Plantillas de la cotización al cobro (6 diagramas enlazados)
Seis diagramas enlazados para el ciclo de ingresos: calificación de leads, pipeline de ventas, aprobación de crédito, onboarding de clientes, renovación de contratos y baja, con el bucle de recuperación ya cerrado.
El ciclo de la cotización al cobro es un bucle y no un embudo: un cliente que se da de baja vuelve a entrar por la calificación de leads, y la cola de recuperación es la misma lista de la que arrancó el pipeline.
Qué incluye el paquete
1. Diagrama de flujo de la calificación de leads: de MQL a lead aceptado
De calificado por marketing a calificado por ventas: la puntuación, el enrutado y la vía de descarte.
2. Diagrama de flujo del pipeline de ventas: de oportunidad a cierre ganado
De oportunidad a cerrada ganada: descubrimiento, propuesta, negociación y las puertas entre etapas.
3. Diagrama de flujo de aprobación de crédito a clientes (límite y condiciones)
La puerta sobre las condiciones: control de crédito, fijación del límite y el comité de excepciones.
4. Diagrama de flujo del proceso de onboarding de clientes
De cerrada ganada a en producción: kickoff, configuración, migración de datos y traspaso a soporte.
5. Diagrama del proceso de renovación de contratos (preaviso a firma)
La decisión recurrente: revisión de uso, oferta de renovación, negociación y la ventana de preaviso.
6. Diagrama de flujo del proceso de baja de clientes (de solicitud a cierre)
La baja bien hecha: el intento de retención, la salida ordenada y la cola de recuperación.
Cómo se conectan
- Diagrama de flujo de la calificación de leads: de MQL a lead aceptado → Diagrama de flujo del pipeline de ventas: de oportunidad a cierre ganado
- «Oportunidad aceptada por ventas» es el traspaso por el que se mide a marketing y desde el que se mide a ventas. Convertirlo en un enlace y no en una simple frontera entre etapas es lo que impide que los dos equipos lo cuenten de forma distinta.
- Diagrama de flujo del pipeline de ventas: de oportunidad a cierre ganado → Diagrama de flujo de aprobación de crédito a clientes (límite y condiciones)
- «Preparar la propuesta y el precio» es donde aparecen por primera vez las condiciones no estándar. La aprobación de crédito corre en paralelo a la propuesta y no después, o la oferta sale antes de que nadie haya comprobado que el cliente puede pagarla.
- Diagrama de flujo del pipeline de ventas: de oportunidad a cierre ganado → Diagrama de flujo del proceso de onboarding de clientes
- «Cerrada ganada y traspaso a onboarding» es el traspaso que más se cae de todo el ciclo. El enlace es lo que hace visible el último paso del ejecutivo de cuentas para el equipo que se queda con los siguientes noventa días.
- Diagrama de flujo del proceso de onboarding de clientes → Diagrama de flujo de aprobación de crédito a clientes (límite y condiciones)
- «¿Requiere control de crédito o KYC?» llega al mismo proceso de crédito desde una segunda entrada. Un único control documentado con dos llamadores: eso es lo que expresa un paquete y lo que un diagrama único tendría que duplicar.
- Diagrama de flujo del proceso de onboarding de clientes → Diagrama del proceso de renovación de contratos (preaviso a firma)
- «Traspaso a soporte y gestión de cuenta» es donde termina el onboarding y arranca el reloj de la renovación. Las renovaciones que se pierden en el mes once suelen perderse aquí, en el traspaso que no tenía dueño.
- Diagrama del proceso de renovación de contratos (preaviso a firma) → Diagrama de flujo del proceso de baja de clientes (de solicitud a cierre)
- «Notificar la no renovación por escrito» es la rama que toma una renovación cuando fracasa. Enlazar en lugar de incrustar mantiene el proceso de baja —incluido el intento de retención— en manos de quien de verdad lo ejecuta.
- Diagrama de flujo del proceso de baja de clientes (de solicitud a cierre) → Diagrama de flujo de la calificación de leads: de MQL a lead aceptado
- «Cerrada y en cola para recuperación» cierra el bucle. Un cliente que se ha ido es un lead calificado con un motivo de marcha documentado, y este enlace es toda la diferencia entre un embudo y un ciclo.
Cómo funciona
Alinea los criterios de calificación con las etapas de vuestro CRM
Las ramas de puntuación del diagrama de calificación deberían nombrar las mismas etapas que impone vuestro CRM. Si el diagrama y el sistema se contradicen, la gente sigue al sistema y el diagrama se convierte en decoración.
Pon la puerta de crédito en paralelo, no en serie
Los dos enlaces hacia la aprobación de crédito existen para que el control corra junto a la propuesta y junto al kickoff del onboarding. Si vuestro proceso actual lo pone en serie, este es el cambio que merece la pena hacer antes de circular los diagramas.
Dale al traspaso de cerrada ganada un responsable con nombre y un SLA
Es la laguna más cara de todo el ciclo. Pon el rol que recibe y el plazo límite en la caja de traspaso del diagrama de pipeline, no en un manual aparte que nadie abrirá.
Escribe vuestra ventana real de preaviso en el diagrama de renovación
El diagrama de renovación se bifurca según el preaviso contractual. Usar el valor de ejemplo en vez del vuestro convierte todo el calendario de renovación en ficción.
Enruta la cola de recuperación a algún sitio real
El enlace hacia atrás solo rinde si la cola tiene dueño y cadencia. Nómbralos en la caja final del diagrama de bajas, o el bucle quedará dibujado pero no se ejecutará nunca.
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo el ciclo de la cotización al cobro que el del pedido al cobro?
El ciclo de pedido a cobro empieza en el pedido y acaba en la aplicación del cobro. El de cotización a cobro empieza antes, en el lead y la oferta, así que incluye calificación, pipeline y aprobación de crédito. Este paquete cubre el tramo más ancho, y por eso el diagrama de entrada es la calificación de leads.
¿Necesito un plan de pago para esto?
Sí: los paquetes de plantillas están incluidos en Plus. Un paquete crea seis diagramas de una vez y el plan gratuito admite tres. Las seis plantillas siguen siendo gratuitas si las usas por separado.
¿Por qué la aprobación de crédito tiene dos enlaces entrantes?
Porque dos procesos la necesitan en momentos distintos: ventas al montar la propuesta y onboarding antes de la puesta en marcha. Un único proceso documentado con dos entradas es más fiel a la realidad y mucho más fácil de mantener que el mismo control descrito dos veces.
¿Encaja en un negocio de suscripción o también en una venta puntual?
Está dibujado para ingresos recurrentes, y por eso renovación y baja son miembros. En venta puntual, el diagrama de renovación se convierte en la vía de recompra: consérvalo y renómbralo, o elimínalo junto con los dos enlaces que lo tocan.
Añadir los seis diagramas a mi biblioteca — 6 diagramas en una carpeta. Incluido con Plus.