Plantilla del flujo de proceso compra a pago (P2P)
Plantilla lista para auditoría del flujo compra a pago (P2P), de la solicitud de pedido al pago, con flujo de aprobación y control de versiones. Para equipos ERP que documentan cuentas a pagar.
Cómo funciona
Describe cada paso del P2P en una hoja de cálculo
Anota todos los pasos desde la solicitud de pedido hasta el pago de la factura, con columnas para responsable, sistema de registro y puerta de aprobación.
Importa la hoja de cálculo en QueryChart
Pega o sube la hoja: QueryChart reparte las filas en carriles según el responsable y en pasos según el orden.
Dibuja las vías de excepción antes de compartir el diagrama
Factura sin pedido, desviación de precio por encima de tolerancia y compra urgente necesitan cada una su rama con un aprobador con nombre. Son exactamente los caminos que el auditor muestrea.
Añade las puertas de aprobación y envíalas a los aprobadores
Marca los pasos que requieren aprobación: QueryChart aplica el flujo de aprobación y registra la decisión de cada revisor en la pista de auditoría.
Publica la versión como lista para auditoría
Una vez aprobado, el mapa de procesos se guarda como punto de control con número de versión, marca de tiempo y firma del aprobador, listo como evidencia de auditoría.
Preguntas frecuentes
¿Qué entra en un flujo de proceso P2P?
Un flujo compra a pago completo cubre la solicitud de pedido, la aprobación, el pedido de compra, la recepción de mercancías, la conciliación de la factura, el tratamiento de excepciones, la aprobación de la factura y el pago, con un responsable y un sistema de registro asignados a cada paso.
¿Cómo documento el P2P para SOX o SOC 2?
Documenta cada punto de control (por ejemplo, la conciliación a tres bandas o el umbral de aprobación del responsable) como un paso con responsable, enlace a la evidencia y puerta de aprobación. La pista de auditoría de QueryChart registra quién aprobó qué versión, cuándo y qué cambió.
¿Cuál es la diferencia entre P2P y O2C?
P2P (compra a pago) cubre la salida de dinero: solicitud, pedido, recepción, factura y pago. O2C (pedido a cobro) cubre la entrada: pedido del cliente, entrega, facturación y cobro. Los dos procesos se encuentran en el registro a informe, donde ambos terminan en la contabilización y la conciliación, y por eso conviene dibujarlos con los mismos carriles y el mismo nivel de detalle.
¿Qué es la conciliación a tres bandas y por qué pregunta el auditor por ella?
La conciliación a tres bandas comprueba que el pedido de compra, la recepción de mercancías y la factura coinciden en proveedor, cantidad y precio antes de aprobar la factura para pago. Es el control que impide pagar bienes que nadie pidió ni recibió, y por eso aparece casi siempre en las muestras del auditor. En el diagrama deben verse tanto el margen de tolerancia como el camino de las desviaciones; si no, solo estarás documentando la mitad que nunca falla.