員工離職流程圖
跨部門的員工離職流程圖，設有人力資源部、經理、IT、薪酬部與行政部泳道：辭職通知、工作交接、離職面談、關閉權限、清付薪金。
運作方式
把泳道改名為你們真實的負責人
範本自帶人力資源部、經理、IT、薪酬部與財務、行政部。把它們換成你們機構中實際存在的團隊。如果 IT 與保安是分開的，就把那條泳道拆成兩條。如果一位辦公室經理同時管資產和樓宇門禁，就把行政部併入人力資源部，並刪掉空出來的泳道。
按你們的通知期調整階段欄
各欄依次是通知與決定、離職計劃、知識交接、最後一個星期、離職當天、離職之後。如果你們的標準通知期是三個月，就在計劃與交接之間加一欄，用於中間那段長時間。如果大部分離職只有兩個星期，就把計劃與知識交接合併成一欄。
把你們關閉存取權限的規則寫下來
決定甚麼會觸發「是否需要即時切斷存取權限？」這條分支：非自願離職、所有持有管理員或生產環境憑證的人、所有擁有付款審批權的人。把真實的觸發條件寫進節點備註，並加上你們的目標時限，例如通知發出後一小時之內，讓這張圖表達的是一項承諾而不是一種傾向。
列出你們實際發放的資產與系統
把「收回電腦、手提電話與門禁卡」換成你們真實的發放清單，並把完整的系統清單附到關閉存取權限那一步上。最常被遺漏的帳戶，是那些用團隊信用卡買下、從來沒有在 IT 登記過的帳戶，所以要加一步或一則備註，要求經理說出離職者用過、而 IT 並不管理的所有工具。
與薪酬部確認最後一期薪金與保存期限
最後一期薪金的時間、未放年假的折算、福利的終止日期，以及人事檔案必須保存多久，都取決於你們所在的司法管轄區與合約。在發布之前，把「計算最後一期薪金與福利」和「按檔案保存政策歸檔」這兩步與薪酬部和法律顧問過一遍，並把保存期限記在節點備註裡，讓任何人都不必再查一次。
發布它、指派負責人，並在真實離職之後檢討
把這張圖分享給人力資源部、IT、薪酬部和各位經理，讓所有人用同一個版本，而不是各自的私人清單。在接下來幾次離職之後，把圖重新走一遍，補上被遺漏的步驟。版本紀錄令人容易看出甚麼在甚麼時候被改動過——當這條流程被當作權限覆核的證據使用時，這一點很要緊。
常見問題
離職流程中自願離職與非自願離職有甚麼分別？
自願離職由一封辭職信開始，通知期是已知的，因此流程可以從容排序：經理確認最後工作天，交接鋪開在幾個星期裡，存取權限通常在最後一天關閉。非自願離職（解僱、職位取消、合約期滿）在對外公布之前需要一次人力資源部評估，往往還要法律顧問或員工代表參與，並且經常要求在談話結束的那一刻就切斷存取權限，而不是等到通知期結束。在圖中，這兩者是同一個判斷之下的兩條分支，並在共用的離職清單處重新匯合，因此其後的流程完全一樣。
離職過程中應該在甚麼時候關閉系統存取權限？
訂立兩條規則，並把它們寫進流程。對於一般的自願離職，權限在最後工作天結束時關閉，涵蓋單一登入、電郵、VPN、門禁卡、共用郵箱，以及任何繞過 IT 採購的第三方 SaaS。對於非自願離職以及所有持有特權權限的人（管理員、財務審批人、生產環境憑證），權限在決定被傳達的當天關閉，最好在一小時之內。在停用帳戶之前先轉移文件與郵箱的擁有權，否則檔案會變成無主狀態。這張圖把它做成 IT 泳道中一個明確的判斷，因此沒有人需要猜哪一條規則適用。
員工離職流程由誰負責？
人力資源部通常端到端負責這條流程，因為通知交到人力資源部、離職面談由人力資源部進行、檔案也在人力資源部手上。但人力資源部執行不了當中大部分步驟。經理負責交接計劃，以及「工作確實已經移交」這項確認；IT 負責關閉帳戶與轉移資料；薪酬部負責最後一期薪金與福利；行政部負責實物資產與樓宇門禁。泳道圖的意義就在於令這些負責人一個個可見，讓那些經常掉進罅隙裡的步驟——一部從未交回的電腦、一個殘留帳戶、一項沒有文件的週期性工作——有一位指名的負責人，而不是一個共同的假設。
離職面談應該談甚麼，甚麼時候談？
放在最後工作天之前三至五天：遲到本人願意坦白，早到他還在意講得準確、也還找得到人。談他為甚麼離開、別處給了甚麼條件、甚麼本來可以留住他、日常工作中甚麼在拖慢他，以及有哪些沒有寫下來、團隊應該知道的事情。把它與交接會議分開，並把結果以匯總主題而非逐字原話的形式回饋給管理層，否則接下來五個人只會給你客套的答案。請留意，在圖中離職面談位於主路徑上，而不是一個可選的旁支，這樣它就不會在忙亂的最後一個星期被略過。