Organigramme du processus de demande de congé
Organigramme du processus de demande de congé : soumission avec dates et type de congé, vérifications du solde et des couvertures, approbation du responsable, escalade des ressources humaines, paie et retour au travail.
Qu'est-ce que le processus organigramme du processus de demande de congé ?
Une demande de congé ressemble à une action unique, mais elle atterrit sur quatre ensembles d'enregistrements. L'employé est propriétaire des dates, le manager est propriétaire de la couverture et de la rotation de l'équipe, les RH sont propriétaires des droits et de la politique, et la paie est propriétaire de tout ce que l'absence fait pour payer. Presque tous les problèmes de ce processus proviennent des écarts entre ces quatre éléments : un congé convenu dans une conversation de couloir et jamais enregistré, une approbation accordée sur un solde déjà dépensé, ou des jours impayés qui arrivent après la date limite et doivent être corrigés lors du prochain passage.
Le dessiner sous forme de couloirs rend l’ordre des contrôles explicite, et l’ordre compte plus que ne l’admettent la plupart des politiques. La vérification du solde avant la vérification des couvertures empêche un responsable de reconstruire une rotation autour des jours dont l'employé n'a pas. La vérification de la couverture avant la décision d'approbation arrête une approbation qui doit être rétractée une semaine plus tard. L'acheminement des absences longues ou non payées vers les RH avant que quoi que ce soit ne soit réservé permet de conserver les congés parentaux, de maladie et sans solde sur un pied d'égalité au lieu d'être traités comme des congés annuels ordinaires par celui qui les a reçus.
Le tableau ci-dessous va de la soumission à l'un des quatre résultats suivants : un congé complété et enregistré, ou une demande retirée, refusée ou annulée. Il laisse visibles les chemins difficiles plutôt que de les noter comme des exceptions, y compris un solde insuffisant qui se transforme en jours impayés, des dates modifiées qui réapparaissent dans les chèques, une annulation alors que la réservation a déjà atteint la paie et la réunion de retour au travail déclenchée par une longue absence.
Ce que couvre cet organigramme
Dans ce modèle
- Quatre couloirs (employé, responsable, RH, paie) répartis en cinq phases : demande, contrôle, approbation, planification, paie et retour.
- Prise en charge lors de la phase de demande : le salarié soumet les dates, les demi-journées et le type de congé, et le manager examine les dates par rapport au délai de préavis avant tout contrôle.
- Un « Solde de congés suffisant ? » décision dans le couloir RH, avec une branche de solde insuffisant donnant trois voies explicites au salarié : prendre les jours impayés, modifier les dates et resoumettre, ou retirer purement et simplement la demande.
- Une vérification de l'impact de la couverture et du personnel suivie d'un message « Couverture disponible ? décision, où un conflit renvoie la demande à l'employé de réserver une nouvelle réservation plutôt que d'être refusée, et un autre « Le responsable approuve le congé ? » porte dont la branche refusée termine la requête.
- Un « Congé long ou sans solde ? une escalade qui achemine les absences prolongées et non payées vers un examen des politiques et des preuves par les RH, tandis que les congés annuels ordinaires se poursuivent directement vers la planification.
- Réservation par paie et retour : le manager met à jour le calendrier et la rotation de l'équipe, les RH enregistrent l'absence et notifie la paie, la paie ajuste la paie, puis un « Congé annulé ou modifié ? La décision renvoie les amendements à la vérification de la couverture et à une « réunion de retour au travail nécessaire ? » Gate gère les longues absences avant la clôture du dossier.
Quand utiliser ce modèle
- Vous rédigez ou réécrivez une politique d'absence et de congés annuels et vous avez besoin du processus opérationnel qui la sous-tend plutôt que des seules règles d'admissibilité.
- Les congés sont toujours convenus verbalement et parviennent tardivement au système RH, de sorte que les écarts de rotation et les corrections de paie sont détectés après coup.
- Les managers approuvent les demandes sans voir le solde ou la rotation, et les RH passent leur temps à régler les soldes négatifs et les réservations conflictuelles.
- Vous configurez les congés dans un système RH tel que BambooHR, Personio, HiBob ou Workday, et le routage d'approbation, le seuil d'escalade et le transfert de la paie doivent être convenus avant que quiconque ne les crée.
- Les nouveaux managers doivent savoir ce qu'ils décident réellement lorsqu'une demande arrive et à quel moment les RH doivent être impliqués.
Comment cela fonctionne
Renommez les voies selon vos vrais rôles
Remplacez Employé, Gestionnaire, RH et Paie par les fonctions dont vous disposez réellement. Dans les petites organisations, les ressources humaines et la paie ne forment qu'une seule voie et devraient être fusionnées plutôt que d'être séparées comme un transfert qui n'arrive jamais ; dans les équipes en équipe, un responsable de la planification ou de la rotation mérite généralement sa propre voie, car c'est lui qui décide réellement s'il existe une couverture.
Définir les règles utilisées par la vérification du solde
Décidez quel est le « Solde de congés suffisant ? » tests : solde accumulé aux dates de congé ou aux droits pour l'année entière, comment comptent les reports et les demi-journées, si TOIL se trouve dans le même pot et si un solde négatif est jamais autorisé. Mettez la réponse dans les notes d'étape afin que les approbateurs n'appliquent pas chacun leur propre version.
Définir le seuil d'escalade
Donner « Congé long ou sans solde ? » un numéro et une liste. Les déclencheurs typiques sont tout jour non payé, tout congé légal (parental, adoption, maladie de longue durée) ou une absence au-delà d'un nombre défini de jours ouvrables consécutifs. Enregistrez les preuves dont les RH ont besoin pour chaque type, afin que l'étape d'examen des RH ait une entrée définie.
Nommer la date limite de paie et le déclencheur du retour au travail
Indiquez la date à laquelle la paie nécessite l'absence et qui l'envoie, puis définissez les conditions qui rendent obligatoire un rendez-vous de retour au travail, par exemple toute absence maladie au-delà d'une durée définie ou tout congé de longue durée. Ce sont deux étapes que les équipes laissent le plus souvent implicites.
Ajoutez les types de congés que vous exécutez réellement
Les congés annuels, de maladie, parentaux, de compassion, sans solde et d'études suivent rarement le même chemin. Soit ajoutez ceux qui divergent en tant que branches du type de congé capturé lors de la soumission, soit conservez ce graphique comme chemin général et conservez les exceptions dans des cartes séparées et liées.
Examinez-le avec les gestionnaires, puis versionnez la carte approuvée
Parcourez le tableau avec deux ou trois managers et RH avant de le publier ; les arguments porteront sur le seuil d'escalade et sur qui informe la paie. Une fois convenu, approuvez et versionnez la carte dans QueryChart afin que les gestionnaires de processus soient formés sur la même que celle sur laquelle vous pourrez pointer plus tard, et que les modifications soient suivies plutôt que diffusées sous forme de nouvelles pièces jointes.
Questions fréquentes
Quelles étapes un processus de demande de congé doit-il comprendre ?
Au minimum : une demande comportant les dates, les demi-journées et le type de congé ; une vérification des droits et du solde ; une vérification de l'impact de la couverture et du personnel ; un gestionnaire approuve ou refuse une décision ; une voie d'escalade pour les absences longues ou non payées ; une mise à jour du calendrier et de la rotation ; notification à la paie avant la date limite ; et, pour les absences prolongées, une réunion de retour au travail. Les étapes qui manquent le plus souvent sont les voies d'exception, à savoir ce qui se passe lorsque le solde est court, lorsque la couverture n'est pas disponible et lorsqu'une demande approuvée est ultérieurement modifiée ou annulée.
Que se passe-t-il lorsqu'un salarié n'a plus suffisamment de congés ?
Donnez-lui trois itinéraires nommés plutôt que de laisser l'approbateur improviser. L'employé peut prendre les jours non payés, ce qui doit être une décision politique et normalement RH car cela change la rémunération ; modifier les dates pour les adapter au solde accumulé et soumettre à nouveau ; ou retirer la demande. Approuver silencieusement un solde négatif est l'échec courant, et cela apparaît généralement à la fin de l'année ou lorsque la personne quitte et que le solde est récupéré du salaire final.
Qui approuve une demande de congé, le manager ou les RH ?
Le supérieur hiérarchique approuve normalement les congés annuels ordinaires, car la véritable décision est de savoir si l'équipe bénéficie d'une couverture. L'implication des RH est déclenchée par le type et la durée plutôt que par l'ancienneté : les jours non payés, les congés légaux tels que les congés parentaux ou de maladie de longue durée et les absences au-delà de votre seuil défini nécessitent que les RH confirment la politique, les droits et les preuves avant que le congé ne soit réservé. C'est en écrivant ce seuil que l'escalade reste cohérente entre les managers.
Comment gérer les congés annulés ou modifiés ?
Traitez une modification comme une nouvelle demande sur le même dossier : revérifiez la couverture, mettez à jour le calendrier et le système RH, et informez la paie. L'étape qui est ignorée est celle de la paie, car la suppression d'une entrée de calendrier n'en informe personne. Si le changement arrive après la date limite de paie, il ne peut pas être retiré de cette exécution, il est donc corrigé dans la période suivante. Conserver les annulations dans le dossier, plutôt que de les supprimer, permet également de conserver l'historique des absences à jour pour des rapports ultérieurs.
Où ce processus s'inscrit
Dans la plupart des opérations, ce processus passe le relais à Organigramme du processus de paie (date limite de paiement et de dépôt).
Suit
- Organigramme du processus de paie (date limite de paiement et de dépôt) — Organigramme du processus de paie, de la date limite au paiement : entrées et sorties, heures approuvées, contrôles des écarts, brut-net, examen indépendant avant paiement, financement, dossier bancaire, dépôt statutaire, fiches de paie…