Diagrama de flujo de conciliación a tres vías

¿Qué es diagrama de flujo de conciliación a tres vías?

La conciliación a tres vías protege el punto en que un compromiso aprobado se convierte en una cuenta por pagar. La orden demuestra lo acordado, la recepción demuestra lo recibido y la factura demuestra lo que el proveedor solicita cobrar. Los tres documentos deben referirse al mismo proveedor, artículo o servicio, cantidad y precio dentro de la tolerancia aprobada por la organización.

El flujo mantiene visibles a los responsables de cada documento. Compras corrige una orden inexistente, recepción confirma una recepción pendiente y cuentas por pagar gestiona la conciliación y el registro de excepciones. Una diferencia de precio o cantidad no justifica anular el control: debe tener responsable, evidencia y una vía de regreso a la conciliación cuando se corrija.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Los tres documentos fuente y sus responsables: factura de proveedor, orden de compra y recepción de bienes o confirmación de servicio.
• Una rama distinta para una orden inexistente o incorrecta y otra para una recepción pendiente, de modo que cuentas por pagar no resuelva por sí sola fallos de control ajenos.
• Conciliación basada en tolerancias, cola de discrepancias, corrección por el proveedor o responsable interno y una retención documentada cuando no se resuelve la diferencia.

Cuándo usar esta plantilla

• Necesita un control de cuentas por pagar que haga explícita la relación entre compras, recepción y tratamiento de facturas.
• Las excepciones de facturas se resuelven por correo sin responsable, antigüedad ni retorno a una conciliación completa.
• Está configurando reglas de conciliación de facturas en un ERP y necesita acordar tolerancias y excepciones antes de automatizarlas.

Cómo funciona

1. Defina los tres documentos

   Nombre la orden de compra, la evidencia de recepción y los campos de factura que su sistema puede comparar de forma fiable. Use una confirmación de servicio cuando no exista una recepción física.

2. Fije tolerancias deliberadamente

   Establezca en la política las tolerancias de precio y cantidad, y quién puede aprobar una excepción. Evite que una tolerancia se convierta en una anulación manual sin documentar.

3. Asigne responsables de excepción

   Entregue las órdenes pendientes a Compras, las recepciones pendientes a recepción o al responsable del servicio y las correcciones de proveedor al contacto correspondiente. Controle antigüedad y resultado.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la conciliación a tres vías?

La conciliación a tres vías compara una factura de proveedor con una orden de compra y una recepción de bienes o servicios. La factura solo debe contabilizarse cuando el pedido acordado, la cantidad entregada o el servicio confirmado y el importe facturado coinciden dentro de la tolerancia documentada.

¿Qué ocurre cuando falla una conciliación a tres vías?

La factura queda retenida en una cola de excepciones documentada. El responsable corrige la orden, la recepción o la factura, y cuentas por pagar vuelve a ejecutar la conciliación. Anular un fallo solo para cumplir una fecha de pago debilita el control.

¿Pueden los servicios usar conciliación a tres vías?

Sí. Sustituya la recepción física por una hoja de entrada de servicio, la aceptación de un hito u otro registro que confirme independientemente que el servicio se recibió antes de conciliar la factura.