Flussdiagramm für den Drei-Wege-Abgleich

Was ist flussdiagramm für den drei-wege-abgleich?

Der Drei-Wege-Abgleich schützt den Übergang von einer freigegebenen Verpflichtung zu einer Verbindlichkeit. Die Bestellung belegt die Vereinbarung, der Zugang belegt die erhaltene Ware oder Leistung, und die Rechnung zeigt, was der Lieferant bezahlt haben möchte. Alle drei Belege müssen denselben Lieferanten, Artikel oder Service, dieselbe Menge und denselben Preis innerhalb der festgelegten Toleranz belegen.

Der Ablauf hält die Verantwortlichen für die drei Belege sichtbar. Der Einkauf klärt eine fehlende Bestellung, Wareneingang oder Leistungsabnahme bestätigen einen fehlenden Zugang, und die Kreditorenbuchhaltung verantwortet Abgleich und Klärfallliste. Eine Preis- oder Mengendifferenz wird nicht übersteuert, sondern als Klärfall mit Verantwortlichem, Nachweis und Rückweg in den Abgleich behandelt.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Die drei Ausgangsbelege und ihre Verantwortlichen: Lieferantenrechnung, Bestellung sowie Waren- oder Leistungszugang.
• Getrennte Wege für eine fehlende oder falsche Bestellung und für einen fehlenden Zugang, damit die Kreditorenbuchhaltung keinen Kontrollfehler allein behebt.
• Toleranzbasierten Abgleich, Klärfallliste, Korrektur durch Lieferant oder internen Verantwortlichen und eine dokumentierte Sperre bei ungelösten Differenzen.

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie benötigen eine Kreditorenkontrolle, die das Zusammenspiel von Einkauf, Wareneingang und Rechnungsverarbeitung eindeutig beschreibt.
• Rechnungsklärfälle werden per E-Mail ohne Verantwortlichen, Altersanalyse oder Rückweg in einen vollständigen Abgleich bereinigt.
• Sie konfigurieren Abgleichsregeln im ERP und wollen Toleranzen und Klärungsweg vor der Automatisierung verbindlich festlegen.

So funktioniert es

1. Die drei Belege festlegen

   Benennen Sie Bestellung, Zugangsnachweis und Rechnungsfelder, die Ihr System zuverlässig vergleichen kann. Ersetzen Sie bei Dienstleistungen den physischen Wareneingang durch eine Leistungsbestätigung.

2. Toleranzen bewusst setzen

   Legen Sie Preis- und Mengentoleranzen in der Richtlinie fest und bestimmen Sie, wer eine Ausnahme freigeben darf. Eine Toleranz darf nicht zu einer undokumentierten manuellen Übersteuerung werden.

3. Klärfälle zuordnen

   Weisen Sie fehlende Bestellungen dem Einkauf, fehlende Zugänge dem Wareneingang oder Leistungsinhaber und Lieferantenkorrekturen dem Lieferantenkontakt zu. Verfolgen Sie Alter und Ergebnis jedes Falls.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Drei-Wege-Abgleich?

Der Drei-Wege-Abgleich vergleicht eine Lieferantenrechnung mit Bestellung und Waren- oder Leistungszugang. Die Rechnung sollte erst gebucht werden, wenn vereinbarte Bestellung, gelieferte Menge oder Leistungsbestätigung und Rechnungsbetrag innerhalb der dokumentierten Toleranz übereinstimmen.

Was geschieht, wenn der Drei-Wege-Abgleich fehlschlägt?

Die Rechnung wird in einer dokumentierten Klärfallliste gesperrt. Der Verantwortliche korrigiert Bestellung, Zugang oder Rechnung; anschließend führt die Kreditorenbuchhaltung den Abgleich erneut durch. Eine Übersteuerung nur wegen eines Zahlungstermins schwächt die Kontrolle.

Kann der Drei-Wege-Abgleich auch für Dienstleistungen genutzt werden?

Ja. Ersetzen Sie den physischen Wareneingang durch einen Leistungsnachweis, eine Meilensteinabnahme oder einen anderen unabhängigen Beleg, der den Empfang der Dienstleistung vor dem Rechnungsabgleich bestätigt.