Plantillas del ciclo de vida del empleado (6 diagramas enlazados)
Seis diagramas enlazados que cubren el ciclo de vida completo del empleado: selección, incorporación, aprovisionamiento, desempeño, salida y retirada de accesos, con los traspasos entre RR. HH. y TI dibujados como enlaces reales.
Alta, cambio y baja no es un proceso sino seis, partidos por la mitad entre RR. HH. y TI, y falla justo en los traspasos: precisamente lo que un único diagrama no puede mostrar.
Qué incluye el paquete
1. Diagrama de flujo del proceso de reclutamiento y selección
Por donde una persona entra en la organización: vacante, criba, entrevistas y oferta.
2. Diagrama de flujo del proceso de incorporación de empleados
Los primeros noventa días tal como los ejecuta RR. HH.: papeleo, acogida y revisión del periodo de prueba.
3. Diagrama del proceso de aprovisionamiento de usuarios (alta, cambio, baja)
Esos mismos noventa días tal como los ejecuta identidad: cuentas, grupos, licencias y revisiones de acceso.
4. Diagrama de flujo del proceso de evaluación del desempeño
El ciclo recurrente que arranca cuando se cierra la incorporación y se supera el periodo de prueba.
5. Diagrama de flujo del proceso de salida de empleados
El proceso de salida desde el lado de RR. HH.: preaviso, traspaso, finiquito y entrevista de salida.
6. Diagrama del proceso de retirada de accesos (desaprovisionamiento)
El proceso de salida desde el lado de TI, con un reloj que la versión de RR. HH. no comparte.
Cómo se conectan
- Diagrama de flujo del proceso de reclutamiento y selección → Diagrama de flujo del proceso de incorporación de empleados
- La selección termina en «Oferta aceptada y fecha de incorporación acordada», y esa fecha acordada es justo el dato desde el que se programa hacia atrás toda la incorporación. El enlace convierte el último paso del reclutador en el primero de quien coordina la incorporación.
- Diagrama de flujo del proceso de incorporación de empleados → Diagrama del proceso de aprovisionamiento de usuarios (alta, cambio, baja)
- «Crear cuentas y asignar accesos» es una sola caja en el diagrama de RR. HH. y un proceso entero de veinte pasos en el de identidad. Es el paso peor especificado de cualquier documento de incorporación, y el enlace es lo que evita que RR. HH. tenga que describir un trabajo que no hace.
- Diagrama de flujo del proceso de incorporación de empleados → Diagrama de flujo del proceso de evaluación del desempeño
- «Acordar expectativas del puesto y plan de formación» es donde termina la incorporación y empieza el ciclo de evaluación. Enlazarlos es lo que hace que la primera evaluación mida las expectativas que de verdad se fijaron, en lugar de una rejilla genérica de competencias.
- Diagrama del proceso de aprovisionamiento de usuarios (alta, cambio, baja) → Diagrama del proceso de retirada de accesos (desaprovisionamiento)
- El diagrama de aprovisionamiento ya termina con un paso etiquetado literalmente «Traspasado al proceso de retirada de accesos». El texto ya estaba ahí; el paquete lo convierte en algo en lo que se puede hacer clic.
- Diagrama de flujo del proceso de salida de empleados → Diagrama del proceso de retirada de accesos (desaprovisionamiento)
- «Retirar los accesos el mismo día» es lo primero por lo que pregunta un auditor, y es RR. HH. pidiendo a TI que cumpla un plazo que RR. HH. no puede imponer. El enlace apunta al proceso que sí es dueño de ese plazo.
- Diagrama de flujo del proceso de salida de empleados → Diagrama del proceso de retirada de accesos (desaprovisionamiento)
- La segunda revocación, «Retirar los accesos restantes», es el barrido de todo lo que se le escapó al paso del mismo día: cuentas compartidas, herramientas de terceros, acceso al edificio. Enlaza con el mismo diagrama, pero en otro momento de la salida.
Cómo funciona
Empieza por el diagrama de entrada y sigue a una persona real
Abre el diagrama de selección y recorre con él una contratación reciente. Donde tu organización haga otra cosa, edita la caja. Los enlaces a los otros cinco diagramas siguen intactos mientras lo haces.
Arregla los pasos de traspaso antes que nada
Las seis filas enlazadas son donde el proceso falla de verdad. Comprueba que cada una nombra al responsable correcto y el plazo correcto a ambos lados del enlace: el mismo día de RR. HH. y el mismo día de TI suelen ser días distintos.
Pon los dos diagramas de TI delante del equipo de identidad
Aprovisionamiento y retirada de accesos son los dos diagramas que RR. HH. no debería estar editando. Comparte la carpeta, deja que identidad sea dueño de esos dos y los enlaces seguirán funcionando por encima de la frontera de propiedad.
Activa las aprobaciones primero en los diagramas de salida
Salida y retirada de accesos son la pareja que los auditores muestrean. Activar el flujo de aprobación en esos dos te da una firma fechada y atribuible sin convertir toda la carpeta en un ejercicio de control de cambios.
Borra lo que no hagáis
Una plantilla que describe un paso que tu organización se salta es peor que un hueco, porque se leerá como política. Elimina esas filas en lugar de dejarlas en gris.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa aquí que estén «enlazados»?
Seis cajas concretas llevan una referencia a otro diagrama del paquete. En el editor se ve como una insignia sobre la caja; al pulsarla se abre el diagrama enlazado. Los enlaces se escriben al crear el paquete, así que funcionan desde el primer momento en lugar de ser algo que tengas que montar tú.
¿Necesito un plan de pago para esto?
Sí: los paquetes de plantillas están incluidos en Plus. Un paquete crea seis diagramas de una vez y el plan gratuito admite tres. Las plantillas sueltas, incluidas las seis de este paquete, siguen siendo gratuitas de una en una.
¿Pueden RR. HH. y TI ser dueños de diagramas distintos dentro del mismo paquete?
Es justo el montaje previsto. El paquete llega como una única carpeta y puedes compartir diagramas sueltos o la carpeta entera. Los enlaces cruzados siguen funcionando sea quien sea el dueño de cada diagrama, porque apuntan a identificadores de diagrama y no a posiciones dentro de la carpeta.
¿Y si nuestro proceso tiene siete etapas en lugar de seis?
Añade un diagrama a la carpeta y enlázalo desde la caja que corresponda, igual que funcionan los seis enlaces que vienen de serie. Nada del paquete queda fijado tras crearlo: son seis diagramas normales en una carpeta normal.
¿Basta esto para una auditoría de control de accesos de ISO 27001?
Te da el proceso documentado y, con las aprobaciones activadas, un historial de firmas fechadas y atribuibles. No te da la evidencia de que el proceso se siguió para una baja concreta: eso sale de los registros de tu sistema de identidad, que estos diagramas describen en lugar de sustituir.
Añadir los seis diagramas a mi biblioteca — 6 diagramas en una carpeta. Incluido con Plus.