如何製作流程圖
如何由零開始製作流程圖：撐起幾乎任何流程的四種圖形、箭嘴與判斷如何運作，以及如何為每一條路徑收尾。跟着即時示例親手做一張。
製作流程圖，就是按次序寫下步驟，標出路徑分叉的地方，並給每一條路線一個可以結束的地方——圖形只不過是這三件事的記法。
簡而言之
- 四種圖形幾乎覆蓋一切：起止符、處理、判斷、文件。
- 只有一個開始。如果你的圖有兩個，那它就是兩張圖。
- 菱形裏裝的是一個問題，由它出來的每一支箭嘴都帶着標籤。
- 每條路線都在一個明確的地方結束——包括那些結局不好的路線。
- 先寫步驟，讓版面自動生成；人手擺放的方框撐不過一次修改。
承擔了幾乎全部工作的四種圖形
流程圖素有繁瑣之名，而這幾乎完全來自工具，而不是這個想法本身。想法一分鐘就講得完：圓角的起止符標出流程由哪裏開始、每條路線在哪裏結束，長方形是某人做的一件事，菱形是一個令路徑分叉的問題，箭嘴表示「下一步」。圖形庫裏的其他一切都是裝飾，在你真正需要之前大可忽略。
真正需要練習的是底下那一層紀律。一個開始，不是三個。每個長方形一個動作，這樣一個步驟才能不附說明地交給別人。每個菱形裏都放一個問題，每一條出口都寫上標籤。而且每一條路線都要有結束——包括那些答案是「否」的路線。因為答案是「否」的那些路線，正是大家一開始要開啟流程圖的原因。
下面的示例是一份請假申請：幾乎所有人都經歷過的流程，細到可以放在腦裏，卻比看上去更混亂。逐步走完這四個階段，看看混亂藏在哪裏——不夠用的假期餘額、找不到的頂替人手，以及在薪酬部門已經收到通知之後才被取消的申請。
分四個階段砌出一張流程圖
一份請假申請，由表格到已登記的缺勤。逐步走一遍，看看這些圖形如何各盡其用。
一個開始和一個步驟
起止符為啟動流程的那個事件命名——有人提交了一份申請——而長方形是人對它做的第一件事。兩個圖形加一支箭嘴，已經是一張成立的流程圖；此後的一切都是同一個動作的重複。
第一個問題
「假期餘額是否足夠？」是一個菱形，而「否」這條路通向的是另一個問題，而不是一個死胡同：改期、按無薪處理，或者撤回申請。三條有標籤的出口，其中一條當場結束流程。
循環是很正常的
如果安排不到頂替人手，流程會退回到「修改日期並重新提交」，而不是直接失敗。一支向後指的箭嘴在流程圖裏並不是錯誤——它正是用來畫出真實發生的事，也就是大家會再試一次。
為每一條路徑收尾
日程編排、交給薪酬部門的交接、一條在中途接回主流程的取消路徑，以及一次可選的復工面談。五條路線都抵達了一個結束，沒有一條停在半空中。
運作方式
按次序把步驟寫下來
用平實的句子，每句一個動作，按照它們發生的次序寫。在開啟任何能畫圖的東西之前就先做這件事。大家歸咎於流程圖的那些麻煩，大部分其實是決定步驟到底是甚麼的麻煩，而一份清單能令這個決定顯形。
把它們輸入成列
在 QueryChart 裏，每一列就是一個方框：把句子填進「Box text」欄，圖表會隨着你的輸入而出現。沒有畫布要整理，也沒有東西要拖曳——這一點很重要，因為一張十秒鐘就改得好的圖，才是一張始終準確的圖。
用列號把它們連起來
「Line to」欄填的是這個步驟通向的那一列的列號。第 1 列指向 2，第 2 列指向 3，如此類推。這聽起來很機械，而這正是重點：連接是資料，所以它們捱得過重新排序、改名和重寫。
標出問題
凡是在發問的列，都把「Shape」欄改成 Decision，並把標籤改寫成一個問句。然後把答案填進「Line text」，次序與「Line to」裏的列號一致，這樣每一支箭嘴都說明了它承載的是哪一種情況。
為每一條路線加上結束
沿着每條分支走到它的結論。流程正常結束的地方把「Shape」設為 End，因為某件事被拒絕而停下的地方設為 Reject。快速自檢：每一列要麼指向某處，要麼本身就是一個起止符。
回讀一遍，然後分享出去
由起點開始，把每一條路徑唸出來。如果某個句子讀不通，那是圖錯了，不是讀者錯了。然後分享連結，而不是匯出圖片，這樣別人手上的版本就是你持續在修的那個版本。
應避免的錯誤
由畫圖開始
在還未有人對步驟達成共識時，方框就已經擺好了位置，之後這個擺法本身成了大家不願改動的東西。先寫清單，讓版面由清單生成。
沒有標籤的箭嘴
兩條線由一個菱形出來，誰也沒有說自己對應哪個答案。圖看上去做完了，卻無法跟着走。
只畫順利的那一天
一張從不發生拒絕、遺漏或延誤的流程圖，畫的是一個願望。那些拒絕才是內容。
圖形太多
圖形庫提供了幾十種。用六種不同的長方形表示六類工作，只意味着讀者現在需要一份圖例來讀懂你的圖例。
製作你自己的流程圖
把請假申請示例作為你自己的圖表開啟並加以修改——或者清空各列，由你自己的步驟開始。
相關指南
常見問題
流程圖裏的圖形分別代表甚麼？
橢圓形或圓角長方形是起止符：流程開始的地方，以及每條路線結束的地方。長方形是一個處理步驟——某人做的一件事。菱形是一個判斷：一個問題，每個答案都有一條有標籤的出路。文件形狀標示的是產生某項紀錄的步驟。這四種幾乎覆蓋了所有業務流程。圖形庫裏餘下的部分——代表資料庫的圓柱體、代表輸入的平行四邊形——只有在讀者否則就會誤解時才值得取用。
我該怎樣開始做一張流程圖？
由兩句說話開始，而不是由一個圖形開始。寫下啟動流程的那個事件，以及代表流程已經完成的那個狀態。然後按次序列出中間發生的事，每行一個動作。那份清單就是流程圖；把它放到畫布上是機械的部分，而在 QueryChart 裏，這一步字面上就是把清單輸入成列，並標出每一列通向哪一列。
流程圖和流程地圖有甚麼分別？
流程圖（flowchart）呈現的是次序與邏輯。流程地圖（process map）在此之上加上誰負責每一個步驟，通常是把流程拆進泳道裏，往往還會加上涉及哪些系統與紀錄。先由流程圖開始。一旦流程跨越了部門界線，就立即加上泳道，因為那些有意思的失誤正是住在界線上。
我可以免費製作流程圖嗎？
可以。QueryChart 的免費方案涵蓋製作、編輯和分享圖表，包括判斷、起止符和泳道；如果你想完全略過註冊，ProcessMapping.app 可以在瀏覽器裏把貼上的步驟清單變成一張圖，完全不需要帳戶。兩者都會替你生成版面，而不是要你自己擺放方框——而正是這一點決定了一張圖會不會被持續維護。
