三方核對流程圖
三方核對流程圖，用於比對供應商發票、採購訂單和貨品或服務收貨記錄，並處理容差管控及差異。
甚麼是三方核對流程
三方核對保護的是已獲批准的承擔轉為應付款項的那一刻。採購訂單證明原先同意買甚麼，收貨記錄證明實際收到甚麼，而發票則表明供應商要求收取甚麼。三份記錄必須對應同一供應商、貨品或服務、數量和價格，並且在機構訂明的容差範圍內，才算核對成功。
這套流程清楚分開三份文件的負責人。採購部門處理缺失的採購訂單，收貨部門或服務負責人確認缺少的收貨記錄，應付帳款則負責核對和例外紀錄。價格或數量不符不是繞過控制的理由，而是一項要有負責人、證據及更正後回到核對程序的具名差異。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 三份來源記錄及其負責人：供應商發票、採購訂單，以及貨品或服務收貨記錄。
- 把缺失或錯誤採購訂單與缺少收貨記錄分成兩條路徑，讓應付帳款不會獨自處理任何一項控制失效。
- 按容差核對、差異隊列、由供應商或內部負責人更正，以及差異仍未解決時附有紀錄的暫緩處理。
何時使用本範本
- 你哋需要一項清楚說明採購、收貨和發票處理關係的應付帳款控制。
- 發票例外正透過電郵隨意清理，沒有負責人、帳齡或重返完整核對程序的路徑。
- 你哋準備設定 ERP 發票核對規則，要在自動化前先議定真正適用的容差和例外處理路徑。
運作方式
界定三份記錄
列出系統可以可靠比對的採購訂單、收貨證據和發票欄位。若實物收貨不是合適證據，就以服務確認、里程碑驗收或同等記錄替代。
審慎訂定容差
把價格及數量容差寫入政策，並列明誰可批准例外。不要讓容差變成沒有紀錄的人手覆寫。
分配例外負責人
缺少採購訂單交採購部門，缺少收貨記錄交收貨或服務負責人，供應商更正交供應商聯絡人。追蹤每項例外的帳齡和處理結果。
常見問題
甚麼是三方核對？
三方核對會比較供應商發票、採購訂單和貨品或服務收貨記錄。只有訂購內容、已交付數量或服務確認，以及收費金額都在機構訂明容差內一致，發票才應入帳。
三方核對失敗時會怎樣？
發票會暫留在有紀錄的例外隊列。負責人更正採購訂單、收貨記錄或發票後，應付帳款再重新核對。若只為趕及付款期限而覆寫失敗結果，控制就會被削弱。
服務可以使用三方核對嗎？
可以。以服務確認表、里程碑驗收或另一份能獨立確認服務已收到的記錄，取代實物收貨記錄後，再與發票核對即可。