Comment faire un organigramme
Comment créer un organigramme à partir de zéro : les quatre formes qui portent presque tous les processus, le fonctionnement des flèches et des décisions, et comment terminer chaque chemin. Créez-en un avec un exemple en direct.
Créer un organigramme signifie écrire les étapes dans l'ordre, marquer les points de séparation du chemin et donner à chaque itinéraire une fin. Les formes ne sont que la notation de ces trois choses.
En bref
- Quatre formes couvrent presque tout : terminateur, processus, décision, document.
- Un départ. Si votre graphique en contient deux, il s’agit de deux graphiques.
- Un diamant contient une question et chaque flèche qui le quitte porte une étiquette.
- Chaque itinéraire se termine à un endroit explicite, y compris ceux qui se terminent mal.
- Écrivez d'abord les étapes et laissez la mise en page être générée ; les boîtes disposées à la main ne survivent jamais à une modification.
Les quatre formes qui font presque tout le travail
Les organigrammes ont la réputation d'être compliqués, et cela vient presque entièrement de l'outillage plutôt que de l'idée. L'idée prend une minute : un terminateur arrondi indique où commence le processus et où se termine chaque itinéraire, un rectangle est quelque chose que quelqu'un fait, un losange est une question qui divise le chemin et une flèche signifie "suivant". Tout le reste dans une bibliothèque de formes est une décoration que vous pouvez ignorer jusqu'à ce que vous en ayez besoin.
Ce qui demande réellement de la pratique, c'est la discipline en dessous. Un départ, pas trois. Une action par rectangle, une étape peut donc être confiée à quelqu'un sans note d'accompagnement. Une question à l'intérieur de chaque diamant, avec une étiquette à chaque sortie. Et une fin sur chaque itinéraire, y compris ceux pour lesquels la réponse était non, car les itinéraires pour lesquels la réponse était non sont la raison pour laquelle quiconque ouvre un organigramme en premier lieu.
L'exemple ci-dessous est une demande de congé : un processus que presque tout le monde a suivi, suffisamment petit pour être retenu dans votre tête et plus compliqué qu'il n'y paraît. Parcourez les quatre étapes et voyez où est le problème : un solde de congés trop faible, une couverture introuvable, une demande annulée alors que la paie a déjà été annoncée.
Comment cela fonctionne
Notez les étapes dans l'ordre
Des phrases simples, une action chacune, dans l’ordre dans lequel elles se produisent. Faites-le avant d'ouvrir quoi que ce soit qui dessine. La plupart des difficultés que les gens attribuent aux organigrammes sont en réalité la difficulté de décider quelles sont les étapes, et une liste rend cette décision visible.
Tapez-les en lignes
Dans QueryChart, chaque ligne est une boîte : placez la phrase dans la colonne de texte Boîte et le diagramme apparaît au fur et à mesure que vous tapez. Il n'y a pas de canevas à organiser ni rien à faire glisser, ce qui est important, car un graphique que vous pouvez modifier en dix secondes est un graphique qui reste précis.
Rejoignez-les avec les numéros de ligne
La colonne Ligne vers prend le numéro de la ligne à laquelle mène une étape. La rangée 1 pointe vers 2, la rangée 2 pointe vers 3, et ainsi de suite. Cela semble mécanique, et c’est là l’essentiel : les connexions sont des données, elles survivent donc à la réorganisation, au renommage et à la réécriture.
Marquez les questions
Remplacez la colonne Forme par Décision sur n'importe quelle ligne qui demande quelque chose et réécrivez l'étiquette sous forme de question. Ensuite, placez les réponses dans le texte de la ligne, dans le même ordre que les nombres dans la ligne vers, de sorte que chaque flèche indique la casse qu'elle porte.
Donnez une fin à chaque itinéraire
Suivez chaque branche jusqu’à sa conclusion. Définissez Shape sur End là où le processus se termine normalement et Reject là où il s'arrête car quelque chose a été refusé. Une vérification rapide : chaque ligne doit soit pointer quelque part, soit être un terminateur.
Relisez-le et partagez-le
Tracez chaque chemin à voix haute depuis le début. Si une phrase n’a pas de sens, c’est le tableau qui a tort, pas le lecteur. Partagez ensuite le lien plutôt que d’exporter une image, afin que la version dont disposent les utilisateurs soit celle que vous continuez à corriger.
Erreurs à éviter
Commençons par le dessin
Les boîtes sont disposées avant que quiconque ne se mette d'accord sur les étapes à suivre, et l'arrangement devient alors ce que les gens hésitent à changer. Écrivez d'abord la liste ; laissez la mise en page en être produite.
Flèches sans étiquettes
Deux lignes quittent un losange et aucune ne dit à quelle réponse il appartient. Le graphique semble terminé et ne peut pas être suivi.
Je dessine seulement le bon jour
Un organigramme où rien n'est jamais refusé, manquant ou en retard est le schéma d'un souhait. Les refus sont le contenu.
Trop de formes
Les bibliothèques de formes en proposent des dizaines. Utiliser six rectangles différents pour désigner six types de travaux signifie simplement que le lecteur a désormais besoin d'une légende pour lire votre légende.
Questions fréquentes
Que signifient les formes des organigrammes ?
Un rectangle ovale ou arrondi est un terminateur : là où le processus commence et où se termine chaque itinéraire. Un rectangle est une étape du processus : quelque chose que quelqu'un fait. Un diamant est une décision : une question avec un chemin de sortie étiqueté pour chaque réponse. Une forme de document marque une étape qui produit un enregistrement. Ces quatre couvrent presque tous les processus métier. Le reste d'une bibliothèque de formes (cylindres pour les bases de données, parallélogrammes pour la saisie) ne vaut la peine d'être consulté que lorsqu'un lecteur pourrait autrement mal comprendre.
Comment puis-je commencer à créer un organigramme ?
Avec deux phrases, pas une forme. Notez l'événement qui démarre le processus et l'état qui signifie qu'il est terminé. Ensuite, énumérez ce qui se passe entre les deux, une action par ligne, dans l'ordre. Cette liste est l'organigramme : la placer sur un canevas est la partie mécanique, et dans QueryChart, il s'agit littéralement de taper la liste en lignes et de numéroter la ligne à laquelle chacune mène.
Quelle est la différence entre un organigramme et une cartographie de processus ?
Un organigramme montre la séquence et la logique. Une cartographie des processus indique à qui appartient chaque étape, généralement en divisant le flux en couloirs, et souvent quels systèmes et enregistrements sont impliqués. Commencez par l’organigramme. Ajoutez des voies au moment où le processus franchit les limites d’une équipe, là où se situent les échecs intéressants.
Puis-je créer un organigramme gratuitement ?
Oui. Le niveau gratuit de QueryChart couvre la création, la modification et le partage de graphiques, y compris les décisions, les terminateurs et les couloirs ; si vous souhaitez ignorer complètement l'inscription, ProcessMapping.app transforme une liste d'étapes collée en un diagramme dans le navigateur sans aucun compte. Les deux génèrent la mise en page pour vous plutôt que de vous obliger à placer des cases, qui sont la partie qui décide si un graphique est conservé.