Diagrama de flujo del proceso de nóminas (del corte al pago)

Diagrama del proceso de nóminas del corte al pago: altas, bajas y variaciones, horas aprobadas, control de desviaciones, cálculo de bruto a neto, revisión independiente previa al pago, seguros sociales y asiento contable.

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¿Qué es diagrama de flujo del proceso de nóminas (del corte al pago)?

La nómina se juzga por un único resultado que todas las personas de la organización comprueban en persona, lo que la convierte en el proceso menos indulgente que existe. Es además el que más a menudo se describe como un cálculo, cuando casi nada de lo que sale mal es un cálculo. El programa aplica bien las tablas de retención. Lo que se rompe está aguas arriba. La fecha de salida de quien se marcha llega a nómina una semana después del corte, así que alguien que ya no trabaja aquí ha cobrado y ahora hay que pedirle el dinero de vuelta. Una subida pactada de palabra en enero se aplica con efectos retroactivos en abril, y un solo recibo de salarios llega con unos atrasos de los que nadie avisó a la persona. Un responsable aprueba horas extra después del corte porque el plazo no se ha hecho cumplir ni una sola vez. Y cuando el cálculo va con retraso, lo primero que se cae es la comprobación de desviaciones frente al periodo anterior, que es justo el control que habría cazado las tres cosas. Debajo está el problema estructural: en un equipo pequeño, la misma persona recopila las incidencias, ejecuta el cálculo, aprueba el total y envía el fichero al banco, y nadie de fuera de nómina ha visto las cifras antes de que el dinero salga.

Este diagrama es el proceso de nómina en sí (un periodo, del corte a un resultado pagado, presentado y contabilizado) y deliberadamente no son los procesos que lo alimentan. Dar de alta a una persona con su contrato, su alta en la Seguridad Social, sus datos bancarios y su modelo 145 pertenece al proceso de incorporación de empleados en /es/templates/proceso-de-incorporacion-de-empleados, y la secuencia de último día, finiquito y retirada de accesos pertenece al proceso de salida de empleados en /es/templates/proceso-de-salida-de-empleados. Los dos aparecen aquí como un solo paso, «Recopilar altas, bajas y variaciones», porque la nómina consume su resultado en lugar de ejecutarlos. Con las ausencias pasa lo mismo: el derecho, la cobertura y la aprobación del responsable se resuelven en el proceso de solicitud de vacaciones y permisos en /es/templates/proceso-de-solicitud-de-vacaciones-y-permisos, y este diagrama solo pregunta si la ausencia aprobada llegó antes del corte. Los gastos de los empleados se comprueban, se imputan y se aprueban en el proceso de aprobación de gastos en /es/templates/proceso-de-aprobacion-de-gastos, y llegan a nómina únicamente si los reembolsas en el recibo de salarios en vez de en una remesa de pagos; los pagos a proveedores son otra función distinta, dibujada en el proceso de cuentas por pagar en /es/templates/proceso-de-cuentas-por-pagar. En el otro extremo, el asiento que contabiliza este diagrama es una entrada del cierre contable, recogido en el proceso de cierre contable en /es/templates/proceso-de-cierre-contable-record-to-report.

Tres cosas que la mayoría de los procedimientos de nómina dejan implícitas están aquí dibujadas como pasos con nombre. «Revisión independiente previa al pago» tiene carril propio y la ejerce alguien distinto de quien preparó el cálculo, y «¿Revisión de control superada?» devuelve los errores a «Corregir el dato en origen» y no a un ajuste tecleado directamente en el programa de nómina. Ese es el control de segregación de funciones por el que pregunta un auditor, y aquí es un paso en lugar de un principio. «¿Nómina aprobada y con fondos?» se dibuja como una única decisión porque el proceso se detiene si falla cualquiera de las dos mitades: alguien con autoridad delegada aprueba el coste y tesorería confirma que el dinero estará disponible a tiempo. Una nómina que no puede superarla tiene adónde ir, porque «Nómina detenida y reprogramada» es un final de verdad y no un agujero en el diagrama. La tercera es la colocación. «Presentar seguros sociales y retenciones» está junto al pago y no en el orden posterior, porque la liquidación se construye con los mismos datos del cálculo ya cerrado y porque las altas y bajas tienen sus propios plazos ante la Seguridad Social; y la rama Complementaria de «¿Corregir en una nómina complementaria?» vuelve a ese paso en lugar de terminar, porque un pago complementario lleva su propia liquidación, su propio recibo y su propio asiento.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

  • Seis carriles (Empleado, Responsable directo, RR. HH., Técnico de nóminas, Responsable de nóminas y Finanzas y tesorería) repartidos en seis fases: Corte, Recogida de incidencias, Validación, Cálculo y control, Aprobación y pago, y Posterior al pago.
  • La recogida de incidencias dibujada como una cadena de tres traspasos en tres carriles y no como una única cola: «Recopilar altas, bajas y variaciones» en RR. HH., «Enviar partes de horas, horas extra y gastos» del empleado y «Aprobar horas, horas extra y ausencias» del responsable directo, todo ello sometido a «¿Todas las incidencias recibidas antes del corte?».
  • Una comprobación de integridad antes que la de exactitud: lo que falta se desvía a «Reclamar o aplazar la incidencia que falta» y vuelve a la misma prueba de corte, mientras que «Cargar incidencias y ejecutar las validaciones» alimenta «¿Desviaciones explicadas?», cuya rama Sin explicar pasa por «Corregir el dato en origen» y vuelve a validar.
  • El control de segregación de funciones dibujado como pasos reales y no dado por supuesto: «Preparar el dosier de control previo» en manos de quien calcula, después «Revisión independiente previa al pago» en el carril de Responsable de nóminas y después «¿Revisión de control superada?», cuya rama Errores detectados devuelve el proceso a la corrección en origen en vez de a un ajuste manual.
  • Aprobación y financiación mantenidas aparte del cálculo en «¿Nómina aprobada y con fondos?», cuya rama Aprobada ejecuta «Enviar el fichero de pago al banco» y después «Presentar seguros sociales y retenciones» antes de «Publicar los recibos de salarios», porque la presentación se construye con los datos del cálculo ya cerrado y rectificarla después cuesta más que hacerla bien a la primera.
  • Tres finales y un bucle posterior al día de cobro: una nómina retenida se detiene en «Nómina detenida y reprogramada»; si no, «Contabilizar el asiento de nómina» y «Archivar la documentación de la nómina» cierran el periodo antes de preguntar «¿Error notificado tras el pago?», cuya rama Notificado ejecuta «Analizar el error y acordar la solución» hacia «¿Corregir en una nómina complementaria?», donde Complementaria envía «Ejecutar una nómina complementaria» de vuelta a la presentación, Siguiente periodo sale por «Corrección trasladada al siguiente periodo», y un periodo sin nada notificado termina en «Nómina pagada, presentada y contabilizada».

Cuándo usar esta plantilla

  • Estás escribiendo el procedimiento de nómina, o el pliego de servicio de una gestoría externa, y necesitas una sola imagen de quién es dueño de cada dato de entrada, quién revisa el cálculo y quién libera el dinero.
  • El periodo pasado llegó un error al banco y tienes que enseñar al comité de dirección dónde está el control previo al pago, quién lo ejerce y por qué esta vez no lo detectó.
  • La misma persona prepara, aprueba y envía la nómina, y necesitas una segregación de funciones que funcione con la plantilla que de verdad tienes y no con la que supone el marco de control.
  • El corte se trata como una recomendación, las incidencias tardías llegan por correo con el cálculo ya empezado, y quieres el plazo y la regla de aplazamiento dibujados en lugar de renegociados cada mes.
  • Estás implantando o migrando un software de nóminas, o reinternalizando una nómina externalizada, y hay que especificar los traspasos, los umbrales y los plazos de presentación antes de configurar nada.

Cómo funciona

  1. Renombra los carriles según tu organización

    Sustituye Empleado, Responsable directo, RR. HH., Técnico de nóminas, Responsable de nóminas y Finanzas y tesorería por los roles que tengas. Los dos carriles de nómina son el sentido del diagrama, así que no los fusiones sin decidir antes quién ejercerá la revisión. Si la nómina está externalizada, deja a la gestoría como un carril y añade otro para la persona que valida su resultado, porque la responsabilidad no se va con el procesamiento. Y si RR. HH. y nómina son la misma mesa, fusiona esos carriles en lugar de dibujar un traspaso que nadie hace.

  2. Lleva el calendario de corte al diagrama

    «Se anuncia el corte de nómina del periodo» es un paso inerte hasta que lleva fechas. Publica el año entero de una vez: corte de incidencias, corte de aprobación, fecha de provisión de fondos, día de cobro y fecha de presentación de cada periodo, marcando los que se desplazan por festivos. Después di qué pasa de verdad con una incidencia que llega tarde: se traslada al periodo siguiente o se resuelve en una complementaria con un coste que alguien tiene que autorizar. Un corte sin consecuencia escrita es un corte que renegocia cada mes el responsable que más levanta la voz, y siempre es el mismo.

  3. Fija los umbrales de desviación en cifras

    «Cargar incidencias y ejecutar las validaciones» necesita números para significar algo. La mayoría de los equipos marcan el movimiento del bruto frente al periodo anterior combinando un porcentaje y un suelo en euros, para que un salario bajo no salte con cada hora extra y uno alto no esconda un error real. Ajústalos para que el informe de excepciones vuelva con una longitud que alguien vaya a leer de verdad: doscientas líneas se leen con el mismo cuidado que ninguna. Después nombra quién resuelve cada excepción y conserva el informe resuelto, porque esa es la evidencia de que la comprobación se hizo en lugar de saltarse.

  4. Pon nombre a quien ejerce la revisión independiente

    El control falla en silencio cuando el revisor es nominal. Nombra el rol, no a la persona, y asegúrate de que queda fuera de la preparación: un responsable de finanzas, la dirección de RR. HH., el revisor de la propia gestoría o un asesor externo en un equipo pequeño. Dale el dosier en un formato con el que pueda discutir y un hueco en el calendario anterior a la fecha de provisión de fondos, porque una revisión encajada en la hora previa al envío al banco es una firma y no una revisión. Y decide dónde queda registrada la conformidad, porque ese registro es lo que pide un auditor.

  5. Engancha tus plazos de presentación y cotización

    «Presentar seguros sociales y retenciones» depende de tu jurisdicción y es donde viven las sanciones. En España son la liquidación de cuotas por el Sistema RED, en liquidación directa, dentro de su plazo reglamentario de ingreso; el modelo 111 de retenciones de IRPF en el suyo; las altas y bajas ante la Seguridad Social, que tienen plazos propios ajenos a tu calendario de nómina (el alta, antes de que la persona empiece a trabajar); y, si existe, las aportaciones al plan de pensiones de empleo o al seguro colectivo. Escribe tus fechas sobre el paso y nombra tanto a quien presenta como a quien confirma que la presentación fue aceptada y no solo enviada. Decide qué pasa cuando una se rechaza: un envío devuelto de madrugada, con el aviso sin leer, es la forma más común de incumplir un plazo creyendo haberlo cumplido.

  6. Acuerda la política de corrección, recórrela y publica una versión

    Resuelve «¿Corregir en una nómina complementaria?» antes de necesitarlo: el criterio de perjuicio que obliga a un pago inmediato, quién autoriza el coste y la regla para recuperar un pago de más, que es una cuestión jurídica antes que administrativa. Después recorre el diagrama terminado con un técnico de nóminas, con quien ejerza la revisión, con RR. HH. y con tesorería, corrígelo hasta que refleje lo que de verdad hacen y no lo que dice el manual, y publica esa revisión conservando las anteriores, para que quien lo abra más tarde sepa qué versión está leyendo.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos de un proceso de nómina?

Un periodo discurre así: se anuncia el corte; RR. HH. recopila altas, bajas y variaciones fijas; se recogen partes de horas, horas extra, ausencias y los gastos que se reembolsen en el recibo de salarios, con el responsable directo aprobando las horas; se comprueba que todas las incidencias han llegado antes del corte y se reclama o se aplaza lo que falte; se cargan las incidencias y se ejecutan las validaciones y el análisis de desviaciones frente al periodo anterior; se investiga y se corrige en origen lo que quede sin explicar; se calcula de bruto a neto; se prepara un dosier de control previo y lo revisa alguien que no ha preparado el cálculo; se aprueba el coste y se confirman los fondos; se envía el fichero de pago al banco; se presentan los seguros sociales por el Sistema RED y las retenciones de IRPF con el modelo 111, cada uno en su plazo; se publican los recibos de salarios; se contabiliza el asiento de nómina; y se archiva la documentación. Los errores detectados después del pago pasan por una decisión sobre la nómina complementaria en vez de arrastrarse por defecto.

¿Qué es la segregación de funciones en nómina y cómo se aplica en un equipo pequeño?

En la mayoría de las organizaciones las cifras de la nómina las ven dos o tres personas antes de que el dinero se mueva, así que la revisión previa al pago es el único control externo que reciben. Segregación de funciones significa que quien prepara el cálculo no es quien aprueba el coste ni quien envía el fichero al banco. El riesgo que cubre no es solo el fraude (un empleado ficticio, una cuenta bancaria alterada), sino el error de tecleo corriente que llega de golpe a toda la plantilla y lo descubren ellos antes que finanzas. En este diagrama es un paso, «Revisión independiente previa al pago», y no una frase de política, y lo que produce es una conformidad fechada. Un equipo pequeño no siempre puede repartir en tres, así que reparte las dos funciones que más importan: quien prepara el cálculo no puede enviar el pago. El revisor no tiene por qué estar en nómina; puede ejercerlo un responsable de finanzas, la dirección de RR. HH. o un asesor externo, siempre que reciba el dosier y el tiempo para usarlo.

¿En qué se diferencia esto de los procesos de RR. HH. que alimentan la nómina?

Esta página es el cálculo del periodo, no los hechos que lo modifican. El proceso de incorporación de empleados en /es/templates/proceso-de-incorporacion-de-empleados cubre contratar, verificar, equipar y dar de alta a una persona nueva; el proceso de salida de empleados en /es/templates/proceso-de-salida-de-empleados cubre el preaviso, el traspaso, la retirada de accesos y el finiquito; y el proceso de solicitud de vacaciones y permisos en /es/templates/proceso-de-solicitud-de-vacaciones-y-permisos cubre el derecho, la cobertura y la aprobación del responsable. Los tres terminan donde este diagrama empieza, y llegan como «Recopilar altas, bajas y variaciones» o como una ausencia aprobada que se somete a «¿Todas las incidencias recibidas antes del corte?». Con los gastos ocurre igual: se validan y se aprueban en el proceso de aprobación de gastos en /es/templates/proceso-de-aprobacion-de-gastos y solo aparecen aquí si los reembolsas en el recibo de salarios. Usa esas plantillas para arreglar por qué el dato llega tarde o mal. Usa esta para decidir qué hace la nómina con los datos que recibe y qué pasa cuando no llegan.

¿Qué hacer cuando se ha pagado de más a una persona?

Trátalo como una cuestión jurídica antes que administrativa y empieza por fijar los hechos: el importe, los periodos que abarca y cómo se produjo. En España un pago de más se aborda como un cobro de lo indebido: la empresa puede reclamar su devolución, pero eso queda muy lejos de descontarlo sin avisar. El salario mínimo interprofesional es inembargable, de modo que la parte que puedes descontar de cada nómina está limitada, y el Estatuto de los Trabajadores fija un plazo de prescripción de un año para las acciones derivadas del contrato de trabajo, así que el tiempo corre en tu contra. Comunica el importe y los periodos por escrito, acuerda un calendario de devolución que la persona pueda cumplir y reparte una cantidad grande entre varios periodos en lugar de vaciarle un neto entero. Cuando la persona ya se ha marchado no hay nómina de la que descontar y se convierte en una deuda que hay que reclamar. Consulta con asesoría laboral cuando la cantidad sea alta, la persona la discuta o el error venga arrastrándose de lejos, porque quien creyó razonablemente que ese dinero era suyo y lo ha gastado tiene argumentos. Y después arregla la causa: la mayoría de los pagos de más son una salida comunicada después del corte, que es un problema de traspaso y no de nómina.

¿Un error de nómina se corrige en una complementaria o en el periodo siguiente?

Decídelo con un criterio escrito y no según quién insista más. Una nómina complementaria cuesta dinero (un fichero de pago, una comisión bancaria, una liquidación rectificada y la tarde de alguien), así que no es la opción por defecto. Es la respuesta correcta cuando la persona se ha quedado materialmente corta, cuando se ha dejado de pagar una prestación como la incapacidad temporal o el permiso por nacimiento, o cuando el error afecta a suficiente gente como para que esperar sea insostenible. Trasladar la corrección al periodo siguiente es razonable para importes pequeños y para un pago de más ya acordado como recuperable. Registra la causa en ambos casos, para que la misma desviación no reaparezca el mes que viene. En este diagrama la elección se dibuja como «¿Corregir en una nómina complementaria?» en el carril de Responsable de nóminas, y la rama Complementaria vuelve a pasar por «Presentar seguros sociales y retenciones» en lugar de terminar, porque una complementaria lleva su propia liquidación, su propio recibo y su propio asiento.

Dónde encaja este proceso

En la mayoría de las organizaciones, este proceso sigue a Diagrama de flujo del proceso de incorporación de empleados y da paso a Diagrama de flujo del cierre contable (record to report).

Viene antes

Viene después

  • Diagrama de flujo del cierre contable (record to report) — Diagrama del proceso de cierre contable o record to report: corte de los auxiliares, devengos, casación intercompañía, conciliaciones de balance, aprobación de asientos, consolidación, desgloses y aprobación final.

Forma parte de

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