薪資發放流程圖（由截止日到付款與申報）
薪資發放流程圖，由截止日走到付款：入職與離職、已審批的工時、差異檢查、應發至實發、獨立的付款前覆核、資金、銀行付款檔案、法定申報、薪資單與會計分錄。
甚麼是薪資發放流程圖（由截止日到付款與申報）流程
薪資是全機構每一個人都會親自核對的一份輸出，因此它是最不容許出錯的流程。它同時亦是最常被說成「一項計算」的流程——而真正出事的地方，幾乎從來都不是計算。系統會正確套用稅率與供款比率。壞掉的是上游。一名離職員工的最後上班日，在該期作業跑完一星期之後才傳到薪資部，於是一個已經不在職的人收了錢，而這筆錢現在要開口向他追回。第一個月口頭談妥的升遷，到第四個月才追溯生效，一張薪資單上就多了一筆沒有人事先向員工說明的補發款。某位主管在截止日之後才批加班，因為那條限期從來沒有一次被真正執行過。而當作業本身已經延誤，第一件被放棄的事就是與上期比較的差異檢查——偏偏那正是唯一一項能同時攔下上述三種情況的管控。底下還壓著一個結構性問題：在人手少的團隊裡，收集資料、執行計算、批准總額、把檔案送去銀行的是同一個人，而在錢離開公司之前，薪資部以外沒有任何人看過那些數字。
本圖畫的是薪資作業本身——一個薪資期，由截止日走到已付款、已申報、已入帳的結果——而它刻意不包含那些向它供料的流程。把一位新員工建進系統，連同合約、受僱資格查核、銀行帳戶、稅務與社保登記，屬於 /yue/templates/員工入職流程 上的員工入職流程；而最後上班日、最後一期薪酬與權限收回的那一串動作，屬於 /yue/templates/員工離職流程 上的員工離職流程。兩者在本圖裡都只是一個步驟，即「收集入職、離職與人事異動」，因為薪資部消費的是它們的產出，而不是負責運行它們。缺勤也一樣：假期額度、代理安排與主管審批是在 /yue/templates/請假申請流程 上的請假申請流程裡走完的，本圖只問一件事——已審批的假期有沒有在截止日之前送到。員工的開支申請在 /yue/templates/開支報銷審批流程 上的開支報銷審批流程中查核、編碼與審批，只有當你們選擇透過薪資單而非另一次付款作業來發還時，它才會流到薪資部；至於供應商付款，那是完全另一個職能，畫在 /yue/templates/應付帳款流程 上的應付帳款流程。在最尾一端，本圖產生的會計分錄是期末結帳的輸入，繪於 /yue/templates/期末結帳流程 上的期末結帳流程。
大部分薪資程序留作預設的三件事，在這裡被畫成有名有姓的步驟。「獨立的付款前覆核」自成一條泳道，由編製該期薪資的人以外的另一個人持有；而「管控覆核是否通過？」會把錯誤送回「在來源系統更正資料」，而不是送去薪資系統裡直接輸入一個覆寫值。這就是審計師會追問的職責分工（segregation of duties）管控，在這裡它是一個步驟，而不是一句原則。「薪資是否已審批並備妥資金？」被畫成同一個決策，因為兩半之中任何一半不成立，作業都要停：要有獲授權的人批准這筆成本，也要有資金一方確認現金能夠及時到位。過不了這一關的作業有地方可去，因為「作業暫停並重新排期」是一個真實的終點，而不是圖上的一個窟窿。第三件是位置。「提交法定申報與退休金供款」被放在付款旁邊，而不是放在事後收拾的部分，因為申報與供款的限期通常緊貼發薪日；而「是否以臨時補發更正？」的「臨時補發」分支會繞回這一步而不是就此結束，因為一次補發付款會帶著它自己的申報、薪資單與分錄。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 六條泳道——員工、直屬主管、人力資源、薪資專員、薪資經理、財務與資金——鋪在六個階段上：截止、資料收集、驗證、計算與管控、審批與付款，以及發薪後。
- 資料收集畫成三條泳道之間的三次交接，而不是一條隊列：人力資源的「收集入職、離職與人事異動」、員工的「提交工時、加班與開支」，以及直屬主管的「審批工時、加班與請假」，三者全部在「截止前資料是否齊備？」上受檢。
- 先查齊備、再查正確：任何欠缺的項目都會走到「催收或延後處理欠缺的資料」，再繞回同一道截止檢查；而「匯入資料並執行驗證檢查」通向「差異是否已解釋？」，其「未能解釋」分支經「在來源系統更正資料」之後重新驗證。
- 職責分工管控被畫成真實的步驟，而不是預設它存在：編製者的「編製付款前管控資料包」，然後是薪資經理泳道上的「獨立的付款前覆核」，再到「管控覆核是否通過？」，其「發現錯誤」分支把作業送回來源更正，而不是送去一個覆寫。
- 審批與資金在「薪資是否已審批並備妥資金？」處與計算分開；其「已批准」分支先執行「將付款檔案送交銀行」，再走「提交法定申報與退休金供款」，然後才是「向員工發放薪資單」，因為法定申報與供款的限期緊貼發薪日，而不是留在事後收拾的部分。
- 三個終點，加上一個發薪日之後的循環：被擱置的作業停在「作業暫停並重新排期」；否則由「將薪資分錄過帳至總帳」與「歸檔本期薪資作業證據」為該期收尾，然後才問「發薪後是否有人反映錯誤？」，其「有人反映」分支執行「評估錯誤並議定補救方案」，進入「是否以臨時補發更正？」——「臨時補發」把「執行臨時補發作業」送回申報那一步，「下期處理」則在「更正順延至下期作業」離開，而一個無人反映的薪資期，結束於「薪資已發放、申報並入帳」。
何時使用本範本
- 你們正在撰寫薪資作業的標準作業程序，或為外包服務商撰寫服務說明，需要用一張圖說清楚每一項輸入由誰負責、由誰覆核該期作業、由誰放行款項。
- 上一期有錯誤一直流到銀行，你們要向董事會說明付款前的管控放在哪裡、由誰持有，以及它為甚麼沒有攔下這一次。
- 同一個人編製、審批並放行整期薪資，你們需要一套配合實際人手的職責分工，而不是管控框架所假設的那種人手。
- 截止日被當成參考，遲來的資料在作業開始之後仍然以電郵送進來，你們希望把限期和延後規則畫出來，而不是每個月重新談判一次。
- 你們正在導入或轉換薪資系統，又或者把外包的薪資收回自辦，各項交接、門檻與申報限期必須在任何設定開始之前先訂清楚。
運作方式
把泳道改成你們自己的組織
把員工、直屬主管、人力資源、薪資專員、薪資經理和財務與資金換成你們實際有的角色。兩條薪資泳道正是本圖的重點，所以在未決定由誰持有覆核之前，不要把它們合併。如果薪資外包，就把服務商保留為一條泳道，另加一條由簽核其產出的人所持有的自辦泳道，因為責任不會隨著處理工作一併外判出去。若人力資源與薪資本來就是同一張辦公桌，那就把那兩條泳道合併，而不是畫一次沒有人做的交接。
把截止日程表放進圖裡
「公佈本期薪資截止日」在未附上日期之前是空的。一次過公佈全年：每一期的資料截止日、審批截止日、資金到位日、發薪日與申報限期，並標明因公眾假期而順移的那幾期。然後寫明遲來的資料實際上會怎樣——押後到下一期，還是以一筆要有人授權的成本做臨時補發。一條沒有寫明後果的截止日，就是每個月被聲音最大的那位主管重新談判一次的截止日，而且來來去去都是同一位主管。
把差異門檻寫成數字
「匯入資料並執行驗證檢查」要有數字才有意義。大部分團隊會同時用一個百分比和一個金額下限，來標示應發薪資相對上期的變動，這樣小額薪金不會每加一小時班就跳警示，大額薪金也不會把一個真正的錯誤藏起來。把門檻訂在能令例外報表回來時的長度是有人真的會看的：兩百行被閱讀的認真程度，跟零行差不多。然後指定每一類例外由誰負責清理，並保留已清理的報表，因為那就是這項檢查有做過而不是被跳過的證據。
為獨立覆核指定具名的負責人
當覆核者只是名義上存在時，這項管控會無聲失效。指定角色而不是指定個人，並確保負責人身處編製工作之外：一位財務經理、人力資源總監、服務商自己的覆核人員，或者在小團隊裡的一位外部會計師。把資料包以一種他們可以質疑得到的形式交給他們，並在資金限期之前為他們在日程上留一個時段，因為擠在銀行截止前一小時完成的覆核，是一個簽名，不是一次覆核。然後決定簽核在哪裡留痕，因為審計師要的正是那份記錄。
把你們的申報與退休金限期貼到步驟上
「提交法定申報與退休金供款」是因地而異的，而罰則正正住在這裡。在香港，這通常意味著強制性公積金（MPF）的僱主與僱員供款要在法例訂明的供款日之前繳付予受託人，以及向稅務局申報僱員的入職與離職；在台灣，則是勞保、健保與勞工退休金的加保、退保與提繳，加上薪資所得的扣繳與申報。把你們自己適用的限期寫到這個步驟上，並同時指定由誰提交，以及由誰確認申報「已獲接納」而不只是「已送出」。再決定被退回時怎樣處理：一份在深夜被退回、而通知一直沒有人看的申報，是一個自以為已經達標的機構最常見的逾期方式。
議定更正政策，然後走一次流程並發佈版本
在需要用到之前，先把「是否以臨時補發更正？」定下來：甚麼情況構成足以逼出即時付款的困難、由誰授權這筆成本，以及追回多付款項的規則——那是一個法律問題，不是一個行政問題。然後帶著定稿的圖，與一位薪資專員、持有覆核的那個人、人力資源和資金一方一起走一次，按他們實際的做法而不是手冊上寫的做法改正，再發佈該版本並保留此前的版本，令日後打開它的人知道自己看的是哪一版。
常見問題
薪資發放流程包含哪些步驟？
一個薪資期是這樣走的：公佈截止日；由人力資源收集入職、離職與常設的人事異動；收集工時、加班、請假，以及任何透過薪資單發還的開支，其中工時由直屬主管審批；檢查每一項輸入是否已在截止日之前送到，並就未到的部分催收或押後；匯入資料，執行驗證並與上期做差異檢查；把任何未能解釋的項目在來源系統調查並更正；計算由應發到實發；編製付款前管控資料包，交由並非編製該期薪資的人覆核；批准這筆成本並確認資金；把付款檔案送交銀行；辦妥法定申報與退休金供款，兩者的限期通常緊貼發薪日；發放薪資單；把薪資分錄過帳至總帳；並歸檔證據。發薪日之後才發現的錯誤，會走到一個關於臨時補發的決策，而不是預設順延。
薪資的職責分工是甚麼？人手少的團隊怎樣做？
在大部分機構裡，薪資數字在錢離開之前只經過兩三個人的眼睛，所以付款前的那次覆核是它們唯一一次外部檢查。職責分工（segregation of duties）的意思是：編製該期薪資的人，不是批准這筆成本的人，也不是在銀行放行檔案的人。它要處理的風險不只是舞弊——虛構員工、被改過的銀行帳戶——還有那種一次過命中全體受薪員工、並且由員工自己而不是財務先發現的普通輸入錯誤。在本圖中，它是一個步驟，即「獨立的付款前覆核」，而不是一句政策，而它產出的是一份有日期的簽核。小團隊未必分得開三邊，那就先分開最要緊的兩邊：編製該期薪資的人，不得放行付款。覆核者甚至不必坐在薪資部——一位財務經理、人力資源總監或外部會計師都可以持有，只要你們把資料包和用得上的時間一併交給他。
本頁與向薪資供料的人力資源流程有甚麼不同？
本頁講的是作業本身，不是改變它的那些事件。/yue/templates/員工入職流程 上的員工入職流程涵蓋一位新人如何簽約、查核、開通與登記；/yue/templates/員工離職流程 上的員工離職流程涵蓋通知期、交接、權限收回與最後一期薪酬；而 /yue/templates/請假申請流程 上的請假申請流程涵蓋假期額度、代理安排與主管審批。三者都結束在本圖開始的地方，以「收集入職、離職與人事異動」的形式，或以一項在「截止前資料是否齊備？」上受檢的已審批假期的形式抵達。開支申請也一樣：它們在 /yue/templates/開支報銷審批流程 上的開支報銷審批流程中查核與審批，只有當你們透過薪資單發還時才會出現在這裡。要修正輸入為何遲到或出錯，用那幾份範本；要修正薪資作業拿到輸入之後做甚麼、以及輸入沒有到時會怎樣，用這一份。
多付了員工薪金應該怎樣處理？
先當它是法律問題，再當它是行政問題，並且先把事實確立：金額、涉及哪幾期，以及它是怎樣發生的。各地法例對從工資中扣回款項都設有限制，而且限制並不一樣：香港《僱傭條例》容許僱主扣回多付的工資，但同時規定任何一個工資期內所有扣款的總額，不得超過該期應付工資的一半；台灣《勞動基準法》則以工資應全額直接給付勞工為原則，除法令另有規定或勞雇雙方另有約定外，不得逕自扣抵。所以無論在哪一邊，都不要不作聲就從下一期扣走。以書面告知員工，議定一份他真的還得起的分期安排，並把大額的追回分散到幾個薪資期，而不是從單一期的實發薪資中一次清掉。若當事人已經離職，就沒有東西可扣，那筆錢會變成一項要開口追討的債權。金額重大、員工有爭議，或者錯誤延續了很長時間時，應先徵詢意見，因為一個合理地相信那筆錢屬於自己、並且已經花掉的人，可能有其抗辯理由。然後修正成因：大部分多付都源於離職通知在截止日之後才到，那是一個交接問題，而不是一個薪資問題。
薪資錯誤應該臨時補發，還是留到下一期更正？
用一套寫下來的判準來決定，而不是看誰喊得最大聲。一次臨時補發作業是要花錢的——一個付款檔案、一筆銀行手續費、第二次法定申報，加上某個人的一個下午——所以它不是預設選項。當員工被少付的金額足以造成實質困難、當法定給付（例如疾病或生育相關的薪酬）被漏掉，或者當受影響人數多到不能等時，它才是正確答案。把更正順延到下一期，對小額，以及對已經議定可以分期追回的多付款項來說，是合理的。無論選哪一邊，都要記錄成因，好讓同一項差異下個月不再出現。在本圖中，這個選擇被畫成薪資經理泳道上的「是否以臨時補發更正？」，而「臨時補發」分支會繞回「提交法定申報與退休金供款」而不是就此結束，因為一次補發作業帶著它自己的申報、自己的薪資單和自己的分錄。
此流程所處的位置
在大多數機構中，此流程緊接員工入職流程圖之後，並交接給記錄到報告流程圖：期末結帳（由截止到簽核）。
前置流程
- 員工入職流程圖 — 跨部門的員工入職流程範本：涵蓋入職前的背景審查、IT 存取權限開通、第一天、第一個星期，以及第 90 天的試用期評核。
- 員工離職流程圖 — 跨部門的員工離職流程圖，設有人力資源部、經理、IT、薪酬部與行政部泳道：辭職通知、工作交接、離職面談、關閉權限、清付薪金。
- 請假申請流程圖 — 四條泳道的請假申請流程圖：提交日期與假期類別、年假餘額與替更檢查、主管審批、人力資源升級、薪酬處理與復工面談。
- 員工升遷流程圖（由提名到生效日期） — 員工升遷流程圖：提名或自行申請、資格審核、證據檔案、同儕校準、預算與人手編制、高層審批、按薪酬幅度定薪、發出通知書、生效日期與職責交接。
後續流程
- 記錄到報告流程圖：期末結帳（由截止到簽核） — 記錄到報告流程圖，涵蓋整個期末結帳：明細帳截止、應計與預付費用、集團內部往來核對、資產負債表科目調節、分錄批准、合併、變動分析、披露與簽核。