員工入職流程圖
跨部門的員工入職流程範本：涵蓋入職前的背景審查、IT 存取權限開通、第一天、第一個星期，以及第 90 天的試用期評核。
甚麼是員工入職流程
員工入職並不是一條人力資源流程，而是四條必須在同一個上午收結的流程。人力資源部發出合約並執行背景審查，IT 訂購硬件並開通帳戶，行政部準備座位與門禁，用人經理設定期望並跟進試用期的檢查點。每個團隊都可以把自己那部分做得完美無缺，新員工在第一天仍然坐著等一個登入帳戶。
正因如此，這條流程真正有用的版本是畫成泳道，而不是列成清單。工作按負責人拆開之後，就能看見它實際上會在哪兩處斷掉：由背景審查到準備工作的交接（在入職日期確認、審查結果落實之前，IT 甚麼都訂不了），以及入職日期與設備到貨前置時間之間的落差。這兩處在圖中都是帶補救分支的真實判斷，而不是在順利路徑上貼一張便條。
下面這張圖由接受聘書開始，到確認正式聘用或者延長試用期結束。它涵蓋四條泳道上的六個階段，並且把失敗路徑保留在明處：被標示異常的背景審查先走到用人經理的例外決定，然後才談得上撤回聘書；來不及送到的設備會觸發一套臨時後備設備，而不是讓第一個工作天卡住。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 四條泳道（人力資源部、用人經理、IT、行政部）橫跨六個階段：聘書與合約、背景審查、準備工作、第一天、第一個星期與試用期
- 入職前階段：發出合約並確認入職日期，隨後執行背景審查與推薦人核實，並在入職日期一經議定的當天就傳給 IT 與行政部
- 一個背景審查判斷，把被標示的異常送入「用人經理是否批准例外？」這道覆核，因此只有在有紀錄的人為判斷之後才會撤回聘書
- 必須在第一天之前完成的準備鏈條：訂購手提電腦與手提電話、開立帳戶並授予存取權限、準備座位與門禁——在 IT 泳道與行政部泳道之間交接
- 「設備能否在入職日期前就緒？」這道關卡帶有真實的後備方案：發放一套臨時後備設備，讓第一天照常進行
- 第一天到試用期：歡迎與入職簡介、交付設備並即場驗證存取權限、簽署政策與 IT 使用守則、團隊介紹與入職夥伴、講清職位期望、第 30 天與第 60 天的跟進面談，以及第 90 天的決定——確認正式聘用，或者延長試用期並配以支援計劃
何時使用本範本
- 你們正在編寫或重寫入職 SOP，需要一張圖說明誰做甚麼，而不是四份互不相干的團隊清單
- 新員工一再在沒有電腦、沒有帳戶、沒有座位的情況下報到，你們需要看清究竟是哪一次交接失敗了
- 人力資源部、IT 與行政部各用各的工具，沒有人為由接受聘書到第一天的端到端時間表問責
- 你們招聘的頻率高到入職必須以同樣的方式運行，無論涉及哪一位經理
- 有人問起存取權限是如何授予的、政策簽署是如何留底的，你們需要一份寫下來的流程可以指過去
運作方式
把泳道改名為你們機構的實際情況
把人力資源部、用人經理、IT 與行政部換成真正在做這些事的團隊。如果薪酬部、保安或者一個共用服務台在你們公司擁有其中某一步，就給它一條自己的泳道，而不是把交接埋進人力資源部裡面。
填入真實的前置時間
把「設備能否在入職日期前就緒？」改成你們 IT 團隊實際給出的前置時間，並把這個門檻寫在節點上。如果硬件要三個星期，這道檢查就必須放在簽署合約的時候，而不是入職前一個星期。
按你們的政策重寫背景審查分支
把「背景審查是否通過？」與那個例外決定，換成你們在本地法例下有權亦必須執行的審查項目，並指明由誰批准例外。如果你們根本不做背景審查，就把這條分支整條刪掉。
逐一寫明系統名稱
把「開立帳戶並授予存取權限」拆成新員工第一天要用到的各個系統。正是把它們逐一列出名稱，才令這張圖變成 IT 不必再追問一句就能執行的東西。
為每一步加上負責人與到期偏移
用每個節點的備註欄記下由誰負責，以及相對入職日期甚麼時候到期（入職前 10 天、第一天、第 30 天）。這樣這張圖同時也是時間表。
在接下來幾次招聘之後檢討
問每一位新員工第一天缺了甚麼，然後更新這張圖。入職流程圖老化得很快，因為工具和權限要求的變化比文件快得多。
常見問題
員工入職流程主要包含哪些階段？
大部分入職流程有五個階段：入職前（合約、背景審查、訂購設備、開立帳戶）、第一天（歡迎、座位、系統存取權限、簽署政策）、第一個星期（團隊介紹、職位期望、培訓計劃）、首 30 至 60 天（有安排的跟進面談），以及正式確認聘用的試用期或第 90 天評核。上面這張圖把入職前拆成「聘書與合約」和「背景審查」兩個階段，因為正是審查結果解除了對 IT 與行政部的阻塞。
入職前準備與入職有甚麼分別？
入職前準備是接受聘書與入職日期之間的一切：合約、背景審查與推薦人核實、訂購硬件、開立帳戶、座位與門禁。入職由第一個工作天開始。這條界線在操作上很要緊，因為所有前置時間都落在入職前準備裡面。第一天才下單的電腦要到第三個星期才到，所以任何由入職日期才開始的入職流程，一開始就已經遲了。
員工入職流程由誰負責，是人力資源部還是用人經理？
人力資源部通常負責流程本身與合規步驟（合約、背景審查、政策簽署確認、薪酬），而用人經理負責結果：職位期望、培訓、跟進面談以及試用期決定。IT 與行政部各自負責自己的準備步驟，但很少為整體時間表問責。正是這樣的劃分，才令這條流程需要一位指名的端到端負責人——多數情況下是人力資源部——在入職日期變動時去推動其他泳道。
某一步失敗時會發生甚麼，我應該怎樣畫出來？
把失敗路徑畫出來，而不是在註腳裡描述它。在這份範本中，被標示異常的背景審查會走到用人經理的例外決定，它要麼回到主流程，要麼終止於撤回聘書；來不及送到的設備則轉往一套臨時後備設備，並在第一天重新匯入主流程。每一條分支要麼回到主流程，要麼以一個明確的終點結束，因此不存在一條流程就此停住的路徑。