Diagrama de flujo: solicitud de vacaciones y permisos

¿Qué es diagrama de flujo: solicitud de vacaciones y permisos?

Una solicitud de vacaciones parece un único trámite, pero aterriza en cuatro registros distintos. El empleado es dueño de las fechas, el responsable de la cobertura y del cuadrante del equipo, RR. HH. del derecho y de la política, y nómina de todo lo que la ausencia hace con el sueldo. Casi todos los problemas de este proceso nacen en los huecos entre esos cuatro: días acordados de palabra en un pasillo y nunca registrados, una aprobación concedida sobre un saldo que ya estaba gastado, o días sin sueldo que llegan a nómina después del cierre y hay que corregir en la siguiente pasada.

Dibujarlo en carriles hace explícito el orden de las comprobaciones, y ese orden importa más de lo que reconocen la mayoría de las políticas. Comprobar el saldo antes que la cobertura evita que un responsable rehaga el cuadrante alrededor de días que el empleado no tiene. Comprobar la cobertura antes de la decisión de aprobación evita una aprobación que habrá que retirar una semana después. Y derivar a RR. HH. las ausencias largas o sin sueldo antes de reservar nada mantiene los permisos parentales, las bajas y las excedencias en su vía correcta, en lugar de tramitarlos como vacaciones ordinarias según quién reciba la solicitud.

El diagrama de abajo va del envío a uno de cuatro finales: ausencia disfrutada y registrada, o solicitud retirada, denegada o cancelada. Mantiene visibles los caminos incómodos en vez de anotarlos como excepciones: un saldo insuficiente que se convierte en días sin sueldo, unas fechas modificadas que vuelven a pasar por las comprobaciones, una cancelación posterior a que la reserva ya haya llegado a nómina, y la entrevista de reincorporación que dispara una ausencia larga.

Qué cubre este diagrama de flujo

En esta plantilla

• Cuatro carriles (Empleado, Responsable, RR. HH. y Nómina) repartidos en cinco fases: Solicitud, Comprobaciones, Aprobación, Planificación, y Nómina y reincorporación.
• La entrada en la fase Solicitud: el empleado envía las fechas, las medias jornadas y el tipo de ausencia, y el responsable revisa las fechas frente al preaviso antes de lanzar ninguna comprobación.
• La decisión «¿Saldo de días suficiente?» en el carril de RR. HH., con una rama de saldo insuficiente que da al empleado tres salidas explícitas: coger los días sin sueldo, cambiar las fechas y reenviar, o retirar la solicitud.
• La revisión de cobertura e impacto en el equipo seguida de la decisión «¿Hay cobertura?», donde un choque devuelve la solicitud al empleado para replanificarla en lugar de denegarla, y una puerta aparte, «¿El responsable aprueba la ausencia?», cuya rama denegada cierra la solicitud.
• El escalado «¿Ausencia larga o sin sueldo?», que envía las ausencias prolongadas y las no retribuidas a la revisión de política y justificantes de RR. HH., mientras las vacaciones ordinarias siguen directas a la planificación.
• De la reserva a la nómina y la vuelta: el responsable actualiza el calendario y el cuadrante, RR. HH. registra la ausencia y avisa a nómina, nómina ajusta el sueldo, y después la decisión «¿Ausencia cancelada o modificada?» devuelve las modificaciones a la revisión de cobertura, mientras la puerta «¿Hace falta entrevista de reincorporación?» atiende las ausencias largas antes de cerrar el registro.

Cuándo usar esta plantilla

• Estás escribiendo o rehaciendo la política de vacaciones y ausencias y necesitas el proceso operativo que hay detrás, no solo las reglas de devengo.
• Las ausencias se siguen acordando de palabra y llegan tarde al sistema de RR. HH., así que los huecos de cuadrante y las correcciones de nómina se descubren a posteriori.
• Los responsables aprueban solicitudes sin ver el saldo ni el cuadrante, y RR. HH. se dedica a deshacer saldos negativos y reservas que chocan entre sí.
• Vas a configurar las ausencias en un sistema de RR. HH. como BambooHR, Personio, Factorial, HiBob o Workday, y hay que acordar el flujo de aprobación, el umbral de escalado y la entrega a nómina antes de que alguien lo construya.
• Los responsables nuevos necesitan saber qué están decidiendo realmente cuando les llega una solicitud, y en qué punto tiene que intervenir RR. HH.

Cómo funciona

1. Renombra los carriles con tus roles reales

   Sustituye Empleado, Responsable, RR. HH. y Nómina por las funciones que existen de verdad en tu organización. En empresas pequeñas RR. HH. y nómina son el mismo carril y conviene fusionarlos en vez de dibujar una entrega que nunca ocurre; en equipos a turnos, quien monta el cuadrante suele merecer carril propio, porque es quien decide realmente si hay cobertura.

2. Define las reglas que aplica el control de saldo

   Decide qué comprueba «¿Saldo de días suficiente?»: el saldo devengado a la fecha de disfrute o el derecho anual completo, cómo cuentan los días arrastrados y las medias jornadas, si las horas compensadas están en la misma bolsa y si se permite alguna vez un saldo negativo. Escribe la respuesta en las notas del paso para que cada aprobador no aplique su propia versión.

3. Fija el umbral de escalado

   Dale a «¿Ausencia larga o sin sueldo?» un número y una lista. Los disparadores habituales son cualquier día sin sueldo, cualquier permiso legal (parental, adopción, baja de larga duración) o una ausencia por encima de un número fijo de días laborables consecutivos. Anota qué justificante necesita RR. HH. en cada caso, para que su revisión tenga una entrada definida.

4. Nombra el cierre de nómina y el disparador de la entrevista de reincorporación

   Indica la fecha en la que nómina necesita tener la ausencia y quién se la envía; después define la condición que hace obligatoria la entrevista de reincorporación, por ejemplo cualquier baja médica por encima de una duración concreta o cualquier ausencia larga. Son los dos pasos que más equipos dejan implícitos.

5. Añade los tipos de ausencia que realmente gestionas

   Vacaciones, baja médica, permiso parental, permiso por fallecimiento, ausencia sin sueldo y permiso de formación rara vez siguen la misma ruta. O añades como ramas los que se desvían desde el tipo capturado en el envío, o dejas este diagrama como la vía general y mantienes las excepciones en mapas separados y enlazados.

6. Revísalo con los responsables y versiona el mapa aprobado

   Recorre el diagrama con dos o tres responsables y con RR. HH. antes de publicarlo; la discusión será sobre el umbral de escalado y sobre quién avisa a nómina. Una vez acordado, aprueba y versiona el mapa en QueryChart, para que el proceso en el que formas a los responsables sea el mismo que puedes enseñar después, y para que los cambios queden trazados en lugar de circular como archivos adjuntos nuevos.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasos debe incluir un proceso de solicitud de vacaciones?

Como mínimo: una solicitud con fechas, medias jornadas y tipo de ausencia; una comprobación de derecho y saldo; una revisión de cobertura e impacto en el equipo; una decisión de aprobar o denegar del responsable; una vía de escalado para ausencias largas o sin sueldo; la actualización del calendario y del cuadrante; el aviso a nómina antes del cierre; y, en ausencias largas, una entrevista de reincorporación. Lo que más se olvida son las vías de excepción: qué pasa cuando falta saldo, cuando no hay cobertura y cuando una solicitud aprobada se modifica o se cancela después.

¿Qué se hace cuando un empleado no tiene días suficientes?

Dale tres salidas con nombre en vez de dejar que el aprobador improvise. El empleado puede coger los días sin sueldo, que debería ser una decisión de política y normalmente de RR. HH. porque cambia la nómina; puede cambiar las fechas para ajustarlas al saldo devengado y reenviar la solicitud; o puede retirarla. El fallo típico es aprobar en silencio hacia un saldo negativo, y suele aflorar al cierre del año o cuando la persona se marcha y esos días se descuentan del finiquito.

¿Quién aprueba una solicitud de vacaciones, el responsable o RR. HH.?

El responsable directo aprueba normalmente las vacaciones ordinarias, porque la decisión real es si el equipo queda cubierto. La intervención de RR. HH. la dispara el tipo y la duración, no la jerarquía: los días sin sueldo, los permisos legales como el parental o la baja de larga duración y las ausencias por encima de tu umbral necesitan que RR. HH. confirme política, derecho y justificantes antes de reservar nada. Escribir ese umbral es lo que mantiene el escalado igual entre unos responsables y otros.

¿Cómo se gestionan las ausencias canceladas o modificadas?

Trata una modificación como una solicitud nueva sobre el mismo registro: vuelve a comprobar la cobertura, actualiza el calendario y el sistema de RR. HH., y avisa a nómina. El paso que se salta siempre es el de nómina, porque borrar una entrada del calendario no avisa a nadie. Si el cambio llega después del cierre de nómina ya no puede sacarse de esa pasada, así que se corrige en el periodo siguiente. Mantener las cancelaciones en el registro, en lugar de borrarlas, también conserva un histórico de ausencias fiable para informes posteriores.