請假申請流程圖

甚麼是請假申請流程

請假申請看似只是一個動作，但它會落在四套不同的紀錄上。員工負責日期，主管負責替更和團隊更表，人力資源負責假期額度和政策，薪酬負責這次缺勤對薪金的一切影響。這個流程裡幾乎所有的麻煩，都出在這四者之間的縫隙：在走廊上口頭講定、卻從來沒有登記的假期；對着一份早已用盡的餘額批出的審批；或者趕不上薪酬截數日、只能等下一期才更正的無薪日數。

把它畫成泳道圖，各項檢查的先後次序就變得明確，而這個次序比多數假期政策承認的更重要。先查餘額再查替更，可以避免主管圍着員工根本沒有的日數重排更表。先查替更再作審批決定，可以避免一星期之後又要撤回的審批。而在任何預約動作之前，就把長期假和無薪假轉交人力資源，能令育兒假、病假和無薪假走在正確的軌道上，而不是被剛好收到申請的人當作普通年假處理。

下面這張圖由提交一直走到四種結果之一：休假完成並已登記，或者申請被撤回、被拒絕、被取消。它把那些棘手的路徑直接畫出來，而不是當作例外順帶提一句，其中包括餘額不足轉為無薪日數、改期後重新走一次檢查、預約已經送到薪酬之後才取消，以及長期休假會觸發的復工面談。

本流程圖涵蓋的內容

本範本包含

• 四條泳道（員工、主管、人力資源、薪酬）分佈在五個階段：申請、檢查、審批、排期，以及薪酬與復工
• 申請階段的受理：員工提交日期、半日和假期類別，主管在任何檢查啟動之前，先對照預先通知期審視這些日期
• 人力資源泳道中的「年假餘額是否足夠？」決策，餘額不足的分支給員工三條明確的出路：這幾日按無薪處理、改期後重新提交，或者直接撤回申請
• 替更與人手影響檢查，其後是「是否有人替更？」決策：出現衝突時把申請退回員工重新預約，而不是拒絕；另有一道獨立的關卡「主管是否批准這次休假？」，其拒絕分支直接結束申請
• 「是否屬於長期或無薪休假？」升級判斷，把較長的和無薪的缺勤轉交人力資源作政策與文件審核，普通年假則直接進入排期
• 預約、薪酬與復工：主管更新團隊日曆和更表，人力資源登記缺勤並通知薪酬，薪酬調整薪金，其後「休假是否取消或更改？」決策把更改繞回替更檢查，而「是否需要復工面談？」關卡在關閉紀錄之前處理長期缺勤

何時使用本範本

• 你們要編寫或重寫缺勤與年假政策，需要的是政策背後的運作流程，而不只是額度規則
• 假期總是口頭講定、很遲才進入人力資源系統，結果更表缺口和薪酬更正都要事後才發現
• 主管在看不到餘額、也看不到更表的情況下就批准申請，人力資源把時間都花在處理負數餘額和重疊預約上
• 你們正在人力資源系統（例如 BambooHR、Personio、HiBob 或 Workday）中設定休假，審批路由、升級門檻和交予薪酬的交接必須在有人動手建立之前先議定
• 新任主管需要知道，一份申請送到面前時他們真正在決定甚麼，以及到了哪一步必須讓人力資源介入

運作方式

1. 把泳道改成你們真實的角色

   把員工、主管、人力資源和薪酬，換成你們實際擁有的職能。在規模較細的機構裡，人力資源和薪酬本來就是同一條泳道，應該合併，而不是畫成一次根本不會發生的交接；在輪更制團隊裡，編更負責人通常值得獨立一條泳道，因為真正決定有沒有人替更的其實是他們。

2. 訂好餘額檢查所依據的規則

   決定「年假餘額是否足夠？」到底檢驗甚麼：是截至休假日期已累積的餘額，還是全年額度；結轉和半日怎樣計算；補假是否放在同一個池內；以及是否容許出現負數餘額。把答案寫在步驟備註裡，免得每位審批人各用一套自己的算法。

3. 界定升級門檻

   給「是否屬於長期或無薪休假？」一個數字和一份清單。常見的觸發條件是：任何一日無薪、任何法定假期（育兒假、領養假、長期病假），或者連續工作日超過某個固定日數的缺勤。同時記下每一類假期人力資源需要哪些文件，讓人力資源審核這一步有明確的輸入。

4. 寫明薪酬截數日和觸發復工面談的條件

   寫清楚薪酬最遲需要在哪一日收到這次缺勤、由誰發送，然後訂下令復工面談成為必須項目的條件，例如超過一定長度的病假，或任何長期休假。這兩點是團隊最常留作默契、不寫下來的步驟。

5. 補上你們實際存在的假期類別

   年假、病假、育兒假、恩恤假、無薪假和進修假，很少走同一條路。要麼把有差異的類別，由提交時記錄的假期類別分出分支；要麼把這張圖保留為通用路徑，把例外情況放在獨立而互相連結的流程圖裡。

6. 與主管一起審視，並為已批准的圖做版本管理

   發佈之前，先與兩三位主管以及人力資源一起走一次這張圖；爭論的焦點會落在升級門檻，以及由誰去通知薪酬。達成共識之後，在 QueryChart 中批准這張圖並做版本管理，令主管接受培訓的流程，和你們日後能拿出來指認的流程是同一個，也令每次修改都有跡可尋，而不是當作新附件四處轉發。

常見問題

請假申請流程應該包含哪些步驟？

最少要有：一份寫明日期、半日和假期類別的申請；一次額度與餘額檢查；一次替更與人手影響檢查；主管的批准或拒絕決定；長期或無薪缺勤的升級路徑；日曆與更表更新；在截數日之前通知薪酬；以及針對長期缺勤的復工面談。最常缺失的正正是例外路徑，也就是餘額不足時怎麼辦、沒有人替更時怎麼辦，以及一份已批准的申請日後被更改或取消時怎麼辦。

員工剩餘年假不足時應該怎麼辦？

給它三條有明確名稱的出路，而不是讓審批人臨場發揮。員工可以把這幾日按無薪處理——這應該是一項政策決定，而且通常由人力資源來定，因為它會改變薪金；也可以把日期改到與已累積餘額相符再重新提交；或者撤回申請。常見的失誤是不作聲地批到負數餘額，而這通常要到年度結束、或者到離職結算時由最後一筆薪金扣回，才會浮現出來。

請假申請由誰批准，主管還是人力資源？

普通年假通常由直屬主管批准，因為真正要決定的是團隊有沒有人替更。人力資源的介入由假期類別和長度觸發，而不是由職級觸發：無薪日數、育兒假或長期病假等法定假期，以及超過你們既定門檻的缺勤，都需要人力資源在預約之前確認政策、額度和證明文件。把這條門檻寫下來，正是令升級在不同主管之間保持一致的原因。

取消或更改的休假應該怎樣處理？

把更改當作同一條紀錄上的一次新申請來處理：重新檢查替更，更新日曆和人力資源系統，並通知薪酬。最容易被略過的正是通知薪酬這一步，因為刪除一項日曆項目不會通知任何人。如果更改發生在薪酬截數日之後，就無法由那一期抽出，只能在下一期更正。把取消保留在紀錄上、而不是刪除，也能令缺勤歷史在日後統計時保持準確。