三方匹配流程图
用于比对供应商发票、采购订单及货物或服务收货记录的三方匹配流程图，涵盖容差控制和差异处理。
什么是三方匹配流程
三方匹配保护的是已批准承诺转为应付款的关口。采购订单证明约定了什么，收货记录证明实际收到了什么，发票证明供应商要求支付什么。三份记录必须指向同一供应商、货物或服务、数量和价格，并处于组织规定的容差范围内，才能构成匹配。
本流程让三类单据的责任人保持可见。采购部门处理缺失的采购订单，收货部门确认缺失的货物或服务收货记录，应付账款负责匹配和异常日志。价格或数量不一致不能成为绕过控制的理由；它应作为有责任人、有证据、经更正后重新匹配的明确差异。
本流程图涵盖的内容
本模板包含
- 供应商发票、采购订单和货物或服务收货记录这三份来源单据及其责任人。
- 缺失或错误采购订单与缺失收货记录的独立分支，避免应付账款独自解决原本属于控制失效的问题。
- 基于容差的匹配、差异队列、供应商或内部责任人的更正，以及差异未解决时有记录的付款暂缓。
何时使用本模板
- 你需要一项能清楚说明采购、收货和发票处理关系的应付账款控制。
- 发票异常正通过电子邮件清理，既没有责任人和账龄，也没有回到完整匹配的路径。
- 你正配置企业资源计划系统的发票匹配规则，需要在自动化前商定实际容差和异常处理路径。
运作方式
定义三份记录
列出系统能可靠比对的采购订单、收货证据和发票字段。没有实物收货证据的服务，应使用服务确认记录。
审慎设定容差
在政策中规定价格和数量容差，并说明谁可以批准例外。不能让容差沦为未记录的人工绕过。
分配异常责任人
将缺失采购订单交给采购部门，将缺失收货记录交给收货或服务责任人，将供应商更正交给供应商联系人，并跟踪账龄和处理结果。
常见问题
什么是三方匹配？
三方匹配将供应商发票与采购订单、货物或服务收货记录进行比对。只有订购内容、交付数量或服务确认以及开票金额均在组织规定的容差内一致时，发票才应入账。
三方匹配失败时会怎样？
发票应暂留在有记录的异常队列中。责任人更正采购订单、收货记录或发票后，应付账款再执行匹配。若只是为了赶付款期限而强制通过失败匹配，控制就会被削弱。
服务可以使用三方匹配吗？
可以。以服务录入单、里程碑验收或其他能独立确认服务已收到的记录，取代实物收货记录后再与发票匹配。