Diagrama de flujo del proceso de nóminas (del corte al pago)

Cómo funciona

1. Renombra los carriles según tu organización

   Sustituye Empleado, Responsable directo, RR. HH., Técnico de nóminas, Responsable de nóminas y Finanzas y tesorería por los roles que tengas. Los dos carriles de nómina son el sentido del diagrama, así que no los fusiones sin decidir antes quién ejercerá la revisión. Si la nómina está externalizada, deja a la gestoría como un carril y añade otro para la persona que valida su resultado, porque la responsabilidad no se va con el procesamiento. Y si RR. HH. y nómina son la misma mesa, fusiona esos carriles en lugar de dibujar un traspaso que nadie hace.

2. Lleva el calendario de corte al diagrama

   «Se anuncia el corte de nómina del periodo» es un paso inerte hasta que lleva fechas. Publica el año entero de una vez: corte de incidencias, corte de aprobación, fecha de provisión de fondos, día de cobro y fecha de presentación de cada periodo, marcando los que se desplazan por festivos. Después di qué pasa de verdad con una incidencia que llega tarde: se traslada al periodo siguiente o se resuelve en una complementaria con un coste que alguien tiene que autorizar. Un corte sin consecuencia escrita es un corte que renegocia cada mes el responsable que más levanta la voz, y siempre es el mismo.

3. Fija los umbrales de desviación en cifras

   «Cargar incidencias y ejecutar las validaciones» necesita números para significar algo. La mayoría de los equipos marcan el movimiento del bruto frente al periodo anterior combinando un porcentaje y un suelo en euros, para que un salario bajo no salte con cada hora extra y uno alto no esconda un error real. Ajústalos para que el informe de excepciones vuelva con una longitud que alguien vaya a leer de verdad: doscientas líneas se leen con el mismo cuidado que ninguna. Después nombra quién resuelve cada excepción y conserva el informe resuelto, porque esa es la evidencia de que la comprobación se hizo en lugar de saltarse.

4. Pon nombre a quien ejerce la revisión independiente

   El control falla en silencio cuando el revisor es nominal. Nombra el rol, no a la persona, y asegúrate de que queda fuera de la preparación: un responsable de finanzas, la dirección de RR. HH., el revisor de la propia gestoría o un asesor externo en un equipo pequeño. Dale el dosier en un formato con el que pueda discutir y un hueco en el calendario anterior a la fecha de provisión de fondos, porque una revisión encajada en la hora previa al envío al banco es una firma y no una revisión. Y decide dónde queda registrada la conformidad, porque ese registro es lo que pide un auditor.

5. Engancha tus plazos de presentación y cotización

   «Presentar seguros sociales y retenciones» depende de tu jurisdicción y es donde viven las sanciones. En España son la liquidación de cuotas por el Sistema RED, en liquidación directa, dentro de su plazo reglamentario de ingreso; el modelo 111 de retenciones de IRPF en el suyo; las altas y bajas ante la Seguridad Social, que tienen plazos propios ajenos a tu calendario de nómina —el alta, antes de que la persona empiece a trabajar—; y, si existe, las aportaciones al plan de pensiones de empleo o al seguro colectivo. Escribe tus fechas sobre el paso y nombra tanto a quien presenta como a quien confirma que la presentación fue aceptada y no solo enviada. Decide qué pasa cuando una se rechaza: un envío devuelto de madrugada, con el aviso sin leer, es la forma más común de incumplir un plazo creyendo haberlo cumplido.

6. Acuerda la política de corrección, recórrela y publica una versión

   Resuelve «¿Corregir en una nómina complementaria?» antes de necesitarlo: el criterio de perjuicio que obliga a un pago inmediato, quién autoriza el coste y la regla para recuperar un pago de más, que es una cuestión jurídica antes que administrativa. Después recorre el diagrama terminado con un técnico de nóminas, con quien ejerza la revisión, con RR. HH. y con tesorería, corrígelo hasta que refleje lo que de verdad hacen y no lo que dice el manual, y publica esa revisión conservando las anteriores, para que quien lo abra más tarde sepa qué versión está leyendo.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos de un proceso de nómina?

Un periodo discurre así: se anuncia el corte; RR. HH. recopila altas, bajas y variaciones fijas; se recogen partes de horas, horas extra, ausencias y los gastos que se reembolsen en el recibo de salarios, con el responsable directo aprobando las horas; se comprueba que todas las incidencias han llegado antes del corte y se reclama o se aplaza lo que falte; se cargan las incidencias y se ejecutan las validaciones y el análisis de desviaciones frente al periodo anterior; se investiga y se corrige en origen lo que quede sin explicar; se calcula de bruto a neto; se prepara un dosier de control previo y lo revisa alguien que no ha preparado el cálculo; se aprueba el coste y se confirman los fondos; se envía el fichero de pago al banco; se presentan los seguros sociales por el Sistema RED y las retenciones de IRPF con el modelo 111, cada uno en su plazo; se publican los recibos de salarios; se contabiliza el asiento de nómina; y se archiva la documentación. Los errores detectados después del pago pasan por una decisión sobre la nómina complementaria en vez de arrastrarse por defecto.

¿Qué es la segregación de funciones en nómina y cómo se aplica en un equipo pequeño?

En la mayoría de las organizaciones las cifras de la nómina las ven dos o tres personas antes de que el dinero se mueva, así que la revisión previa al pago es el único control externo que reciben. Segregación de funciones significa que quien prepara el cálculo no es quien aprueba el coste ni quien envía el fichero al banco. El riesgo que cubre no es solo el fraude —un empleado ficticio, una cuenta bancaria alterada—, sino el error de tecleo corriente que llega de golpe a toda la plantilla y lo descubren ellos antes que finanzas. En este diagrama es un paso, «Revisión independiente previa al pago», y no una frase de política, y lo que produce es una conformidad fechada. Un equipo pequeño no siempre puede repartir en tres, así que reparte las dos funciones que más importan: quien prepara el cálculo no puede enviar el pago. El revisor no tiene por qué estar en nómina; puede ejercerlo un responsable de finanzas, la dirección de RR. HH. o un asesor externo, siempre que reciba el dosier y el tiempo para usarlo.

¿En qué se diferencia esto de los procesos de RR. HH. que alimentan la nómina?

Esta página es el cálculo del periodo, no los hechos que lo modifican. El proceso de incorporación de empleados en /es/templates/proceso-de-incorporacion-de-empleados cubre contratar, verificar, equipar y dar de alta a una persona nueva; el proceso de salida de empleados en /es/templates/proceso-de-salida-de-empleados cubre el preaviso, el traspaso, la retirada de accesos y el finiquito; y el proceso de solicitud de vacaciones y permisos en /es/templates/proceso-de-solicitud-de-vacaciones-y-permisos cubre el derecho, la cobertura y la aprobación del responsable. Los tres terminan donde este diagrama empieza, y llegan como «Recopilar altas, bajas y variaciones» o como una ausencia aprobada que se somete a «¿Todas las incidencias recibidas antes del corte?». Con los gastos ocurre igual: se validan y se aprueban en el proceso de aprobación de gastos en /es/templates/proceso-de-aprobacion-de-gastos y solo aparecen aquí si los reembolsas en el recibo de salarios. Usa esas plantillas para arreglar por qué el dato llega tarde o mal. Usa esta para decidir qué hace la nómina con los datos que recibe y qué pasa cuando no llegan.

¿Qué hacer cuando se ha pagado de más a una persona?

Trátalo como una cuestión jurídica antes que administrativa y empieza por fijar los hechos: el importe, los periodos que abarca y cómo se produjo. En España un pago de más se aborda como un cobro de lo indebido: la empresa puede reclamar su devolución, pero eso queda muy lejos de descontarlo sin avisar. El salario mínimo interprofesional es inembargable, de modo que la parte que puedes descontar de cada nómina está limitada, y el Estatuto de los Trabajadores fija un plazo de prescripción de un año para las acciones derivadas del contrato de trabajo, así que el tiempo corre en tu contra. Comunica el importe y los periodos por escrito, acuerda un calendario de devolución que la persona pueda cumplir y reparte una cantidad grande entre varios periodos en lugar de vaciarle un neto entero. Cuando la persona ya se ha marchado no hay nómina de la que descontar y se convierte en una deuda que hay que reclamar. Consulta con asesoría laboral cuando la cantidad sea alta, la persona la discuta o el error venga arrastrándose de lejos, porque quien creyó razonablemente que ese dinero era suyo y lo ha gastado tiene argumentos. Y después arregla la causa: la mayoría de los pagos de más son una salida comunicada después del corte, que es un problema de traspaso y no de nómina.

¿Un error de nómina se corrige en una complementaria o en el periodo siguiente?

Decídelo con un criterio escrito y no según quién insista más. Una nómina complementaria cuesta dinero —un fichero de pago, una comisión bancaria, una liquidación rectificada y la tarde de alguien—, así que no es la opción por defecto. Es la respuesta correcta cuando la persona se ha quedado materialmente corta, cuando se ha dejado de pagar una prestación como la incapacidad temporal o el permiso por nacimiento, o cuando el error afecta a suficiente gente como para que esperar sea insostenible. Trasladar la corrección al periodo siguiente es razonable para importes pequeños y para un pago de más ya acordado como recuperable. Registra la causa en ambos casos, para que la misma desviación no reaparezca el mes que viene. En este diagrama la elección se dibuja como «¿Corregir en una nómina complementaria?» en el carril de Responsable de nóminas, y la rama Complementaria vuelve a pasar por «Presentar seguros sociales y retenciones» en lugar de terminar, porque una complementaria lleva su propia liquidación, su propio recibo y su propio asiento.