Wareneingangsprozess in der Beschaffung
Bearbeitbare Swimlane für den Wareneingangsprozess in der Beschaffung von „Lieferung gegen offene Bestellung entgegennehmen“ über „Stimmen Menge und Zustand mit der Bestellung überein?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Was ist wareneingangsprozess in der beschaffung?
Der Workflow beginnt bei „Lieferung gegen offene Bestellung entgegennehmen“. Die nächsten beiden Schritte, „Ware zählen und Verpackung prüfen“ und „Artikel, Menge und Lieferschein abgleichen“, liefern die Informationen für eine belastbare Entscheidung. Das Diagramm weist jede Übergabe einer Rolle zu und hält die Nachweise zum Abschluss fest.
Die wichtigsten Entscheidungen sind „Stimmen Menge und Zustand mit der Bestellung überein?“ und „Sind die erforderlichen Qualitätsprüfungen bestanden?“. Der erste Zweig führt zu „Abweichung sperren und Abhilfe vom Lieferanten verlangen“; der zweite kann „Wareneingang sperren oder Abweichungsmeldung erstellen“ erfordern. Legen Sie fest, wer Teillieferungen annehmen darf und wie sich Abweichungen auf den Rechnungsabgleich auswirken.
Was dieses Flussdiagramm abdeckt
In dieser Vorlage
- „Lieferung gegen offene Bestellung entgegennehmen“, gefolgt von „Ware zählen und Verpackung prüfen“.
- „Stimmen Menge und Zustand mit der Bestellung überein?“ mit einem Weg zu „Abweichung sperren und Abhilfe vom Lieferanten verlangen“.
- „Stichproben- oder vorgeschriebene Qualitätsprüfung veranlassen“ und „Angenommenen Wareneingang buchen“ als getrennte Übergaben zwischen Lieferanten und internen Stellen.
- „Sind die erforderlichen Qualitätsprüfungen bestanden?“ mit „Wareneingang sperren oder Abweichungsmeldung erstellen“, wenn die Entscheidung negativ ausfällt.
- „Einkäufer über Fehlmengen oder Schäden informieren“, „Wareneingangsdaten für den Rechnungsabgleich freigeben“ und „Lieferbelege und Abweichungsprotokoll aufbewahren“ als kontrollierter Abschluss.
Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten
- Nutzen Sie es, um zu klären, wer „Lieferung gegen offene Bestellung entgegennehmen“ verantwortet und welche Informationen die nächste Rolle braucht.
- Nutzen Sie es, wenn die Antwort auf „Stimmen Menge und Zustand mit der Bestellung überein?“ unklar ist oder Entscheidungen außerhalb der Aufzeichnung fallen.
- Nutzen Sie es, um „Lieferbelege und Abweichungsprotokoll aufbewahren“ in einem Audit oder einer Betriebsprüfung sichtbar zu machen.
So funktioniert es
Entscheidungsverantwortliche zuweisen
Ersetzen Sie die Bahnen Lieferant, Lager, Qualität, Einkäufer und Kreditorenbuchhaltung durch Ihre tatsächlichen Funktionen. Halten Sie den Verantwortlichen für „Stimmen Menge und Zustand mit der Bestellung überein?“ vom Antragsteller getrennt, wo Ihre Befugnisregeln das verlangen.
Entscheidungen konfigurieren
Legen Sie fest, wer Teillieferungen annehmen darf und wie sich Abweichungen auf den Rechnungsabgleich auswirken. Definieren Sie, welcher Nachweis für „Sind die erforderlichen Qualitätsprüfungen bestanden?“ genügt und wer eine Ausnahme genehmigen darf.
Nachgelagerte Aufzeichnungen verbinden
Verknüpfen Sie „Lieferbelege und Abweichungsprotokoll aufbewahren“ mit der zugehörigen Bestellung, dem Vertrag, dem Lieferantendatensatz oder dem betrieblichen Vorgang. Legen Sie Aufbewahrungs- und Prüffristen nach Ihrer Dokumentenrichtlinie fest.
Häufig gestellte Fragen
Was enthält die Vorlage für den Wareneingangsprozess?
Sie umfasst „Lieferung gegen offene Bestellung entgegennehmen“, „Artikel, Menge und Lieferschein abgleichen“, „Angenommenen Wareneingang buchen“ und „Lieferbelege und Abweichungsprotokoll aufbewahren“, mit zwei beschrifteten Entscheidungen und Nacharbeitswegen.
Lassen sich die Entscheidungsregeln ändern?
Ja. Legen Sie fest, wer Teillieferungen annehmen darf und wie sich Abweichungen auf den Rechnungsabgleich auswirken. Passen Sie Beschriftungen der Entscheidungen, Swimlanes und Rückwege an, bevor Sie das Diagramm in Ihrer Organisation einsetzen.
Welche Nachweise sollten aufbewahrt werden?
Bewahren Sie die Eingaben für „Stimmen Menge und Zustand mit der Bestellung überein?“, die Belege hinter „Sind die erforderlichen Qualitätsprüfungen bestanden?“, Freigaben oder Ausnahmeentscheidungen und den Abschlussnachweis „Lieferbelege und Abweichungsprotokoll aufbewahren“ auf.
Wo dieser Prozess einzuordnen ist
In den meisten Unternehmen folgt dieser Prozess auf Flussdiagramm für den Bestellprozess (P2P) und übergibt an Flussdiagramm für den Drei-Wege-Abgleich.
Kommt davor
- Flussdiagramm für den Bestellprozess (P2P) — Flussdiagramm für den Bestellprozess: Bestellanforderung, Budgetprüfung, Genehmigungsgrenzen, Angebote, Bestellung, Wareneingang, Dreiwege-Abgleich und Zahlung.
- Bestelländerungsprozess — Bearbeitbare Swimlane für den Bestelländerungsprozess von „Änderungsanfrage zu Preis, Menge oder Termin entgegennehmen“ über „Liegt die Änderung innerhalb der vereinbarten Toleranz und des Umfangs?“ zum Ergebnis, mit Rollen und Nachweisen.
Kommt danach
- Flussdiagramm für den Drei-Wege-Abgleich — Flussdiagramm für den Drei-Wege-Abgleich von Lieferantenrechnung, Bestellung und Waren- oder Leistungszugang mit Toleranzkontrollen und Klärfällen.