Diagrama de flujo del proceso de reclutamiento y selección
Diagrama de flujo por carriles del proceso de reclutamiento y selección: de la plaza aprobada a la oferta aceptada, con cribado, lista corta, entrevistas, verificaciones y aprobación de la oferta.
Cómo funciona
Renombra los carriles con tus roles reales
Sustituye «RR. HH. / Talento» por tu reclutador, tu consultora o tu centro de servicios compartidos, y divide «Comité de entrevistas» en primera y segunda ronda si sus integrantes cambian. Elimina el carril de finanzas solo si la plaza y la banda salarial se firman de verdad en otro sitio, y mueve esas dos decisiones al carril que realmente las tenga.
Fija los puntos de aprobación y sus umbrales
Indica quién responde a «¿Plaza aprobada y financiada?» y contra qué: una plantilla autorizada o una vacante presupuestada. Añade quién es dueño de la banda salarial y cuál es la vía de escalado para una oferta por encima de banda, para que «¿Oferta dentro de la banda?» tenga una respuesta real y no una costumbre.
Ajusta las fases de entrevista y evaluación a las tuyas
Despliega «Realizar entrevistas por competencias» en las rondas que haces de verdad (llamada de cribado, técnica, panel, final) y cambia «Completar la prueba del puesto» por tu ejercicio práctico, tu presentación o tu test. Si no usas ninguna prueba, elimina el paso en lugar de dejarlo como una aspiración.
Decide qué dispara el bucle de reapertura
La rama «Reabrir» hacia la búsqueda es la respuesta honesta a no tener candidatos válidos. Escribe qué tiene que cambiar antes de volver a publicar (la banda, los requisitos imprescindibles, los canales o el propio anuncio) para que el bucle no repita la misma búsqueda.
Coloca las verificaciones en el momento correcto
Confirma si tu oferta escrita está condicionada a las referencias y cuándo se verifica el permiso de trabajo. Mueve «Verificar referencias y permiso de trabajo» detrás de «Enviar la oferta por escrito» si eso refleja tu práctica, pero mantén la verificación del permiso de trabajo antes de la fecha de incorporación.
Añade dueños y plazos, y mantenlo vivo
Pon un responsable con nombre y un plazo objetivo en cada paso, sobre todo en el cribado y en la aprobación de la oferta. Después comparte el diagrama con los responsables que lo siguen y mantén una única versión, para que un cambio de proceso se vea en el historial del diagrama en lugar de anunciarse por correo.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las etapas principales de un proceso de reclutamiento y selección?
Seis, en este orden: definir el puesto y conseguir la aprobación de la plaza; publicar y buscar candidatos; cribar las candidaturas contra los requisitos imprescindibles; acordar una lista corta; entrevistar y evaluar; y por último verificar, aprobar y hacer la oferta. En la práctica las que más se saltan son la primera y la cuarta, y por eso las vacantes se atascan en la aprobación o avanzan con una lista corta que nadie ha firmado. Cada etapa debería tener un único dueño y una decisión que la cierre.
¿Quién aprueba una vacante nueva y en qué momento?
La aprobación suele partirse en dos. La aprobación de la plaza, es decir, si la organización va a financiar a una persona más, corresponde a finanzas o al responsable del presupuesto y va antes de redactar el anuncio, no después de encontrar candidato. La aprobación salarial, es decir, si la oferta concreta queda dentro de la banda del nivel, corresponde a finanzas o a compensación y va en la fase de oferta. Este diagrama las dibuja como decisiones separadas porque se responden con evidencias distintas y en momentos distintos.
¿Qué hacer cuando no hay candidatos adecuados?
El proceso debe reabrirse, no bajar el listón en silencio. En esta plantilla tanto «¿Lista corta adecuada acordada?» como «¿El comité recomienda contratar?» pueden devolver el flujo a la búsqueda. Antes de volver a publicar, cambia una variable: la banda salarial, los requisitos imprescindibles, los canales o el anuncio. Republicar el mismo puesto por los mismos canales produce la misma lista corta, y es la segunda búsqueda la que destroza los indicadores de tiempo de contratación.
¿Cuándo deben hacerse las verificaciones de referencias y de permiso de trabajo?
La documentación que acredita el derecho a trabajar debe verificarse antes de que empiece la relación laboral: en la mayoría de los países la empresa tiene que conservar esa evidencia desde el primer día, así que no lo dejes para la acogida. Las referencias suelen pedirse después de una oferta verbal o de una oferta escrita condicionada, y por eso muchas organizaciones dejan por escrito que la oferta queda sujeta a referencias satisfactorias. Esta plantilla coloca las verificaciones antes de la decisión de oferta, pero el orden es una decisión de política que conviene dejar escrita en el diagrama en lugar de darla por supuesta.