Cómo hacer un diagrama de flujo
Cómo hacer un diagrama de flujo desde cero: las cuatro figuras que sirven para casi cualquier proceso, cómo funcionan las flechas y las decisiones, y cómo cerrar cada camino. Con un ejemplo en vivo.
Hacer un diagrama de flujo consiste en escribir los pasos en orden, marcar los puntos donde el camino se bifurca y darle a cada ruta un sitio donde terminar: las figuras son solo la notación de esas tres cosas.
En resumen
- Cuatro figuras cubren casi todo: terminador, proceso, decisión y documento.
- Un solo inicio. Si tu diagrama tiene dos, son dos diagramas.
- Un rombo contiene una pregunta, y cada flecha que sale de él lleva etiqueta.
- Cada ruta termina en un punto explícito, también las que acaban mal.
- Escribe primero los pasos y deja que el diseño se genere; las cajas colocadas a mano no sobreviven a ninguna corrección.
Las cuatro figuras que hacen casi todo el trabajo
Los diagramas de flujo tienen fama de ser un engorro, y esa fama viene casi toda de las herramientas, no de la idea. La idea se explica en un minuto: un terminador redondeado marca dónde empieza el proceso y dónde termina cada camino, un rectángulo es algo que alguien hace, un rombo es una pregunta que bifurca el camino y una flecha significa «lo siguiente». Todo lo demás en una biblioteca de figuras es decoración que puedes ignorar hasta que la necesites.
Lo que de verdad requiere práctica es la disciplina que hay debajo. Un solo inicio, no tres. Una acción por rectángulo, para que un paso se pueda entregar a otra persona sin una nota explicativa. Una pregunta dentro de cada rombo, con una etiqueta en cada salida. Y un final en cada ruta, incluidas aquellas en las que la respuesta fue no, porque las rutas del no son justamente el motivo por el que alguien abre un diagrama de flujo.
El ejemplo de abajo es una solicitud de vacaciones: un proceso por el que casi todo el mundo ha pasado, lo bastante pequeño para tenerlo en la cabeza y más enredado de lo que parece. Recorre las cuatro etapas y fíjate en dónde está el lío: un saldo de días que no llega, una cobertura que no se encuentra, una solicitud que se cancela cuando ya se ha avisado a nómina.
Construye un diagrama de flujo en cuatro etapas
Una solicitud de vacaciones, del formulario a la ausencia registrada. Recórrela y mira cómo cada figura se gana su sitio.
Un inicio y un paso
El terminador nombra el hecho que arranca el proceso (que alguien envía una solicitud) y el rectángulo es lo primero que una persona hace con ella. Dos figuras y una flecha ya son un diagrama de flujo válido; todo lo que viene después es el mismo movimiento repetido.
La primera pregunta
«¿Saldo de días suficiente?» es un rombo, y la salida del No lleva a otra pregunta en vez de a un callejón sin salida: cambiar las fechas, cogerlo sin sueldo o retirar la solicitud. Tres salidas etiquetadas, y una de ellas cierra el proceso ahí mismo.
Los bucles son normales
Si no hay cobertura, el flujo vuelve a «Cambiar las fechas y reenviar» en lugar de fallar. Una flecha que apunta hacia atrás no es un error en un diagrama de flujo: es la forma de dibujar lo que de verdad ocurre, que es que la gente lo vuelve a intentar.
Cierra todos los caminos
La planificación, el traspaso a nómina, una vía de cancelación que se reengancha a mitad del flujo y una entrevista de reincorporación opcional. Cinco rutas llegan a un final y ninguna se queda colgada en el aire.
Cómo funciona
Escribe los pasos en orden
Frases normales, una acción cada una, en el orden en que ocurren. Hazlo antes de abrir nada que dibuje. Casi toda la dificultad que la gente atribuye a los diagramas de flujo es en realidad la dificultad de decidir cuáles son los pasos, y una lista pone esa decisión a la vista.
Escríbelos como filas
En QueryChart cada fila es una caja: pon la frase en la columna «Box text» y el diagrama aparece mientras escribes. No hay lienzo que ordenar ni nada que arrastrar, y eso importa, porque un diagrama que puedes corregir en diez segundos es un diagrama que sigue siendo cierto.
Únelos con números de fila
La columna «Line to» toma el número de la fila a la que lleva un paso. La fila 1 apunta a la 2, la 2 a la 3, y así sucesivamente. Suena mecánico, y esa es justo la gracia: las conexiones son datos, así que sobreviven a que reordenes, renombres y reescribas las filas.
Marca las preguntas
Cambia la columna «Shape» a Decision en toda fila que pregunte algo y reescribe la etiqueta como una pregunta. Después pon las respuestas en «Line text», en el mismo orden que los números de «Line to», para que cada flecha diga qué caso cubre.
Dale un final a cada ruta
Sigue cada rama hasta su conclusión. Pon «Shape» en End donde el proceso termina con normalidad y en Reject donde se detiene porque algo se rechazó. Una comprobación rápida: cada fila debe apuntar a algún sitio o ser un terminador.
Léelo en voz alta y compártelo
Recorre cada camino desde el inicio y léelo en voz alta. Si una frase no tiene sentido, el diagrama está mal, no quien lo lee. Después comparte el enlace en lugar de exportar una imagen, para que la versión que la gente tiene sea la que tú sigues corrigiendo.
Errores que debes evitar
Empezar por el dibujo
Las cajas se colocan antes de que nadie se ponga de acuerdo en cuáles son los pasos, y entonces la colocación se convierte en lo que a nadie le apetece tocar. Escribe primero la lista y deja que el diseño salga de ella.
Flechas sin etiqueta
Salen dos líneas de un rombo y ninguna dice a qué respuesta corresponde. El diagrama parece terminado y no se puede seguir.
Dibujar solo el día bueno
Un diagrama de flujo en el que nunca se rechaza nada, nada falta y nada llega tarde es el dibujo de un deseo. Los rechazos son el contenido.
Demasiadas figuras
Las bibliotecas de figuras ofrecen decenas. Usar seis rectángulos distintos para seis tipos de trabajo solo significa que quien lee necesita ahora una leyenda para leer tu leyenda.
Haz tu propio diagrama de flujo
Abre el ejemplo de la solicitud de vacaciones como tu propio diagrama y edítalo, o borra las filas y empieza desde tus propios pasos.
Guías relacionadas
Preguntas frecuentes
¿Qué significan las figuras de un diagrama de flujo?
Un óvalo o un rectángulo redondeado es un terminador: donde arranca el proceso y donde termina cada ruta. Un rectángulo es un paso de proceso, algo que alguien hace. Un rombo es una decisión: una pregunta con una salida etiquetada para cada respuesta. Una figura de documento marca un paso que genera un registro. Esas cuatro cubren casi cualquier proceso de negocio. El resto de una biblioteca de figuras (cilindros para bases de datos, paralelogramos para entradas) solo vale la pena cuando sin ellas quien lee entendería otra cosa.
¿Cómo empiezo a hacer un diagrama de flujo?
Con dos frases, no con una figura. Escribe el hecho que arranca el proceso y el estado que significa que ha terminado. Después lista lo que pasa en medio, una acción por línea y en orden. Esa lista es el diagrama de flujo; ponerlo en un lienzo es la parte mecánica, y en QueryChart consiste literalmente en escribir la lista en filas y numerar a qué fila lleva cada una.
¿Cuál es la diferencia entre un diagrama de flujo y un mapa de procesos?
Un diagrama de flujo muestra secuencia y lógica. Un mapa de procesos añade encima la propiedad (quién es responsable de cada paso, normalmente dividiendo el flujo en carriles) y a menudo también qué sistemas y qué registros intervienen. Empieza por el diagrama de flujo. Añade carriles en cuanto el proceso cruce la frontera de un departamento, porque ahí es donde viven los fallos interesantes.
¿Puedo hacer un diagrama de flujo gratis?
Sí. El plan gratuito de QueryChart cubre crear, editar y compartir diagramas, incluidas decisiones, terminadores y carriles. Si quieres evitar por completo registrarte, ProcessMapping.app convierte una lista de pasos pegada en un diagrama directamente en el navegador y sin cuenta. Los dos generan el diseño por ti en lugar de obligarte a colocar cajas, que es justo la parte que decide si un diagrama se mantiene al día.
