Diagrama de flujo del proceso de incorporación de empleados

¿Qué es diagrama de flujo del proceso de incorporación de empleados?

La incorporación de empleados no es un proceso de RR. HH. Son cuatro procesos que tienen que estar terminados la misma mañana. RR. HH. emite el contrato y hace las verificaciones, TI pide el equipo y crea las cuentas, servicios generales prepara el puesto y la tarjeta de acceso, y el responsable de contratación fija las expectativas y lleva los seguimientos del periodo de prueba. Cada equipo puede ejecutar su parte a la perfección y la persona recién contratada seguirá pasando su primer día esperando a que le funcione el usuario.

Por eso la versión útil de este proceso se dibuja con carriles (swimlanes) y no como una lista de comprobación. En cuanto repartes el trabajo por responsable, se ven los dos puntos donde realmente se rompe: el traspaso de las verificaciones a la preparación del puesto (TI no puede pedir nada hasta que la fecha de inicio está confirmada y las comprobaciones cerradas) y la distancia entre esa fecha y los plazos de entrega del equipo. Los dos aparecen en el diagrama como decisiones reales con su vía de recuperación, no como un camino feliz con una nota pegada al margen.

El diagrama de abajo va desde la oferta aceptada hasta la confirmación de la contratación o la ampliación del periodo de prueba. Cubre seis fases repartidas en cuatro carriles y mantiene visibles las vías de fallo: una verificación con incidencias pasa por una decisión de excepción del responsable antes de que nadie retire una oferta, y un equipo que no va a llegar a tiempo activa un equipo de préstamo en lugar de bloquear el primer día.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cuatro carriles (RR. HH., responsable de contratación, TI y servicios generales) repartidos en seis fases: Oferta y contrato, Verificaciones, Preparación, Primer día, Primera semana y Periodo de prueba
• Preincorporación: enviar el contrato y confirmar la fecha de inicio, verificar antecedentes y referencias, y trasladar esa fecha a TI y a servicios generales el mismo día en que se acuerda
• Una decisión de verificación que deriva las incidencias a la pregunta «¿Excepción aprobada por el responsable?», de modo que una oferta solo se retira tras un juicio humano documentado
• La cadena de preparación que debe cerrarse antes del primer día: solicitar equipo y teléfono, crear cuentas y asignar accesos, y preparar el puesto y la tarjeta de acceso, con el traspaso entre el carril de TI y el de servicios generales
• Un control, «¿Equipo listo antes de la fecha de inicio?», con una alternativa real: entregar un equipo de préstamo temporal para que el primer día se celebre igualmente
• Del primer día al periodo de prueba: sesión de bienvenida, entrega del equipo con los accesos verificados en el momento, firma de políticas y normas de uso, presentación del equipo y asignación de mentor, expectativas del puesto, seguimientos a los 30 y 60 días y una decisión a los 90 días que confirma la contratación o amplía la prueba con un plan de apoyo

Cuándo usar esta plantilla

• Estás escribiendo o reescribiendo vuestro procedimiento de incorporación y necesitas una sola imagen que muestre quién hace qué, en lugar de cuatro listas de comprobación por departamento
• Las personas recién contratadas llegan una y otra vez sin ordenador, sin cuenta o sin puesto, y necesitas ver qué traspaso está fallando de verdad
• RR. HH., TI y servicios generales trabajan en herramientas distintas y nadie es dueño del calendario completo entre la aceptación de la oferta y el primer día
• Contratáis con la frecuencia suficiente como para que la incorporación tenga que salir igual sea cual sea el responsable implicado
• Alguien ha preguntado cómo se conceden los accesos y cómo se acredita la firma de las políticas, y necesitas un proceso documentado al que remitir

Cómo funciona

1. Renombra los carriles según tu organización

   Sustituye RR. HH., responsable de contratación, TI y servicios generales por los equipos que hacen el trabajo de verdad. Si en tu empresa nóminas, seguridad o un centro de servicios compartidos es dueño de un paso, dale su propio carril en vez de esconder el traspaso dentro de RR. HH.

2. Pon los plazos de entrega reales

   Cambia «¿Equipo listo antes de la fecha de inicio?» por el plazo que realmente da tu equipo de TI y anota ese umbral en el nodo. Si el hardware tarda tres semanas, la comprobación tiene que hacerse al firmar el contrato, no la semana anterior.

3. Reescribe la rama de verificaciones según tu política

   Cambia «¿Verificación sin incidencias?» y la decisión de excepción por las comprobaciones que puedes y debes hacer legalmente en tu país, e indica quién aprueba una excepción. Elimina la rama entera si no hacéis verificación de antecedentes.

4. Nombra tus sistemas de forma explícita

   Divide «Crear cuentas y asignar accesos» en los sistemas que una persona nueva necesita el primer día. Enumerarlos por su nombre es justo lo que convierte el diagrama en algo que TI puede ejecutar sin tener que preguntar nada.

5. Añade un responsable y un plazo por paso

   Usa el campo de comentarios de cada nodo para anotar quién responde y para cuándo tiene que estar listo respecto a la fecha de inicio (inicio menos 10 días, primer día, día 30). Así el diagrama funciona además como calendario.

6. Revísalo después de las próximas contrataciones

   Pregunta a cada persona nueva qué le faltó el primer día y actualiza el diagrama. Los mapas de incorporación se quedan obsoletos rápido porque las herramientas y los requisitos de acceso cambian más deprisa que el documento.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las fases de un proceso de incorporación de empleados?

La mayoría de procesos de onboarding tienen cinco: preincorporación (contrato, verificaciones, pedido del equipo, creación de cuentas), primer día (bienvenida, puesto de trabajo, accesos a los sistemas, firma de políticas), primera semana (presentación del equipo, expectativas del puesto, plan de formación), los primeros 30 a 60 días (seguimientos estructurados) y una revisión del periodo de prueba a los 90 días que confirma formalmente la contratación. El diagrama de arriba divide la preincorporación en dos fases, Oferta y contrato y Verificaciones, porque es el resultado de las comprobaciones lo que desbloquea a TI y a servicios generales.

¿Qué diferencia hay entre preincorporación e incorporación?

La preincorporación es todo lo que ocurre entre la aceptación de la oferta y la fecha de inicio: contrato, verificación de antecedentes y referencias, pedido del equipo, creación de cuentas, puesto y tarjeta de acceso. La incorporación empieza el primer día. La distinción importa en la práctica porque es en la preincorporación donde están todos los plazos de entrega. Un ordenador pedido el primer día llega en la tercera semana, así que cualquier proceso de incorporación que arranque en la fecha de inicio ya va tarde.

¿Quién es responsable del proceso de incorporación, RR. HH. o el responsable directo?

RR. HH. suele ser dueño del proceso y de los pasos formales (contrato, verificaciones, firma de políticas, nóminas), mientras que el responsable de contratación es dueño del resultado: expectativas del puesto, formación, seguimientos y la decisión al terminar el periodo de prueba. TI y servicios generales son dueños de sus pasos de preparación, pero rara vez responden del calendario. Ese reparto es justamente el motivo por el que el proceso necesita un responsable único de extremo a extremo, casi siempre RR. HH., capaz de mover a los demás carriles cuando una fecha de inicio cambia.

¿Cómo muestro qué pasa cuando un paso falla?

Dibuja la vía de fallo en lugar de describirla en una nota al pie. En esta plantilla, una verificación con incidencias pasa a una decisión de excepción del responsable que o bien vuelve al flujo principal o bien termina en una oferta retirada, y el equipo que no va a llegar a tiempo se desvía a un equipo de préstamo temporal que se reincorpora al flujo el primer día. Cada rama vuelve al proceso o termina en un final explícito, de modo que no existe ningún camino en el que el proceso simplemente se detenga.