请假申请流程图

什么是请假申请流程

请假申请看上去只是一个动作，但它会落到四套不同的记录上。员工负责日期，主管负责顶班和团队排班，人力资源负责假期额度和政策，薪酬负责这次缺勤对工资的一切影响。这个流程里几乎所有的麻烦，都出在这四者之间的缝隙里：在走廊上口头说定、却从来没有登记的假；对着一份早已用完的余额批下去的审批；或者赶不上薪酬截止日、只能等下一期才更正的无薪天数。

把它画成泳道图，各项检查的先后顺序就变得明确，而这个顺序比多数假期政策承认的更重要。先查余额再查顶班，可以避免主管围着员工根本没有的天数重排班表。先查顶班再做审批决定，可以避免一个星期之后又要撤回的审批。而在任何预约动作之前，就把长期假和无薪假转给人力资源，能让育儿假、病假和无薪假走在正确的轨道上，而不是被恰好收到申请的人当作普通年假处理。

下面这张图从提交一直走到四种结果之一：休假完成并已登记，或者申请被撤回、被驳回、被取消。它把那些麻烦的路径直接画出来，而不是当作例外附带提一句，其中包括余额不足转为无薪天数、改期后重新走一遍检查、预约已经送到薪酬之后才取消，以及长期休假会触发的复工面谈。

本流程图涵盖的内容

本模板包含

• 四条泳道（员工、主管、人力资源、薪酬）分布在五个阶段：申请、检查、审批、排期，以及薪酬与复工
• 申请阶段的受理：员工提交日期、半天和假别，主管在任何检查启动之前，先对照提前告知期审阅这些日期
• 人力资源泳道中的“年假余额是否足够？”决策，余额不足的分支给员工三条明确的出路：这几天按无薪处理、改期后重新提交，或者直接撤回申请
• 顶班与人力影响检查，随后是“是否有人顶班？”决策：出现冲突时把申请退回员工重新预约，而不是驳回；另有一道独立的关口“主管是否批准此次休假？”，其驳回分支直接结束申请
• “是否属于长期或无薪休假？”升级判断，把较长的和无薪的缺勤转给人力资源做政策与材料审核，普通年假则直接进入排期
• 预约、薪酬与复工：主管更新团队日历和排班，人力资源登记缺勤并通知薪酬，薪酬调整工资，随后“休假是否取消或变更？”决策把变更绕回顶班检查，而“是否需要复工面谈？”关口在关闭记录之前处理长期缺勤

何时使用本模板

• 你们要编写或重写缺勤与年假政策，需要的是政策背后的运作流程，而不只是额度规则
• 假期总是口头说定、很晚才进入人力资源系统，结果排班缺口和薪酬更正都要事后才发现
• 主管在看不到余额、也看不到排班的情况下就批准申请，人力资源把时间都花在处理负数余额和冲突预约上
• 你们正在人力资源系统（例如 BambooHR、Personio、HiBob 或 Workday）中配置休假，审批路由、升级门槛和向薪酬的交接必须在有人动手搭建之前先谈妥
• 新任主管需要知道，一份申请送到面前时他们真正在决定什么，以及到了哪一步必须让人力资源介入

运作方式

1. 把泳道改成你们真实的角色

   把员工、主管、人力资源和薪酬，换成你们实际拥有的职能。在规模较小的组织里，人力资源和薪酬本来就是同一条泳道，应当合并，而不是画成一次根本不会发生的交接；在轮班制团队里，排班负责人通常值得单独一条泳道，因为真正决定有没有人顶班的其实是他们。

2. 定好余额检查所依据的规则

   决定“年假余额是否足够？”到底检验什么：是截至休假日期已累计的余额，还是全年额度；结转和半天怎么计算；调休是否放在同一个池子里；以及是否允许出现负数余额。把答案写在步骤备注里，免得每位审批人各用一套自己的算法。

3. 定义升级门槛

   给“是否属于长期或无薪休假？”一个数字和一份清单。常见的触发条件是：任何一天无薪、任何法定假（育儿假、收养假、长期病假），或者连续工作日超过某个固定天数的缺勤。同时记下每一类假期人力资源需要哪些材料，让人力资源审核这一步有明确的输入。

4. 写明薪酬截止日和触发复工面谈的条件

   写清楚薪酬最迟需要在哪一天拿到这次缺勤、由谁发送，然后定下让复工面谈成为强制项的条件，例如超过一定长度的病假，或任何长期休假。这两点是团队最常留作默认、不写下来的步骤。

5. 补上你们实际存在的假别

   年假、病假、育儿假、恩恤假、无薪假和进修假，很少走同一条路。要么把有差异的假别，从提交时记录的假别上分出分支；要么把这张图保留为通用路径，把例外情况放在单独的、相互链接的流程图里。

6. 和主管一起审阅，并为已批准的图做版本管理

   发布之前，先和两三位主管以及人力资源一起走一遍这张图；争论的焦点会落在升级门槛，以及由谁去通知薪酬。达成一致之后，在 QueryChart 中批准这张图并做版本管理，让主管接受培训的流程，和你们日后能拿出来指认的流程是同一个，也让每次修改都有迹可循，而不是作为新附件到处转发。

常见问题

请假申请流程应该包含哪些步骤？

至少要有：一份写明日期、半天和假别的申请；一次额度与余额检查；一次顶班与人力影响检查；主管的批准或驳回决定；长期或无薪缺勤的升级路径；日历与排班更新；在截止日之前通知薪酬；以及针对长期缺勤的复工面谈。最常缺失的恰恰是例外路径，也就是余额不够时怎么办、没有人顶班时怎么办，以及一份已批准的申请后来被变更或取消时怎么办。

员工剩余年假不够时该怎么办？

给它三条有名有姓的出路，而不是让审批人临场发挥。员工可以把这几天按无薪处理——这应当是一项政策决定，而且通常由人力资源来定，因为它会改变工资；也可以把日期改到与已累计余额相符再重新提交；或者撤回申请。常见的失误是默不作声地批到负数余额，而这通常要到年度结束、或者到离职结算时从最后一笔工资里扣回来，才会浮出水面。

请假申请由谁批准，主管还是人力资源？

普通年假通常由直属主管批准，因为真正要决定的是团队有没有人顶班。人力资源的介入由假别和长度触发，而不是由职级触发：无薪天数、育儿假或长期病假等法定假，以及超过你们既定门槛的缺勤，都需要人力资源在预约之前确认政策、额度和证明材料。把这条门槛写下来，正是让升级在不同主管之间保持一致的原因。

取消或变更的休假应该怎么处理？

把变更当作同一条记录上的一次新申请来处理：重新检查顶班，更新日历和人力资源系统，并通知薪酬。最容易被跳过的正是通知薪酬这一步，因为删掉一条日历日程不会通知任何人。如果变更发生在薪酬截止日之后，就无法从那一期里撤出，只能在下一期更正。把取消保留在记录上、而不是删除，也能让缺勤历史在日后统计时保持准确。