薪資發放流程圖（由截止日到付款與申報）
薪資發放流程圖，由截止日走到付款：入職與離職、已審批的工時、差異檢查、應發至實發、獨立的付款前覆核、資金、銀行付款檔案、法定申報、薪資單與會計分錄。
運作方式
把泳道改成你們自己的組織
把員工、直屬主管、人力資源、薪資專員、薪資經理和財務與資金換成你們實際有的角色。兩條薪資泳道正是本圖的重點，所以在未決定由誰持有覆核之前，不要把它們合併。如果薪資外包，就把服務商保留為一條泳道，另加一條由簽核其產出的人所持有的自辦泳道，因為責任不會隨著處理工作一併外判出去。若人力資源與薪資本來就是同一張辦公桌，那就把那兩條泳道合併，而不是畫一次沒有人做的交接。
把截止日程表放進圖裡
「公佈本期薪資截止日」在未附上日期之前是空的。一次過公佈全年：每一期的資料截止日、審批截止日、資金到位日、發薪日與申報限期，並標明因公眾假期而順移的那幾期。然後寫明遲來的資料實際上會怎樣——押後到下一期，還是以一筆要有人授權的成本做臨時補發。一條沒有寫明後果的截止日，就是每個月被聲音最大的那位主管重新談判一次的截止日，而且來來去去都是同一位主管。
把差異門檻寫成數字
「匯入資料並執行驗證檢查」要有數字才有意義。大部分團隊會同時用一個百分比和一個金額下限，來標示應發薪資相對上期的變動，這樣小額薪金不會每加一小時班就跳警示，大額薪金也不會把一個真正的錯誤藏起來。把門檻訂在能令例外報表回來時的長度是有人真的會看的：兩百行被閱讀的認真程度，跟零行差不多。然後指定每一類例外由誰負責清理，並保留已清理的報表，因為那就是這項檢查有做過而不是被跳過的證據。
為獨立覆核指定具名的負責人
當覆核者只是名義上存在時，這項管控會無聲失效。指定角色而不是指定個人，並確保負責人身處編製工作之外：一位財務經理、人力資源總監、服務商自己的覆核人員，或者在小團隊裡的一位外部會計師。把資料包以一種他們可以質疑得到的形式交給他們，並在資金限期之前為他們在日程上留一個時段，因為擠在銀行截止前一小時完成的覆核，是一個簽名，不是一次覆核。然後決定簽核在哪裡留痕，因為審計師要的正是那份記錄。
把你們的申報與退休金限期貼到步驟上
「提交法定申報與退休金供款」是因地而異的，而罰則正正住在這裡。在香港，這通常意味著強制性公積金（MPF）的僱主與僱員供款要在法例訂明的供款日之前繳付予受託人，以及向稅務局申報僱員的入職與離職；在台灣，則是勞保、健保與勞工退休金的加保、退保與提繳，加上薪資所得的扣繳與申報。把你們自己適用的限期寫到這個步驟上，並同時指定由誰提交，以及由誰確認申報「已獲接納」而不只是「已送出」。再決定被退回時怎樣處理：一份在深夜被退回、而通知一直沒有人看的申報，是一個自以為已經達標的機構最常見的逾期方式。
議定更正政策，然後走一次流程並發佈版本
在需要用到之前，先把「是否以臨時補發更正？」定下來：甚麼情況構成足以逼出即時付款的困難、由誰授權這筆成本，以及追回多付款項的規則——那是一個法律問題，不是一個行政問題。然後帶著定稿的圖，與一位薪資專員、持有覆核的那個人、人力資源和資金一方一起走一次，按他們實際的做法而不是手冊上寫的做法改正，再發佈該版本並保留此前的版本，令日後打開它的人知道自己看的是哪一版。
常見問題
薪資發放流程包含哪些步驟？
一個薪資期是這樣走的：公佈截止日；由人力資源收集入職、離職與常設的人事異動；收集工時、加班、請假，以及任何透過薪資單發還的開支，其中工時由直屬主管審批；檢查每一項輸入是否已在截止日之前送到，並就未到的部分催收或押後；匯入資料，執行驗證並與上期做差異檢查；把任何未能解釋的項目在來源系統調查並更正；計算由應發到實發；編製付款前管控資料包，交由並非編製該期薪資的人覆核；批准這筆成本並確認資金；把付款檔案送交銀行；辦妥法定申報與退休金供款，兩者的限期通常緊貼發薪日；發放薪資單；把薪資分錄過帳至總帳；並歸檔證據。發薪日之後才發現的錯誤，會走到一個關於臨時補發的決策，而不是預設順延。
薪資的職責分工是甚麼？人手少的團隊怎樣做？
在大部分機構裡，薪資數字在錢離開之前只經過兩三個人的眼睛，所以付款前的那次覆核是它們唯一一次外部檢查。職責分工（segregation of duties）的意思是：編製該期薪資的人，不是批准這筆成本的人，也不是在銀行放行檔案的人。它要處理的風險不只是舞弊——虛構員工、被改過的銀行帳戶——還有那種一次過命中全體受薪員工、並且由員工自己而不是財務先發現的普通輸入錯誤。在本圖中，它是一個步驟，即「獨立的付款前覆核」，而不是一句政策，而它產出的是一份有日期的簽核。小團隊未必分得開三邊，那就先分開最要緊的兩邊：編製該期薪資的人，不得放行付款。覆核者甚至不必坐在薪資部——一位財務經理、人力資源總監或外部會計師都可以持有，只要你們把資料包和用得上的時間一併交給他。
本頁與向薪資供料的人力資源流程有甚麼不同？
本頁講的是作業本身，不是改變它的那些事件。/yue/templates/員工入職流程 上的員工入職流程涵蓋一位新人如何簽約、查核、開通與登記；/yue/templates/員工離職流程 上的員工離職流程涵蓋通知期、交接、權限收回與最後一期薪酬；而 /yue/templates/請假申請流程 上的請假申請流程涵蓋假期額度、代理安排與主管審批。三者都結束在本圖開始的地方，以「收集入職、離職與人事異動」的形式，或以一項在「截止前資料是否齊備？」上受檢的已審批假期的形式抵達。開支申請也一樣：它們在 /yue/templates/開支報銷審批流程 上的開支報銷審批流程中查核與審批，只有當你們透過薪資單發還時才會出現在這裡。要修正輸入為何遲到或出錯，用那幾份範本；要修正薪資作業拿到輸入之後做甚麼、以及輸入沒有到時會怎樣，用這一份。
多付了員工薪金應該怎樣處理？
先當它是法律問題，再當它是行政問題，並且先把事實確立：金額、涉及哪幾期，以及它是怎樣發生的。各地法例對從工資中扣回款項都設有限制，而且限制並不一樣：香港《僱傭條例》容許僱主扣回多付的工資，但同時規定任何一個工資期內所有扣款的總額，不得超過該期應付工資的一半；台灣《勞動基準法》則以工資應全額直接給付勞工為原則，除法令另有規定或勞雇雙方另有約定外，不得逕自扣抵。所以無論在哪一邊，都不要不作聲就從下一期扣走。以書面告知員工，議定一份他真的還得起的分期安排，並把大額的追回分散到幾個薪資期，而不是從單一期的實發薪資中一次清掉。若當事人已經離職，就沒有東西可扣，那筆錢會變成一項要開口追討的債權。金額重大、員工有爭議，或者錯誤延續了很長時間時，應先徵詢意見，因為一個合理地相信那筆錢屬於自己、並且已經花掉的人，可能有其抗辯理由。然後修正成因：大部分多付都源於離職通知在截止日之後才到，那是一個交接問題，而不是一個薪資問題。
薪資錯誤應該臨時補發，還是留到下一期更正？
用一套寫下來的判準來決定，而不是看誰喊得最大聲。一次臨時補發作業是要花錢的——一個付款檔案、一筆銀行手續費、第二次法定申報，加上某個人的一個下午——所以它不是預設選項。當員工被少付的金額足以造成實質困難、當法定給付（例如疾病或生育相關的薪酬）被漏掉，或者當受影響人數多到不能等時，它才是正確答案。把更正順延到下一期，對小額，以及對已經議定可以分期追回的多付款項來說，是合理的。無論選哪一邊，都要記錄成因，好讓同一項差異下個月不再出現。在本圖中，這個選擇被畫成薪資經理泳道上的「是否以臨時補發更正？」，而「臨時補發」分支會繞回「提交法定申報與退休金供款」而不是就此結束，因為一次補發作業帶著它自己的申報、自己的薪資單和自己的分錄。