Diagrama de flujo del proceso de incorporación de empleados
Plantilla del proceso de incorporación de empleados con carriles de RR. HH., TI, responsable y servicios generales: de la oferta aceptada al primer día y a la revisión del periodo de prueba a los 90 días.
Cómo funciona
Renombra los carriles según tu organización
Sustituye RR. HH., responsable de contratación, TI y servicios generales por los equipos que hacen el trabajo de verdad. Si en tu empresa nóminas, seguridad o un centro de servicios compartidos es dueño de un paso, dale su propio carril en vez de esconder el traspaso dentro de RR. HH.
Pon los plazos de entrega reales
Cambia «¿Equipo listo antes de la fecha de inicio?» por el plazo que realmente da tu equipo de TI y anota ese umbral en el nodo. Si el hardware tarda tres semanas, la comprobación tiene que hacerse al firmar el contrato, no la semana anterior.
Reescribe la rama de verificaciones según tu política
Cambia «¿Verificación sin incidencias?» y la decisión de excepción por las comprobaciones que puedes y debes hacer legalmente en tu país, e indica quién aprueba una excepción. Elimina la rama entera si no hacéis verificación de antecedentes.
Nombra tus sistemas de forma explícita
Divide «Crear cuentas y asignar accesos» en los sistemas que una persona nueva necesita el primer día. Enumerarlos por su nombre es justo lo que convierte el diagrama en algo que TI puede ejecutar sin tener que preguntar nada.
Añade un responsable y un plazo por paso
Usa el campo de comentarios de cada nodo para anotar quién responde y para cuándo tiene que estar listo respecto a la fecha de inicio (inicio menos 10 días, primer día, día 30). Así el diagrama funciona además como calendario.
Revísalo después de las próximas contrataciones
Pregunta a cada persona nueva qué le faltó el primer día y actualiza el diagrama. Los mapas de incorporación se quedan obsoletos rápido porque las herramientas y los requisitos de acceso cambian más deprisa que el documento.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las fases de un proceso de incorporación de empleados?
La mayoría de procesos de onboarding tienen cinco: preincorporación (contrato, verificaciones, pedido del equipo, creación de cuentas), primer día (bienvenida, puesto de trabajo, accesos a los sistemas, firma de políticas), primera semana (presentación del equipo, expectativas del puesto, plan de formación), los primeros 30 a 60 días (seguimientos estructurados) y una revisión del periodo de prueba a los 90 días que confirma formalmente la contratación. El diagrama de arriba divide la preincorporación en dos fases, Oferta y contrato y Verificaciones, porque es el resultado de las comprobaciones lo que desbloquea a TI y a servicios generales.
¿Qué diferencia hay entre preincorporación e incorporación?
La preincorporación es todo lo que ocurre entre la aceptación de la oferta y la fecha de inicio: contrato, verificación de antecedentes y referencias, pedido del equipo, creación de cuentas, puesto y tarjeta de acceso. La incorporación empieza el primer día. La distinción importa en la práctica porque es en la preincorporación donde están todos los plazos de entrega. Un ordenador pedido el primer día llega en la tercera semana, así que cualquier proceso de incorporación que arranque en la fecha de inicio ya va tarde.
¿Quién es responsable del proceso de incorporación, RR. HH. o el responsable directo?
RR. HH. suele ser dueño del proceso y de los pasos formales (contrato, verificaciones, firma de políticas, nóminas), mientras que el responsable de contratación es dueño del resultado: expectativas del puesto, formación, seguimientos y la decisión al terminar el periodo de prueba. TI y servicios generales son dueños de sus pasos de preparación, pero rara vez responden del calendario. Ese reparto es justamente el motivo por el que el proceso necesita un responsable único de extremo a extremo, casi siempre RR. HH., capaz de mover a los demás carriles cuando una fecha de inicio cambia.
¿Cómo muestro qué pasa cuando un paso falla?
Dibuja la vía de fallo en lugar de describirla en una nota al pie. En esta plantilla, una verificación con incidencias pasa a una decisión de excepción del responsable que o bien vuelve al flujo principal o bien termina en una oferta retirada, y el equipo que no va a llegar a tiempo se desvía a un equipo de préstamo temporal que se reincorpora al flujo el primer día. Cada rama vuelve al proceso o termina en un final explícito, de modo que no existe ningún camino en el que el proceso simplemente se detenga.