bon de commande, de « Recevoir une demande de modification de prix, de quantité ou de date » à « Modification dans les limites de tolérance et de portée convenues ? » à un résultat…
Suit
- Organigramme du processus de correspondance à trois voies — Organigramme du processus de rapprochement à trois voies pour comparer une facture fournisseur, un bon de commande et un reçu de marchandises ou de services, avec contrôles de tolérance et gestion des écarts.