如何制定員工離職流程
如何設計員工離職流程：每一步都由最後工作日倒推定期、把撤銷權限畫兩次，並為完全沒有前置時間的非自願離職另闢一條路線。
運作方式
先定離職日期和離職類型
兩項事實支配着其餘所有日期：已確認的最後工作日，以及這次離開是不是員工自己的選擇。收到通知那天就把兩者寫成白紙黑字，然後把每一步的到期日表達成與離職日期的距離——最後一天減十個工作天。距離捱得住離職日期改動，而離職日期是會改的。
想清楚非自願那一種改變了甚麼
列出當離職不是員工自己的選擇時、到期日會改變的那些步驟。通常是三項——撤銷權限、回收資產和內部公布——而在那種情況下三項同時到期，其餘的都保持原本的距離。把這個分叉畫出來，不要留給當天的臨場判斷。
把步驟打成列，把路線編上號
每一列的「方框文字」是一個步驟，「連線至」欄填的是它通向那一列的列號，於是次序是資料而不是幾何。把離職類型那條問題的「形狀」設為決策，再把「自願」和「非自願」按旁邊號碼的次序填進「連線文字」。
把時間表放進水平泳道
「垂直泳道」欄放負有問責的職能——人力資源、主管、IT、薪酬與財務、設施管理——「水平泳道」欄放階段。在離職圖裏，階段就是時間窗，所以把「最後一周」、「離職當日」和「離職之後」填進去：時間表於是變成讀者看得見的東西，而不是要靠推斷得出來。
把撤銷權限畫兩次
一列給高風險離職的當日切斷，一列給最後工作日的全面關閉，各自寫明自己的系統：SSO、電郵、VPN、門禁卡、共用郵箱、第三方 SaaS。停用帳戶之前先轉移檔案和日曆的擁有權，否則你剛簽收的那份交接就變成拿不到的東西。
用一個真實日期把偏移全部算一次
取一個離職日期，在每一列旁邊寫上完整的實際日曆日期——不可能成立的列會立刻浮現，由任何一個在撤銷之後仍然需要離職者帳戶的步驟開始。然後為非自願離職再寫一次，那裏所有距離都歸零。如果兩次寫出來一模一樣，第 2 列那個分叉就只是裝飾。
常見問題
員工離職流程有哪些步驟？
六個階段，每一個由限期而不是由它在清單上的位置定義。通知與決定：確認收到離職通知、分類、確認最後工作日。離職計劃：開立清單、通知受影響的團隊、決定是否必須即時切斷權限。知識交接：草擬並執行交接、更新操作手冊、取得確認通過。最後一周：離職面談、計算最後一期薪酬。離職當日：資產收回，餘下權限關閉。離職之後：發放最後一期薪酬、封存紀錄。
員工離職時應該甚麼時候撤銷 IT 權限？
普通辭職是在最後工作日結束時；解僱，或者任何對資料、客戶、同事構成可信風險的離職，則是在通知的那一刻。示例把兩者都畫了出來，這正是重點所在：「是否需要即時關閉權限？」在第一天就要回答，而「撤銷所有餘下權限」定在離職當日。先轉移檔案、日曆和共用郵箱的擁有權——在此之前停用帳戶，會把一份已確認通過的交接變成一張支援工單。
非自願離職與自願離職有甚麼分別？
是同一套步驟，只是時間被壓縮了。辭職的情況下，它們分佈在整段通知期，權限隨最後一更結束；解僱的情況下，撤銷權限、回收資產和內部公布全部在那場對話之後一小時內發生，而交接只能從已有的文件裏重建出來。正因如此，分類屬於通知之後緊接的位置，而不是政策的附錄：它是那個會把所有下游限期重新設定的輸入。
員工離職流程由誰負責？
人力資源負責流程本身與人事檔案，直屬主管負責交接和已確認的離職日期，IT 負責撤銷權限，薪酬負責最後一期計算，設施管理負責資產。值得畫出來的分別，是「擁有一個步驟」與「有能力開始它」之間的差異：IT、薪酬和設施管理都在按一個不由自己決定的日期工作，所以在通知到達那一天，每一方都需要離職日期和離職類型作為書面輸入。