如何制定員工離職流程
如何設計員工離職流程：每一步都由最後工作日倒推定期、把撤銷權限畫兩次，並為完全沒有前置時間的非自願離職另闢一條路線。
員工離職流程由收到離職通知走到人事檔案封存，而支配它的是日期而不是次序：每一步都在距離最後工作日的固定位置到期。
簡而言之
- 入職的限期在發聘書那天就知道；離職有一種情況把它們一次過全部定死。
- 每一步都在距離最後工作日的某個位置到期，而不是僅僅排在上一步之後。
- 撤銷得太遲是一項審核發現，不是一點不便，所以要給它一個鐘點。
- 撤銷權限出現兩次：風險要求時當日執行，最後一更結束時全面執行。
- 紀錄和保存期限比離職本身活得更久，所以流程不會在最後一天結束。
所有偏移同時歸零的那一種離職
離職幾乎永遠被寫成一張有次序的清單，而次序正是紙上最沒有用的東西。決定一次離職走得乾不乾淨的，是每一步相對最後工作日在甚麼時候到期：受影響的團隊要在還有團隊可通知的時候通知、交接要在還剩兩星期的時候草擬、帳戶要在最後一更結束時關掉。一張清單完全承載不了這些，而且一個忙碌的上午就可以把它全部剔完。
由一個固定日期倒推規劃，入職流程也用同一種技巧，而離職這一版更難。入職的限期在聘書獲接受那一天就全部知道；離職卻有一種情況，通知與最後工作日是同一瞬間：非自願離職的每一個偏移都歸零，撤銷權限、回收資產和內部公布，全部在那場對話結束時到期。入職裏沒有任何一件事是這樣運作的。
所以下面的示例在任何規劃開始之前，就先在「自願還是非自願離職？」分叉。它的階段就是時間表而不是分組——「通知與決定」、「最後一周」、「離職當日」、「離職之後」——每一列都由它所在的階段繼承到期日。「交接是否已確認通過？」承載了全圖唯一一條向後的路線，它的「否」回到「移交專案與帳戶」，那是一次必須在有人需要之前就寫進計劃裏的第二輪。
六個階段，一個離職日
橫跨五個負責方、由人力資源到設施管理的員工離職流程。權限在這裏撤銷了兩次——離職日期真正決定的是哪一次？
兩種離職，兩張時間表
「自願還是非自願離職？」是圖上第二列，它不是為了語氣而存在。「自願」通往「確認最後工作日」，有一段通知期可以在裏面規劃；「非自願」通往「完成非自願離職覆檢」，那裏通知和最後一天是同一場對話。
定這一步的是風險不是次序
權限的決定比交接的草擬早兩列，所以帳戶可以在有人寫下裏面有甚麼之前就關掉。「是否需要即時關閉權限？」的「是」通往「當日撤銷權限」，議定的那一小時就到期；「否」則通往「草擬交接計劃」。
最後一周由後向前定期
定期的是階段，所以「最後一周」以「進行離職面談」和「計算最後一期薪酬與福利」收結，兩者都由離職日期倒數，而不是排在交接後面。「交接是否已確認通過？」答「否」回到「移交專案與帳戶」，那一輪需要日子。
離職日期管到哪裏為止
撤銷權限第二次出現，定的是最後一更，而不是第一天給出的那個答案——「撤銷所有餘下權限」是離職日期管得到的最後一列。「發放最後一期薪酬並交付文件」跟的是出糧周期，「按保存政策封存紀錄」跟的是保存期限。
運作方式
先定離職日期和離職類型
兩項事實支配着其餘所有日期：已確認的最後工作日，以及這次離開是不是員工自己的選擇。收到通知那天就把兩者寫成白紙黑字，然後把每一步的到期日表達成與離職日期的距離——最後一天減十個工作天。距離捱得住離職日期改動，而離職日期是會改的。
想清楚非自願那一種改變了甚麼
列出當離職不是員工自己的選擇時、到期日會改變的那些步驟。通常是三項——撤銷權限、回收資產和內部公布——而在那種情況下三項同時到期，其餘的都保持原本的距離。把這個分叉畫出來，不要留給當天的臨場判斷。
把步驟打成列，把路線編上號
每一列的「方框文字」是一個步驟，「連線至」欄填的是它通向那一列的列號，於是次序是資料而不是幾何。把離職類型那條問題的「形狀」設為決策，再把「自願」和「非自願」按旁邊號碼的次序填進「連線文字」。
把時間表放進水平泳道
「垂直泳道」欄放負有問責的職能——人力資源、主管、IT、薪酬與財務、設施管理——「水平泳道」欄放階段。在離職圖裏，階段就是時間窗，所以把「最後一周」、「離職當日」和「離職之後」填進去：時間表於是變成讀者看得見的東西，而不是要靠推斷得出來。
把撤銷權限畫兩次
一列給高風險離職的當日切斷，一列給最後工作日的全面關閉，各自寫明自己的系統：SSO、電郵、VPN、門禁卡、共用郵箱、第三方 SaaS。停用帳戶之前先轉移檔案和日曆的擁有權，否則你剛簽收的那份交接就變成拿不到的東西。
用一個真實日期把偏移全部算一次
取一個離職日期，在每一列旁邊寫上完整的實際日曆日期——不可能成立的列會立刻浮現，由任何一個在撤銷之後仍然需要離職者帳戶的步驟開始。然後為非自願離職再寫一次，那裏所有距離都歸零。如果兩次寫出來一模一樣，第 2 列那個分叉就只是裝飾。
應避免的錯誤
只列步驟，不定日期
每一項都寫着「離職時」到期，而那不是一個日期。真正有前置時間的步驟——回收資產、重新分配授權、第二輪交接——就是之後會做得太遲、或者根本沒做的那幾項。
撤銷權限沒有指名負責人
沒有人負責的撤銷，最後總會做完，卻從來留不下證據。指名職能、指名系統，並給它一個時間：一個仍然持有有效憑證的閒置帳戶，是一項在等審核員的發現。
照辭職畫，卻要在解僱時用
以通知期為前提建立的圖，正是解僱當天沒有人理會的那一張，而解僱恰恰是時間最要緊的那一種離職。及早按離職類型分叉，讓兩種情況的分別在於同時性，而不只是語氣。
資產未收回就先出糧
「計算最後一期薪酬與福利」排在設施管理收回任何東西之前，只有發放那一步排在「資產是否已全部交回？」之後。這道空隙的意義，是從你仍然握住的錢裏扣，而不是日後去追一筆欠款。
制定你們的離職時間表
把示例開啟為你自己的圖表，用一個真實的離職日期把每一步算一次，並寫明由誰在甚麼時候撤銷甚麼。
相關指南
常見問題
員工離職流程有哪些步驟？
六個階段，每一個由限期而不是由它在清單上的位置定義。通知與決定：確認收到離職通知、分類、確認最後工作日。離職計劃：開立清單、通知受影響的團隊、決定是否必須即時切斷權限。知識交接：草擬並執行交接、更新操作手冊、取得確認通過。最後一周：離職面談、計算最後一期薪酬。離職當日：資產收回，餘下權限關閉。離職之後：發放最後一期薪酬、封存紀錄。
員工離職時應該甚麼時候撤銷 IT 權限？
普通辭職是在最後工作日結束時；解僱，或者任何對資料、客戶、同事構成可信風險的離職，則是在通知的那一刻。示例把兩者都畫了出來，這正是重點所在：「是否需要即時關閉權限？」在第一天就要回答，而「撤銷所有餘下權限」定在離職當日。先轉移檔案、日曆和共用郵箱的擁有權——在此之前停用帳戶，會把一份已確認通過的交接變成一張支援工單。
非自願離職與自願離職有甚麼分別？
是同一套步驟，只是時間被壓縮了。辭職的情況下，它們分佈在整段通知期，權限隨最後一更結束；解僱的情況下，撤銷權限、回收資產和內部公布全部在那場對話之後一小時內發生，而交接只能從已有的文件裏重建出來。正因如此，分類屬於通知之後緊接的位置，而不是政策的附錄：它是那個會把所有下游限期重新設定的輸入。
員工離職流程由誰負責？
人力資源負責流程本身與人事檔案，直屬主管負責交接和已確認的離職日期，IT 負責撤銷權限，薪酬負責最後一期計算，設施管理負責資產。值得畫出來的分別，是「擁有一個步驟」與「有能力開始它」之間的差異：IT、薪酬和設施管理都在按一個不由自己決定的日期工作，所以在通知到達那一天，每一方都需要離職日期和離職類型作為書面輸入。
