Plantilla del flujo de proceso compra a pago (P2P)

¿Qué es plantilla del flujo de proceso compra a pago (p2p)?

P2P es el proceso que más veces se documenta por duplicado y que nunca vive en un solo sitio. Compras tiene un flujo en su procedimiento, finanzas tiene otro en la guía de cuentas a pagar y el ERP tiene una tercera versión en su configuración. Cuando el auditor externo pide recorrer el ciclo, la pregunta no es si existe una descripción, sino cuál de todas es la que vale.

La versión que aguanta se dibuja siguiendo los puntos de control: aprobación de la solicitud según el umbral de importe, emisión del pedido de compra, recepción de mercancías, conciliación a tres bandas entre pedido, recepción y factura, y por último liberación del pago con segregación de funciones. Cada uno de esos puntos es un control que el auditor prueba, y cada uno tiene un sistema de registro que constituye su evidencia.

Las excepciones importan tanto como el camino principal. Las facturas sin pedido, las desviaciones de precio dentro de tolerancia, las entregas parciales y las compras urgentes son donde están tanto los importes como los errores. Un diagrama que solo muestre el recorrido limpio de la solicitud al pago describe la mitad menos interesante del proceso.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Necesidad y solicitud de pedido: quién puede solicitar, qué presupuesto e imputación contable hay que indicar y cómo se registra la solicitud en el ERP
• Aprobación por umbral de importe, con una bifurcación para las compras que requieren una aprobación adicional de finanzas o de dirección
• Pedido de compra y elección del proveedor, incluida la comprobación de que el proveedor está homologado y correctamente dado de alta en el maestro de proveedores
• Recepción de mercancías y recepción de la factura como dos registros separados que juntos forman la base de la conciliación
• Conciliación a tres bandas entre pedido, recepción y factura, con ramas explícitas para las excepciones: diferencia de precio dentro de tolerancia, recepción pendiente y factura sin pedido
• Liberación del pago con segregación de funciones entre quien aprueba la factura y quien libera el pago, seguida de la contabilización y la conciliación

Cuándo usar esta plantilla

• El auditor externo va a recorrer el ciclo P2P como parte de las pruebas de ICFR y necesitáis una única descripción controlada en lugar de tres
• Estáis implantando o actualizando un ERP y hay que describir el proceso objetivo antes de cerrar la configuración
• Se pagan facturas fuera del proceso y tenéis que ver por dónde las vías de excepción esquivan los controles
• Los umbrales de importe y la jerarquía de aprobación han cambiado y la documentación no se ha actualizado
• Tenéis que formar a personas nuevas en cuentas a pagar y necesitáis un diagrama que muestre el camino principal y también las excepciones

Controles documentados

• ICFR: P2P cycle controls

Cómo funciona

1. Describe cada paso del P2P en una hoja de cálculo

   Anota todos los pasos desde la solicitud de pedido hasta el pago de la factura, con columnas para responsable, sistema de registro y puerta de aprobación.

2. Importa la hoja de cálculo en QueryChart

   Pega o sube la hoja: QueryChart reparte las filas en carriles según el responsable y en pasos según el orden.

3. Dibuja las vías de excepción antes de compartir el diagrama

   Factura sin pedido, desviación de precio por encima de tolerancia y compra urgente necesitan cada una su rama con un aprobador con nombre. Son exactamente los caminos que el auditor muestrea.

4. Añade las puertas de aprobación y envíalas a los aprobadores

   Marca los pasos que requieren aprobación: QueryChart aplica el flujo de aprobación y registra la decisión de cada revisor en la pista de auditoría.

5. Publica la versión como lista para auditoría

   Una vez aprobado, el mapa de procesos se guarda como punto de control con número de versión, marca de tiempo y firma del aprobador, listo como evidencia de auditoría.

Preguntas frecuentes

¿Qué entra en un flujo de proceso P2P?

Un flujo compra a pago completo cubre la solicitud de pedido, la aprobación, el pedido de compra, la recepción de mercancías, la conciliación de la factura, el tratamiento de excepciones, la aprobación de la factura y el pago, con un responsable y un sistema de registro asignados a cada paso.

¿Cómo documento el P2P para SOX o SOC 2?

Documenta cada punto de control (por ejemplo, la conciliación a tres bandas o el umbral de aprobación del responsable) como un paso con responsable, enlace a la evidencia y puerta de aprobación. La pista de auditoría de QueryChart registra quién aprobó qué versión, cuándo y qué cambió.

¿Cuál es la diferencia entre P2P y O2C?

P2P (compra a pago) cubre la salida de dinero: solicitud, pedido, recepción, factura y pago. O2C (pedido a cobro) cubre la entrada: pedido del cliente, entrega, facturación y cobro. Los dos procesos se encuentran en el registro a informe, donde ambos terminan en la contabilización y la conciliación, y por eso conviene dibujarlos con los mismos carriles y el mismo nivel de detalle.

¿Qué es la conciliación a tres bandas y por qué pregunta el auditor por ella?

La conciliación a tres bandas comprueba que el pedido de compra, la recepción de mercancías y la factura coinciden en proveedor, cantidad y precio antes de aprobar la factura para pago. Es el control que impide pagar bienes que nadie pidió ni recibió, y por eso aparece casi siempre en las muestras del auditor. En el diagrama deben verse tanto el margen de tolerancia como el camino de las desviaciones; si no, solo estarás documentando la mitad que nunca falla.