Diagrama de flujo de aprobación de crédito a clientes (límite y condiciones)
Diagrama del proceso de aprobación de crédito a clientes: solicitud y verificación de la entidad, informe comercial y referencias, puntuación, escala de autoridad delegada, garantías, el límite en el ERP y la revisión periódica.
¿Qué es diagrama de flujo de aprobación de crédito a clientes (límite y condiciones)?
Casi todas las organizaciones dicen que hacen un estudio de crédito. Si preguntas qué significa eso, la respuesta suele ser que alguien miró una vez la puntuación de una agencia, cuando se abrió la cuenta, y que esa cifra no se ha vuelto a tocar desde entonces, mientras los pedidos del cliente se han multiplicado por cuatro. De ahí salen los fallos de siempre. La exposición se mide como el saldo del mayor, así que los pedidos abiertos y lo entregado pero aún no facturado quedan fuera del límite, y la cifra real suele ser el doble de la aprobada. El límite vive en un correo de aprobación y no en la ficha maestra del cliente, de modo que nada frena de verdad el pedido. Las condiciones de pago las acuerda un comercial al final de una negociación y a crédito se le pide que las ratifique después. Y una denegación se trata como un callejón sin salida, así que la cuenta acaba sirviéndose igualmente por la fuerza de la relación. Nada de esto es un problema de puntuación. Es un problema de proceso: quién decide, con qué evidencia, contra qué autoridad y qué pasa con la decisión una vez tomada.
Este diagrama cubre la decisión de crédito en sí y se detiene en el momento en que el límite está vivo y bajo revisión. Fijar un límite no es lo mismo que hacerlo cumplir: contrastar un pedido vivo contra un límite que ya existe pertenece al ciclo comercial completo, desde la captura del pedido hasta la entrega, la facturación y la aplicación del cobro, que es el proceso de pedido a cobro en /es/templates/proceso-de-pedido-a-cobro-order-to-cash, donde la aprobación de crédito aparece como una sola caja. Esta página es esa caja abierta. Todo lo que ocurre una vez que existe una factura (emitirla, seguir el vencimiento, la reclamación de impagos, las incidencias, los planes de pago y el fallido) pertenece al proceso de cuentas por cobrar en /es/templates/proceso-de-cuentas-por-cobrar. La imagen simétrica del lado de compras plantea otra pregunta y soporta otro riesgo, la falta de entrega en vez de la falta de pago: si un proveedor es apto para trabajar con él se resuelve en el proceso de homologación de proveedores en /es/templates/proceso-de-homologacion-de-proveedores, y con cuánta profundidad se le examina, en la evaluación de riesgos de proveedores en /es/templates/evaluacion-de-riesgos-de-proveedores. El patrón genérico para firmar la asunción de un riesgo residual, sin un límite ni una cuenta de cliente detrás, es la decisión de aceptación de riesgos en /es/templates/decision-de-aceptacion-de-riesgos; aquí ese trabajo corresponde a la escala de autoridad. Este diagrama también da por hecho que la ficha del cliente ya existe: crearla, contratar y configurar la facturación son el proceso de onboarding de clientes en /es/templates/proceso-de-onboarding-de-clientes, cuya bifurcación de crédito y cribado desarrolla esta página.
Aquí hay tres decisiones dibujadas de forma explícita que la mayoría de las políticas de crédito escritas dejan implícitas. «¿Dentro de la autoridad delegada?» se responde antes que «¿Decisión de crédito?» y no después, para que el caso llegue a quien tiene poder para firmarlo y no a quien esté disponible, y la cifra contra la que se contrasta es la exposición total y no el pedido que hay encima de la mesa. «¿Decisión de crédito?» tiene tres salidas a propósito: aprobar lo solicitado, aprobar con garantía y denegar. La rama intermedia es donde van los casos límite, y un modelo binario de aprobar o rechazar no tiene dónde ponerlos, así que empuja discretamente a los analistas a conceder límites con los que no están cómodos. Y la vía de la denegación no se detiene: sigue hasta «Ofrecer prepago o pago por adelantado» y termina en «Operativa solo con prepago», porque una denegación que deja a ventas sin nada que ofrecer es la denegación que alguien revoca quince días después. La última fase es un bucle y no una línea: «¿Toca revisión o salta un disparador?» vuelve a la vigilancia hasta que algo se mueve, y «¿Reducir, bloquear o retirar?» devuelve un límite reducido al circuito en lugar de sacarlo del proceso.
Qué cubre este diagrama de flujo
En esta plantilla
- Cinco carriles (Cliente, Ventas, Analista de crédito, Responsable de crédito y Director financiero) repartidos en cinco fases: Solicitud, Verificación, Evaluación, Decisión y garantías, y Límite y revisión.
- Una puerta de entrada antes de que nadie gaste dinero en comprobaciones: la petición se registra con el límite y las condiciones que se piden, y después «¿El expediente de solicitud está completo?» la deja pasar o la manda a reclamar y reenviar.
- La identidad antes que el crédito. «Verificar la entidad jurídica y su titularidad» y «¿Entidad y cribado sin alertas?» van por delante del informe comercial, y una alerta de cribado termina en «Rechazado por motivos de cumplimiento» en lugar de puntuarse como un riesgo malo.
- El recorrido de evidencias en el carril del analista de crédito («Obtener el informe comercial de crédito», «Revisar cuentas anuales y referencias comerciales» y después «Puntuar y proponer límite y condiciones») para que la propuesta llegue a la decisión con sus cálculos adjuntos.
- La escala de autoridad y el brazo de las garantías: «¿Dentro de la autoridad delegada?» manda los casos por encima del nivel a «Elevar al siguiente nivel de autoridad», y la decisión de tres salidas «¿Decisión de crédito?» envía su respuesta intermedia a «Especificar la garantía exigida» y «¿Garantía constituida y verificada?», donde la garantía que nunca llega se une a la vía de la denegación en lugar de liberar el límite en silencio.
- Cuatro finales en lugar de uno: «Rechazado por motivos de cumplimiento», «Operativa solo con prepago» para un cliente denegado o sin garantía, «Límite confirmado hasta la próxima revisión» tras una reevaluación limpia, y «Línea de crédito retirada» cuando «¿Reducir, bloquear o retirar?» se ha quedado sin opciones más suaves.
Cuándo usar esta plantilla
- Estás escribiendo o actualizando una política de crédito y necesitas una sola página que muestre quién reúne las evidencias, quién puede aprobar cada límite y qué pasa con ese límite después.
- Tus límites de crédito se fijaron cuando se abrió cada cuenta y nada los ha vuelto a contrastar desde entonces, ni siquiera en clientes cuyos pedidos se han duplicado.
- Ventas acuerda las condiciones de pago durante la negociación y a crédito se le pide que las confirme después, así que la aprobación se ha convertido en un trámite que nadie puede negar.
- Estás configurando la gestión de crédito en un ERP y quieres tener acordados los niveles de autoridad, el comportamiento del bloqueo de pedidos y los disparadores de revisión antes de codificarlos como reglas.
- Acaba de aparecer un fallido y las preguntas que hay sobre la mesa son quién aprobó el límite, con qué evidencia y cuándo lo miró alguien por última vez.
Cómo funciona
Renombra los carriles según tus propios roles
Sustituye Cliente, Ventas, Analista de crédito, Responsable de crédito y Director financiero por los roles que de verdad tienes. En un equipo financiero pequeño el analista y el responsable son la misma persona, así que fusiona los carriles en vez de dejar uno vacío; en un centro de servicios compartidos el análisis se hace fuera y la decisión se queda en el país, que es justo el traspaso que merece la pena dejar visible. Fusiones lo que fusiones, mantén separada a la persona que prepara el caso de la que lo aprueba, porque esa separación es lo primero que va a buscar un auditor o una aseguradora de crédito.
Escribe la escala de autoridad en cifras
«¿Dentro de la autoridad delegada?» es una pregunta inerte hasta que le pones números. Fija un importe por nivel asociado a un rol y no a una persona con nombre, nombra un suplente para cada uno para que la escala no se atasque durante unas vacaciones, e indica la divisa. Sobre todo, define contra qué se mide esa cifra: la exposición total, es decir, el saldo contabilizado en el mayor de clientes más los pedidos abiertos más lo entregado y todavía no facturado, y no el pedido que tienes delante. Añade los casos que escalan sea cual sea el importe, como una sociedad recién constituida, un cliente extranjero o un cliente que ya estuvo bloqueado.
Define qué es una solicitud completa
Decide qué tiene que contener el expediente que hay detrás de «¿El expediente de solicitud está completo?» antes de que un analista empiece a trabajar: la denominación social y el NIF, la matriz del grupo, los puntos de entrega y la sociedad a la que se factura, el límite y las condiciones de pago que se piden con una cifra concreta, el volumen mensual previsto, dos referencias comerciales y el consentimiento para las comprobaciones que vas a hacer. Todo lo que dejes opcional vendrá en blanco, y el analista rellenará el hueco con una suposición. Di quién reclama, cuántas veces y cuándo se cierra una solicitud parada en vez de dejarla abierta indefinidamente.
Deja escrita la evidencia y cómo se pondera
«Puntuar y proponer límite y condiciones» tiene que ser reproducible por un segundo analista a partir del mismo expediente. Deja escrito qué agencia de informes comerciales usas y qué significa para ti cada tramo de puntuación, cómo se deriva el límite de la cifra de negocio, del patrimonio neto o de la compra mensual prevista, y cómo el historial interno de pagos se impone a la visión externa en un cliente ya existente. Di qué puede hacer un analista cuando la evidencia es escasa, que casi siempre es un límite inicial pequeño con una revisión temprana antes que una denegación, y exige que el razonamiento quede recogido junto con la propuesta.
Decide qué significa garantía en la práctica
«Especificar la garantía exigida» necesita un menú con responsables. Nombra los instrumentos que aceptas (aval de la matriz o del administrador, depósito o pago parcial por adelantado, crédito documentario, seguro de crédito, reserva de dominio) y para cada uno di quién lo redacta, quién comprueba que el firmante tiene poder suficiente, dónde se custodia el original y quién vigila la fecha de vencimiento. Anota la limitación de cada uno: un aval vale lo que valga el balance del avalista, y una aseguradora puede recortar su cobertura con poco preaviso, lo que reduce en silencio tu propio límite.
Fija los disparadores de revisión, recorre el diagrama y publícalo
Asocia una cadencia a cada nivel de riesgo en «¿Toca revisión o salta un disparador?» y enumera los hechos que adelantan una revisión: un impago, un plan de pagos incumplido, una caída de la puntuación del informe comercial, una reclamación judicial, una petición de ampliar el límite, un cambio de titularidad, unas cuentas depositadas fuera de plazo, una cuenta que ha dejado de pedir. Después recorre el diagrama entero con un analista, el responsable de crédito y un comercial, usando dos clientes reales de los que uno haya sido denegado, corrígelo hasta que refleje lo que de verdad hacen, y publica esa versión para que cualquiera sepa qué versión está leyendo.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los pasos de un proceso de aprobación de crédito a clientes?
Una secuencia que funciona es esta: el cliente pide condiciones de crédito, ventas registra el límite y las condiciones que se solicitan, y se comprueba que el expediente está completo, reclamando lo que falte. Se verifica la sociedad y su titularidad y se pasa el cribado de sanciones y medios adversos, y una alerta detiene el caso por motivos de cumplimiento en lugar de tratarse como una cuestión de solvencia. Un analista de crédito obtiene después el informe comercial, revisa las cuentas anuales depositadas y las referencias comerciales, y puntúa al cliente para proponer un límite y unas condiciones de pago. La propuesta se contrasta con la escala de autoridad delegada y se eleva un nivel si supera el importe permitido, y luego se decide de tres maneras: aprobar lo solicitado, aprobar con garantía (un aval, un depósito, un crédito documentario o un seguro de crédito) o denegar con una alternativa de prepago. El límite aprobado se carga en la ficha maestra del cliente en el ERP, y a partir de ahí la cuenta se vigila, se revisa por calendario o por disparador, y se reduce, se bloquea o se retira si la posición se deteriora.
¿Cómo se fija el límite de crédito de un cliente?
Hay cuatro métodos habituales y la mayoría de los equipos de crédito combinan dos. El primero es una proporción del patrimonio neto o del fondo de maniobra del cliente tomados de las cuentas depositadas, que encaja con empresas consolidadas. El segundo trabaja hacia atrás desde el negocio: la compra mensual prevista multiplicada por el aplazamiento de pago expresado en meses, más un margen por los días que los clientes se toman de más sobre ese aplazamiento. El tercero es el límite recomendado que produce una agencia de informes comerciales, útil como contraste pero calculado para un acreedor genérico y no para tu exposición concreta. El cuarto, en un cliente ya existente, es su propio historial de pagos y el mayor saldo que ha llegado a liquidar, que vale más que cualquier fuente externa. Uses el que uses, aplica el límite a la exposición total y no solo al saldo del mayor, y empieza bajo con un cliente nuevo, con una revisión temprana, en lugar de discutir sobre una cifra grande con evidencia escasa.
¿En qué se diferencia esto del proceso de cuentas por cobrar?
Se encuentran en la factura y casi no comparten nada más. La aprobación de crédito a clientes, el proceso de esta página, decide si un cliente puede deberte dinero, cuánto, en qué condiciones y contra qué garantía, usando la verificación de identidad, un informe comercial, las cuentas depositadas, las referencias y una escala de autoridad. Termina cuando el límite está vivo en la ficha maestra del cliente y bajo revisión. El proceso de cuentas por cobrar en /es/templates/proceso-de-cuentas-por-cobrar arranca cuando ya existe una factura: emitirla y enviarla, seguirla contra su vencimiento, la escala de reclamación, las incidencias y los abonos, los planes de pago, la gestión de cobro y el fallido. Si tu problema es que las facturas vencidas no se reclaman de forma constante, esa es la página que buscas. Si tu problema es que el límite nunca fue correcto, o nunca se hizo cumplir, es esta. Las dos viven dentro del proceso de pedido a cobro en /es/templates/proceso-de-pedido-a-cobro-order-to-cash, donde la aprobación de crédito es una sola caja que este diagrama desarrolla.
¿Qué garantías puedes pedir cuando un cliente no supera el estudio de crédito?
Un estudio no superado rara vez es el final de la conversación, y por eso este diagrama tiene una rama de aprobar con garantía. Las opciones habituales son un aval de la matriz o del administrador, un depósito o un pago parcial por adelantado, un crédito documentario o un aval bancario, un seguro de crédito comercial y la reserva de dominio en las condiciones del contrato. Cada una tiene una limitación que conviene dejar escrita. Un aval vale lo que valga el balance del avalista y tiene que firmarlo alguien con poder suficiente para otorgarlo. Un depósito es la fórmula más limpia y la más difícil de vender. Un crédito documentario encaja bien en pedidos de exportación y resulta caro para el cliente. El seguro de crédito cubre una parte de la pérdida, sujeta al límite que la aseguradora fije para ese comprador, y las aseguradoras retiran cobertura en cuanto ven un deterioro, a veces antes que tú. Aceptes lo que aceptes, comprueba que está realmente constituido antes de liberar el límite, y vigila su vencimiento.
¿Con qué frecuencia hay que revisar los límites de crédito de los clientes?
Fija la cadencia por exposición, en lugar de revisar a todo el mundo una vez al año porque así lo dice la política. Un patrón habitual es trimestral para los límites mayores y para todo lo que esté en vigilancia, semestral para la banda intermedia y anual para la cola larga, con una alerta automática y ligera de la agencia de informes comerciales cubriendo a los demás. Sin embargo, lo que te protege no es la revisión programada: son los disparadores. Nómbralos de forma explícita y actúa el mismo día en que llegan: un impago o un plan de pagos incumplido, una caída de la puntuación del informe comercial, una reclamación judicial de impago, una aseguradora que recorta cobertura, una petición de ampliar el límite, un cambio de titularidad, unas cuentas depositadas tarde o sin depositar, y una cuenta que ha dejado de pedir sin explicación. En este diagrama esos disparadores y el calendario alimentan la misma decisión, de modo que un límite nunca se revisa solo porque haya pasado una fecha. Una cosa que una revisión no es: la vía para conseguir un límite mayor. Una petición de ampliación vuelve a pasar por la escala de autoridad, porque una exposición mayor necesita al nivel que tiene poder para firmarla.
Dónde encaja este proceso
En la mayoría de las organizaciones, este proceso da paso a Plantilla de diagrama de flujo del proceso de gestión de pedidos.
Es un paso de Pedido a cobro.
Paso 1: Diagrama de flujo de aprobación de crédito a clientes (límite y condiciones) Estás aquí
Diagrama del proceso de aprobación de crédito a clientes: solicitud y verificación de la entidad, informe comercial y referencias, puntuación, escala de autoridad delegada, garantías, el límite en el ERP y la revisión periódica.
Paso 2: Plantilla de diagrama de flujo del proceso de gestión de pedidos
Diagrama de flujo del proceso de gestión de pedidos en cinco carriles: validación, control de crédito, asignación de stock, preparación y embalaje, expedición, entrega, factura y cierre.
Paso 3: Diagrama de flujo del proceso de prueba de entrega (ePOD)
Paso 5: Diagrama de flujo de cuentas por cobrar (de la factura al cobro)