員工離職流程圖
跨部門的員工離職流程圖，設有人力資源部、經理、IT、薪酬部與行政部泳道：辭職通知、工作交接、離職面談、關閉權限、清付薪金。
甚麼是員工離職流程
員工離職流程，就是把一份辭職通知變成一次乾淨收結的那些步驟：議定最後工作天、交接工作、關閉存取權限、收回公司財物、清付最後一期薪金、把人事檔案歸檔。它與其說是一份工作清單，不如說是一個協調問題。人力資源部接到通知，但交接由經理負責，帳戶由 IT 負責，款項由薪酬部負責，電腦和門禁卡由行政部負責。沒有人看得見全貌，所以掉在部門之間的那些部分，正是會出事的部分。
有兩種失誤很常見，而且都很昂貴。第一種是殘留存取權限：一個在人已經走了幾個星期之後仍然有效的帳戶，它會在下一次權限覆核中變成審核發現，偶爾還會變成一宗保安事故。第二種是知識流失：一項沒有寫下來的週期性工作，或者一個其他人都登入不到的系統，一個月後它壞掉時才被發現。一份寫下來的流程同時解決這兩件事：為每一步指定一位負責人和一個限期，並且強制交接必須經確認簽收，而不是被假設已經完成。
自願離職與非自願離職在紙面上很相似，實際走起來卻分道揚鑣。辭職給了你們一段可以運用的通知期，因此存取權限在最後一天關閉，交接也可以從容安排。解僱通常需要人力資源部在對外公布之前先做一次評估，而且存取權限往往必須在談話當天就切斷。這張流程圖在很早的位置就按這個判斷分岔，然後把兩條路徑帶回同一份清單，讓你們維護一條流程而不是兩條。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 在收到離職通知之後隨即出現的自願與非自願分支：辭職交給經理確認最後工作天，非自願離職則先經過一次人力資源部評估。兩條路徑在共用的離職清單處重新匯合，因此其後的流程完全相同。
- 為真正在做這些事的團隊而設的五條泳道——人力資源部、經理、IT、薪酬部與財務、行政部——橫跨六個階段：通知與決定、離職計劃、知識交接、最後一個星期、離職當天，以及離職之後。
- IT 泳道中一個獨立的「是否需要即時切斷存取權限？」判斷，讓非自願離職以及持有特權權限的人當天就被關閉，而不是等到最後工作天。這一步還帶有一則備註，寫明關閉甚麼、按甚麼次序關閉。
- 一個交接循環，而不是一個方格：草擬交接計劃、移交專案與帳戶、更新操作手冊與文件，然後是「交接是否已確認簽收？」這道關卡，它把未完成的工作退回給經理，而不是任由它滑到離職當天。
- 離職當天的資產交還，配以「資產是否全部交還？」這道檢查：未有交回的電腦、手提電話與門禁卡會轉交薪酬部跟進，然後 IT 才關閉所有餘下的存取權限。
- 大部分清單都會遺漏的收結步驟：清付最後一期薪金與發出僱傭文件，並按你們的檔案保存政策把人事檔案歸檔，然後才把流程標示為完成。
何時使用本範本
- 你們正在編寫或重寫離職 SOP，需要一個已經涵蓋跨部門交接的起步結構，而不只是人力資源部那幾步。
- 權限覆核一次又一次翻出已離職人員的帳戶，你們需要說明流程中存取權限在哪裡關閉、由誰觸發。
- 離職全靠一兩個人憑記憶處理，這些人一放假或者自己也走了，流程就崩潰。
- 一位新來的人力資源主任、辦公室經理或團隊主管，需要在沒有資深同事帶一次的情況下獨力完成第一次離職。
- 你們正在準備一份保安問卷、一次認證審核，或者一位客戶的盡職審查，當中問到員工存取權限在終止僱傭時是如何關閉的。
運作方式
把泳道改名為你們真實的負責人
範本自帶人力資源部、經理、IT、薪酬部與財務、行政部。把它們換成你們機構中實際存在的團隊。如果 IT 與保安是分開的，就把那條泳道拆成兩條。如果一位辦公室經理同時管資產和樓宇門禁，就把行政部併入人力資源部，並刪掉空出來的泳道。
按你們的通知期調整階段欄
各欄依次是通知與決定、離職計劃、知識交接、最後一個星期、離職當天、離職之後。如果你們的標準通知期是三個月，就在計劃與交接之間加一欄，用於中間那段長時間。如果大部分離職只有兩個星期，就把計劃與知識交接合併成一欄。
把你們關閉存取權限的規則寫下來
決定甚麼會觸發「是否需要即時切斷存取權限？」這條分支：非自願離職、所有持有管理員或生產環境憑證的人、所有擁有付款審批權的人。把真實的觸發條件寫進節點備註，並加上你們的目標時限，例如通知發出後一小時之內，讓這張圖表達的是一項承諾而不是一種傾向。
列出你們實際發放的資產與系統
把「收回電腦、手提電話與門禁卡」換成你們真實的發放清單，並把完整的系統清單附到關閉存取權限那一步上。最常被遺漏的帳戶，是那些用團隊信用卡買下、從來沒有在 IT 登記過的帳戶，所以要加一步或一則備註，要求經理說出離職者用過、而 IT 並不管理的所有工具。
與薪酬部確認最後一期薪金與保存期限
最後一期薪金的時間、未放年假的折算、福利的終止日期，以及人事檔案必須保存多久，都取決於你們所在的司法管轄區與合約。在發布之前，把「計算最後一期薪金與福利」和「按檔案保存政策歸檔」這兩步與薪酬部和法律顧問過一遍，並把保存期限記在節點備註裡，讓任何人都不必再查一次。
發布它、指派負責人，並在真實離職之後檢討
把這張圖分享給人力資源部、IT、薪酬部和各位經理，讓所有人用同一個版本，而不是各自的私人清單。在接下來幾次離職之後，把圖重新走一遍，補上被遺漏的步驟。版本紀錄令人容易看出甚麼在甚麼時候被改動過——當這條流程被當作權限覆核的證據使用時，這一點很要緊。
常見問題
離職流程中自願離職與非自願離職有甚麼分別？
自願離職由一封辭職信開始，通知期是已知的，因此流程可以從容排序：經理確認最後工作天，交接鋪開在幾個星期裡，存取權限通常在最後一天關閉。非自願離職（解僱、職位取消、合約期滿）在對外公布之前需要一次人力資源部評估，往往還要法律顧問或員工代表參與，並且經常要求在談話結束的那一刻就切斷存取權限，而不是等到通知期結束。在圖中，這兩者是同一個判斷之下的兩條分支，並在共用的離職清單處重新匯合，因此其後的流程完全一樣。
離職過程中應該在甚麼時候關閉系統存取權限？
訂立兩條規則，並把它們寫進流程。對於一般的自願離職，權限在最後工作天結束時關閉，涵蓋單一登入、電郵、VPN、門禁卡、共用郵箱，以及任何繞過 IT 採購的第三方 SaaS。對於非自願離職以及所有持有特權權限的人（管理員、財務審批人、生產環境憑證），權限在決定被傳達的當天關閉，最好在一小時之內。在停用帳戶之前先轉移文件與郵箱的擁有權，否則檔案會變成無主狀態。這張圖把它做成 IT 泳道中一個明確的判斷，因此沒有人需要猜哪一條規則適用。
員工離職流程由誰負責？
人力資源部通常端到端負責這條流程，因為通知交到人力資源部、離職面談由人力資源部進行、檔案也在人力資源部手上。但人力資源部執行不了當中大部分步驟。經理負責交接計劃，以及「工作確實已經移交」這項確認；IT 負責關閉帳戶與轉移資料；薪酬部負責最後一期薪金與福利；行政部負責實物資產與樓宇門禁。泳道圖的意義就在於令這些負責人一個個可見，讓那些經常掉進罅隙裡的步驟——一部從未交回的電腦、一個殘留帳戶、一項沒有文件的週期性工作——有一位指名的負責人，而不是一個共同的假設。
離職面談應該談甚麼，甚麼時候談？
放在最後工作天之前三至五天：遲到本人願意坦白，早到他還在意講得準確、也還找得到人。談他為甚麼離開、別處給了甚麼條件、甚麼本來可以留住他、日常工作中甚麼在拖慢他，以及有哪些沒有寫下來、團隊應該知道的事情。把它與交接會議分開，並把結果以匯總主題而非逐字原話的形式回饋給管理層，否則接下來五個人只會給你客套的答案。請留意，在圖中離職面談位於主路徑上，而不是一個可選的旁支，這樣它就不會在忙亂的最後一個星期被略過。