Proces for varemodtagelse i indkøb
Redigerbar swimlane for varemodtagelse fra “Modtag forsendelse mod åben indkøbsordre” via “Antal og tilstand svarer til indkøbsordre?” til et dokumenteret resultat. Med navngivne roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Hvad er proces for varemodtagelse i indkøb?
Workflowet starter ved “Modtag forsendelse mod åben indkøbsordre”. De næste to trin, “Tæl varer og inspicér emballage” og “Afstem vare, antal og følgeseddel”, tilvejebringer de oplysninger, der skal til for at træffe en forsvarlig beslutning. Diagrammet tildeler hver overlevering til en rolle og bevarer dokumentationen ved afslutningen.
De vigtigste kontrolpunkter er “Antal og tilstand svarer til indkøbsordre?” og “Påkrævede kvalitetskontroller bestået?”. Den første gren fører til karantæne af afvigelsen og krav om afhjælpning fra leverandøren, mens den anden kan kræve, at modtagelsen holdes tilbage, eller at der oprettes en afvigelse. Definér, hvem der må acceptere delmodtagelser, og hvordan afvigelser påvirker fakturaafstemningen.
Hvad dette flowchart dækker
I denne skabelon
- Modtag forsendelse mod åben indkøbsordre efterfulgt af optælling af varer og inspektion af emballage.
- Antal og tilstand svarer til indkøbsordre? med en vej til karantæne af afvigelsen og krav om afhjælpning fra leverandøren.
- Send til stikprøve- eller påkrævet kvalitetsinspektion og bogfør godkendt varemodtagelse som adskilte overleveringer til leverandør og internt.
- Påkrævede kvalitetskontroller bestået? med tilbageholdelse af modtagelsen eller oprettelse af afvigelse, når beslutningen falder negativt ud.
- Underret indkøber om mangler eller skader, frigiv modtagelsesdata til fakturaafstemning og opbevar leveringsdokumentation og afvigelsesregistrering som kontrolleret afslutning.
Hvornår du skal bruge skabelonen
- Brug den til at aftale, hvem der ejer “Modtag forsendelse mod åben indkøbsordre”, og hvilke oplysninger den næste rolle har brug for.
- Brug den, når svaret på “Antal og tilstand svarer til indkøbsordre?” er uklart, eller beslutninger træffes uden for registreringen.
- Brug den til at gøre “Opbevar leveringsdokumentation og afvigelsesregistrering” synlig i en audit eller driftsgennemgang.
Sådan fungerer det
Tildel beslutningsejere
Erstat banerne Leverandør, Lager, Kvalitet, Indkøber og Kreditor med jeres faktiske funktioner. Hold ejeren af “Antal og tilstand svarer til indkøbsordre?” adskilt fra rekvirenten, hvor jeres beføjelsesregler kræver det.
Konfigurér kontrolpunkterne
Definér, hvem der må acceptere delmodtagelser, og hvordan afvigelser påvirker fakturaafstemningen. Definér, hvilken dokumentation der er tilstrækkelig til “Påkrævede kvalitetskontroller bestået?”, og hvem der må godkende en undtagelse.
Forbind med efterfølgende registreringer
Knyt opbevaringen af leveringsdokumentation og afvigelsesregistrering til den relevante indkøbsordre, kontrakt, leverandørpost eller driftssag. Fastsæt opbevaring og gennemgangsdatoer efter jeres dokumentpolitik.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad indeholder skabelonen til varemodtagelse i indkøb?
Den dækker modtagelse af forsendelse mod åben indkøbsordre, afstemning af vare, antal og følgeseddel, bogføring af godkendt varemodtagelse samt opbevaring af leveringsdokumentation og afvigelsesregistrering, med to betegnede beslutninger og genbehandlingsveje.
Kan beslutningsreglerne ændres?
Ja. Definér, hvem der må acceptere delmodtagelser, og hvordan afvigelser påvirker fakturaafstemningen. Redigér kontrolpunkternes tekst, swimlanes og returveje, før du bruger diagrammet i din organisation.
Hvilken dokumentation bør opbevares?
Behold grundlaget for “Antal og tilstand svarer til indkøbsordre?”, dokumentationen bag “Påkrævede kvalitetskontroller bestået?”, godkendelser eller undtagelsesbeslutninger og afslutningsregistreringen: “Opbevar leveringsdokumentation og afvigelsesregistrering”.
Hvor denne proces passer ind
I de fleste virksomheder følger denne proces efter Flowchart for indkøbsordreprocessen (P2P) og sender videre til Flowchart for trevejsmatch.
Kommer før
- Flowchart for indkøbsordreprocessen (P2P) — Flowchart for indkøbsordreprocessen: indkøbsanmodning, budgetkontrol, godkendelsesgrænser, tilbud fra leverandører, udstedt ordre, varemodtagelse, trevejsmatch og betaling.
- Proces for ændring af indkøbsordre — Redigerbar swimlane for ændring af indkøbsordrer fra “Modtag anmodning om ændring af pris, antal eller dato” via “Ændring inden for aftalt tolerance og omfang?” til et dokumenteret resultat. Med roller, undtagelsesveje og dokumentation.
Kommer efter
- Flowchart for trevejsmatch — Flowchart for trevejsmatch, der sammenligner leverandørfaktura, indkøbsordre og vare- eller ydelsesmodtagelse med tolerancekontrol og håndtering af afvigelser.