Diagrama de flujo: solicitud de vacaciones y permisos
Diagrama de flujo del proceso de solicitud de vacaciones y permisos: envío con fechas y tipo, saldo de días, cobertura, aprobación del responsable, escalado a RR. HH., nómina y reincorporación.
Cómo funciona
Renombra los carriles con tus roles reales
Sustituye Empleado, Responsable, RR. HH. y Nómina por las funciones que existen de verdad en tu organización. En empresas pequeñas RR. HH. y nómina son el mismo carril y conviene fusionarlos en vez de dibujar una entrega que nunca ocurre; en equipos a turnos, quien monta el cuadrante suele merecer carril propio, porque es quien decide realmente si hay cobertura.
Define las reglas que aplica el control de saldo
Decide qué comprueba «¿Saldo de días suficiente?»: el saldo devengado a la fecha de disfrute o el derecho anual completo, cómo cuentan los días arrastrados y las medias jornadas, si las horas compensadas están en la misma bolsa y si se permite alguna vez un saldo negativo. Escribe la respuesta en las notas del paso para que cada aprobador no aplique su propia versión.
Fija el umbral de escalado
Dale a «¿Ausencia larga o sin sueldo?» un número y una lista. Los disparadores habituales son cualquier día sin sueldo, cualquier permiso legal (parental, adopción, baja de larga duración) o una ausencia por encima de un número fijo de días laborables consecutivos. Anota qué justificante necesita RR. HH. en cada caso, para que su revisión tenga una entrada definida.
Nombra el cierre de nómina y el disparador de la entrevista de reincorporación
Indica la fecha en la que nómina necesita tener la ausencia y quién se la envía; después define la condición que hace obligatoria la entrevista de reincorporación, por ejemplo cualquier baja médica por encima de una duración concreta o cualquier ausencia larga. Son los dos pasos que más equipos dejan implícitos.
Añade los tipos de ausencia que realmente gestionas
Vacaciones, baja médica, permiso parental, permiso por fallecimiento, ausencia sin sueldo y permiso de formación rara vez siguen la misma ruta. O añades como ramas los que se desvían desde el tipo capturado en el envío, o dejas este diagrama como la vía general y mantienes las excepciones en mapas separados y enlazados.
Revísalo con los responsables y versiona el mapa aprobado
Recorre el diagrama con dos o tres responsables y con RR. HH. antes de publicarlo; la discusión será sobre el umbral de escalado y sobre quién avisa a nómina. Una vez acordado, aprueba y versiona el mapa en QueryChart, para que el proceso en el que formas a los responsables sea el mismo que puedes enseñar después, y para que los cambios queden trazados en lugar de circular como archivos adjuntos nuevos.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasos debe incluir un proceso de solicitud de vacaciones?
Como mínimo: una solicitud con fechas, medias jornadas y tipo de ausencia; una comprobación de derecho y saldo; una revisión de cobertura e impacto en el equipo; una decisión de aprobar o denegar del responsable; una vía de escalado para ausencias largas o sin sueldo; la actualización del calendario y del cuadrante; el aviso a nómina antes del cierre; y, en ausencias largas, una entrevista de reincorporación. Lo que más se olvida son las vías de excepción: qué pasa cuando falta saldo, cuando no hay cobertura y cuando una solicitud aprobada se modifica o se cancela después.
¿Qué se hace cuando un empleado no tiene días suficientes?
Dale tres salidas con nombre en vez de dejar que el aprobador improvise. El empleado puede coger los días sin sueldo, que debería ser una decisión de política y normalmente de RR. HH. porque cambia la nómina; puede cambiar las fechas para ajustarlas al saldo devengado y reenviar la solicitud; o puede retirarla. El fallo típico es aprobar en silencio hacia un saldo negativo, y suele aflorar al cierre del año o cuando la persona se marcha y esos días se descuentan del finiquito.
¿Quién aprueba una solicitud de vacaciones, el responsable o RR. HH.?
El responsable directo aprueba normalmente las vacaciones ordinarias, porque la decisión real es si el equipo queda cubierto. La intervención de RR. HH. la dispara el tipo y la duración, no la jerarquía: los días sin sueldo, los permisos legales como el parental o la baja de larga duración y las ausencias por encima de tu umbral necesitan que RR. HH. confirme política, derecho y justificantes antes de reservar nada. Escribir ese umbral es lo que mantiene el escalado igual entre unos responsables y otros.
¿Cómo se gestionan las ausencias canceladas o modificadas?
Trata una modificación como una solicitud nueva sobre el mismo registro: vuelve a comprobar la cobertura, actualiza el calendario y el sistema de RR. HH., y avisa a nómina. El paso que se salta siempre es el de nómina, porque borrar una entrada del calendario no avisa a nadie. Si el cambio llega después del cierre de nómina ya no puede sacarse de esa pasada, así que se corrige en el periodo siguiente. Mantener las cancelaciones en el registro, en lugar de borrarlas, también conserva un histórico de ausencias fiable para informes posteriores.