Flowchart for ferie- og fraværsanmodninger

Hvad er flowchart for ferie- og fraværsanmodninger?

En ferieanmodning ligner én handling, men den lander i fire forskellige sæt registreringer. Medarbejderen ejer datoerne, lederen ejer afløsningen og vagtplanen, HR ejer optjening og politik, og lønkontoret ejer alt det, fraværet gør ved lønnen. Næsten alle problemer i processen opstår i hullerne mellem de fire: fri aftalt på gangen og aldrig registreret, en godkendelse givet mod en saldo, der allerede var brugt, eller dage uden løn, der når lønkontoret efter deadline og først kan rettes i næste lønkørsel.

Når processen tegnes som swimlanes, bliver rækkefølgen af tjekkene eksplicit, og rækkefølgen betyder mere, end de fleste ferieregler indrømmer. At tjekke saldoen før afløsningen forhindrer, at en leder bygger en vagtplan om omkring dage, medarbejderen slet ikke har. At tjekke afløsningen før selve godkendelsen forhindrer en godkendelse, der skal trækkes tilbage en uge senere. Og at sende langvarigt fravær og fravær uden løn til HR, før noget bookes, holder barsel, sygdom og orlov på rette spor i stedet for at blive behandlet som almindelig ferie af den, der tilfældigvis modtog anmodningen.

Diagrammet herunder går fra indsendelse til ét af fire udfald: fravær afholdt og registreret, eller en anmodning, der trækkes tilbage, afvises eller aflyses. Det holder de besværlige veje synlige i stedet for at nævne dem som undtagelser: herunder en utilstrækkelig saldo, der bliver til dage uden løn, ændrede datoer, der løber gennem tjekkene igen, en aflysning efter at bookingen allerede er nået lønkontoret, og den tilbagevendingssamtale, et langt fravær udløser.

Hvad dette flowchart dækker

I denne skabelon

• Fire swimlanes (Medarbejder, Leder, HR og Løn) fordelt på fem faser: Anmodning, Kontroller, Godkendelse, Planlægning samt Løn og tilbagevenden
• Modtagelsen i fasen Anmodning: medarbejderen indsender datoer, halve dage og fraværstypen, og lederen gennemgår datoerne mod varslet, før noget tjek overhovedet køres
• Beslutningen 'Tilstrækkelig feriesaldo?' i HR-banen, hvor grenen med for lav saldo giver medarbejderen tre eksplicitte veje: hold dagene uden løn, ret datoerne og indsend igen, eller træk anmodningen tilbage
• Et tjek af afløsning og bemanding efterfulgt af beslutningen 'Er der afløsning?', hvor et sammenfald sender anmodningen tilbage til medarbejderen til ombooking i stedet for at afvise den, og en selvstændig port, 'Godkender lederen fraværet?', hvis afvisningsgren afslutter anmodningen
• Eskaleringen 'Langt fravær eller uden løn?', der sender længerevarende og ulønnet fravær til en HR-vurdering af politik og dokumentation, mens almindelig ferie fortsætter direkte til planlægning
• Booking, løn og tilbagevenden: lederen opdaterer teamkalender og vagtplan, HR registrerer fraværet og underretter løn, lønkontoret regulerer lønnen, hvorefter beslutningen 'Fravær aflyst eller ændret?' løber ændringer tilbage til afløsningstjekket, og porten 'Behov for tilbagevendingssamtale?' håndterer de lange fravær, før registreringen lukkes

Hvornår du skal bruge skabelonen

• I skal skrive eller omskrive jeres ferie- og fraværspolitik og har brug for den arbejdsgang, der ligger bag reglerne, ikke kun selve optjeningsreglerne
• Fri bliver ved med at blive aftalt mundtligt og når HR-systemet for sent, så huller i vagtplanen og lønrettelser først opdages bagefter
• Ledere godkender anmodninger uden at se hverken saldoen eller vagtplanen, og HR bruger tiden på at rulle negative saldi og overlappende bookinger tilbage
• I sætter fravær op i et HR-system som Personio, HR-ON, Sympa eller Workday, og godkendelsesvejen, eskaleringsgrænsen og overleveringen til løn skal være aftalt, før nogen bygger dem
• Nye ledere skal vide, hvad de reelt beslutter, når en anmodning lander, og hvornår HR skal ind over

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til jeres rigtige roller

   Erstat Medarbejder, Leder, HR og Løn med de funktioner, I faktisk har. I mindre organisationer er HR og løn den samme bane og bør lægges sammen frem for at være tegnet som en overlevering, der aldrig sker. I vagtbaserede teams fortjener en planlægger eller vagtansvarlig typisk sin egen bane, for det er reelt der, det afgøres, om der er afløsning.

2. Fastlæg reglerne bag saldotjekket

   Beslut, hvad 'Tilstrækkelig feriesaldo?' faktisk tester: ferie optjent på afholdelsestidspunktet efter samtidighedsferien eller hele årets ret, hvordan overført ferie og halve dage tæller, om afspadsering ligger i samme pulje, og om en negativ saldo nogensinde er tilladt. Skriv svaret i kommentaren på trinnet, så godkenderne ikke hver især bruger deres egen version.

3. Definer eskaleringsgrænsen

   Giv 'Langt fravær eller uden løn?' et tal og en liste. Typiske udløsere er enhver dag uden løn, alt lovbestemt fravær (barsel, omsorgsorlov, langtidssygdom) eller fravær ud over et fast antal sammenhængende arbejdsdage. Notér, hvilken dokumentation HR skal bruge til hver type, så HR-vurderingen har et defineret input.

4. Sæt navn på lønfristen og udløseren for tilbagevendingssamtalen

   Skriv den dato, lønkontoret skal have fraværet senest, og hvem der sender det, og fastlæg derefter den betingelse, der gør en tilbagevendingssamtale obligatorisk, for eksempel sygefravær ud over en bestemt længde eller enhver form for langtidsfravær. Begge dele er de trin, teams oftest lader være underforståede.

5. Tilføj de fraværstyper, I reelt har

   Ferie, sygdom, barsel, omsorgsdage, fravær uden løn og uddannelsesorlov følger sjældent samme vej. Enten tilføjer I de typer, der afviger, som grene ud fra fraværstypen på anmodningen, eller også beholder I dette diagram som den generelle vej og lægger undtagelserne i separate, sammenkædede diagrammer.

6. Gennemgå det med lederne, og versionsstyr det godkendte diagram

   Gå diagrammet igennem med to-tre ledere og HR, før I udgiver det; diskussionen kommer til at handle om eskaleringsgrænsen og om, hvem der siger det til løn. Når I er enige, så godkend og versionsstyr diagrammet i QueryChart, så den proces, lederne oplæres i, er den samme, I kan pege på bagefter, og så ændringer spores i stedet for at blive rundsendt som nye vedhæftninger.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilke trin bør en ferie- og fraværsproces indeholde?

Som minimum: en anmodning med datoer, halve dage og fraværstype; et tjek af optjening og saldo; et tjek af afløsning og bemanding; lederens godkendelse eller afvisning; en eskaleringsvej for langt eller ulønnet fravær; opdatering af kalender og vagtplan; besked til løn inden deadline; og ved længere fravær en tilbagevendingssamtale. Det, der oftest mangler, er undtagelsesvejene: altså hvad der sker, når saldoen ikke rækker, når der ikke er afløsning, og når en godkendt anmodning senere ændres eller aflyses.

Hvad gør I, når medarbejderen ikke har nok ferie tilbage?

Giv situationen tre navngivne veje i stedet for at lade godkenderen improvisere. Medarbejderen kan holde dagene uden løn, hvilket bør være en politikbeslutning og normalt en HR-beslutning, fordi den ændrer lønnen; ret datoerne, så de passer til den optjente saldo, og indsende igen; eller trække anmodningen tilbage. Den klassiske fejl er stiltiende at godkende ind i en negativ saldo, og den dukker typisk først op ved ferieårets afslutning eller ved fratrædelse, hvor saldoen modregnes i sidste løn.

Hvem godkender en ferieanmodning: lederen eller HR?

Den nærmeste leder godkender normalt almindelig ferie, fordi den reelle beslutning handler om, hvorvidt teamet har afløsning. HR kobles på ud fra type og længde, ikke ud fra niveau: dage uden løn, lovbestemt fravær som barsel eller langtidssygdom og fravær ud over jeres fastsatte grænse kræver, at HR bekræfter politik, ret og dokumentation, før fraværet bookes. Det er nedskrivningen af den grænse, der holder eskaleringen ensartet på tværs af ledere.

Hvordan håndterer I aflyst eller ændret fravær?

Behandl en ændring som en ny anmodning på samme registrering: tjek afløsningen igen, opdater kalenderen og HR-systemet, og giv løn besked. Det trin, der springes over, er lønnen: for en slettet kalenderaftale underretter ingen. Lander ændringen efter deadline for lønkørslen, kan den ikke trækkes ud af den kørsel og bliver rettet i næste periode. At beholde aflysninger på registreringen frem for at slette dem holder desuden fraværshistorikken retvisende til senere opgørelser.