Diagrama de flujo de aprobación de crédito a clientes (límite y condiciones)

Cómo funciona

1. Renombra los carriles según tus propios roles

   Sustituye Cliente, Ventas, Analista de crédito, Responsable de crédito y Director financiero por los roles que de verdad tienes. En un equipo financiero pequeño el analista y el responsable son la misma persona, así que fusiona los carriles en vez de dejar uno vacío; en un centro de servicios compartidos el análisis se hace fuera y la decisión se queda en el país, que es justo el traspaso que merece la pena dejar visible. Fusiones lo que fusiones, mantén separada a la persona que prepara el caso de la que lo aprueba, porque esa separación es lo primero que va a buscar un auditor o una aseguradora de crédito.

2. Escribe la escala de autoridad en cifras

   «¿Dentro de la autoridad delegada?» es una pregunta inerte hasta que le pones números. Fija un importe por nivel asociado a un rol y no a una persona con nombre, nombra un suplente para cada uno para que la escala no se atasque durante unas vacaciones, e indica la divisa. Sobre todo, define contra qué se mide esa cifra: la exposición total, es decir, el saldo contabilizado en el mayor de clientes más los pedidos abiertos más lo entregado y todavía no facturado, y no el pedido que tienes delante. Añade los casos que escalan sea cual sea el importe, como una sociedad recién constituida, un cliente extranjero o un cliente que ya estuvo bloqueado.

3. Define qué es una solicitud completa

   Decide qué tiene que contener el expediente que hay detrás de «¿El expediente de solicitud está completo?» antes de que un analista empiece a trabajar: la denominación social y el NIF, la matriz del grupo, los puntos de entrega y la sociedad a la que se factura, el límite y las condiciones de pago que se piden con una cifra concreta, el volumen mensual previsto, dos referencias comerciales y el consentimiento para las comprobaciones que vas a hacer. Todo lo que dejes opcional vendrá en blanco, y el analista rellenará el hueco con una suposición. Di quién reclama, cuántas veces y cuándo se cierra una solicitud parada en vez de dejarla abierta indefinidamente.

4. Deja escrita la evidencia y cómo se pondera

   «Puntuar y proponer límite y condiciones» tiene que ser reproducible por un segundo analista a partir del mismo expediente. Deja escrito qué agencia de informes comerciales usas y qué significa para ti cada tramo de puntuación, cómo se deriva el límite de la cifra de negocio, del patrimonio neto o de la compra mensual prevista, y cómo el historial interno de pagos se impone a la visión externa en un cliente ya existente. Di qué puede hacer un analista cuando la evidencia es escasa, que casi siempre es un límite inicial pequeño con una revisión temprana antes que una denegación, y exige que el razonamiento quede recogido junto con la propuesta.

5. Decide qué significa garantía en la práctica

   «Especificar la garantía exigida» necesita un menú con responsables. Nombra los instrumentos que aceptas —aval de la matriz o del administrador, depósito o pago parcial por adelantado, crédito documentario, seguro de crédito, reserva de dominio— y para cada uno di quién lo redacta, quién comprueba que el firmante tiene poder suficiente, dónde se custodia el original y quién vigila la fecha de vencimiento. Anota la limitación de cada uno: un aval vale lo que valga el balance del avalista, y una aseguradora puede recortar su cobertura con poco preaviso, lo que reduce en silencio tu propio límite.

6. Fija los disparadores de revisión, recorre el diagrama y publícalo

   Asocia una cadencia a cada nivel de riesgo en «¿Toca revisión o salta un disparador?» y enumera los hechos que adelantan una revisión: un impago, un plan de pagos incumplido, una caída de la puntuación del informe comercial, una reclamación judicial, una petición de ampliar el límite, un cambio de titularidad, unas cuentas depositadas fuera de plazo, una cuenta que ha dejado de pedir. Después recorre el diagrama entero con un analista, el responsable de crédito y un comercial, usando dos clientes reales de los que uno haya sido denegado, corrígelo hasta que refleje lo que de verdad hacen, y publica esa versión para que cualquiera sepa qué versión está leyendo.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son los pasos de un proceso de aprobación de crédito a clientes?

Una secuencia que funciona es esta: el cliente pide condiciones de crédito, ventas registra el límite y las condiciones que se solicitan, y se comprueba que el expediente está completo, reclamando lo que falte. Se verifica la sociedad y su titularidad y se pasa el cribado de sanciones y medios adversos, y una alerta detiene el caso por motivos de cumplimiento en lugar de tratarse como una cuestión de solvencia. Un analista de crédito obtiene después el informe comercial, revisa las cuentas anuales depositadas y las referencias comerciales, y puntúa al cliente para proponer un límite y unas condiciones de pago. La propuesta se contrasta con la escala de autoridad delegada y se eleva un nivel si supera el importe permitido, y luego se decide de tres maneras: aprobar lo solicitado, aprobar con garantía —un aval, un depósito, un crédito documentario o un seguro de crédito— o denegar con una alternativa de prepago. El límite aprobado se carga en la ficha maestra del cliente en el ERP, y a partir de ahí la cuenta se vigila, se revisa por calendario o por disparador, y se reduce, se bloquea o se retira si la posición se deteriora.

¿Cómo se fija el límite de crédito de un cliente?

Hay cuatro métodos habituales y la mayoría de los equipos de crédito combinan dos. El primero es una proporción del patrimonio neto o del fondo de maniobra del cliente tomados de las cuentas depositadas, que encaja con empresas consolidadas. El segundo trabaja hacia atrás desde el negocio: la compra mensual prevista multiplicada por el aplazamiento de pago expresado en meses, más un margen por los días que los clientes se toman de más sobre ese aplazamiento. El tercero es el límite recomendado que produce una agencia de informes comerciales, útil como contraste pero calculado para un acreedor genérico y no para tu exposición concreta. El cuarto, en un cliente ya existente, es su propio historial de pagos y el mayor saldo que ha llegado a liquidar, que vale más que cualquier fuente externa. Uses el que uses, aplica el límite a la exposición total y no solo al saldo del mayor, y empieza bajo con un cliente nuevo, con una revisión temprana, en lugar de discutir sobre una cifra grande con evidencia escasa.

¿En qué se diferencia esto del proceso de cuentas por cobrar?

Se encuentran en la factura y casi no comparten nada más. La aprobación de crédito a clientes, el proceso de esta página, decide si un cliente puede deberte dinero, cuánto, en qué condiciones y contra qué garantía, usando la verificación de identidad, un informe comercial, las cuentas depositadas, las referencias y una escala de autoridad. Termina cuando el límite está vivo en la ficha maestra del cliente y bajo revisión. El proceso de cuentas por cobrar en /es/templates/proceso-de-cuentas-por-cobrar arranca cuando ya existe una factura: emitirla y enviarla, seguirla contra su vencimiento, la escala de reclamación, las incidencias y los abonos, los planes de pago, la gestión de cobro y el fallido. Si tu problema es que las facturas vencidas no se reclaman de forma constante, esa es la página que buscas. Si tu problema es que el límite nunca fue correcto, o nunca se hizo cumplir, es esta. Las dos viven dentro del proceso de pedido a cobro en /es/templates/proceso-de-pedido-a-cobro-order-to-cash, donde la aprobación de crédito es una sola caja que este diagrama desarrolla.

¿Qué garantías puedes pedir cuando un cliente no supera el estudio de crédito?

Un estudio no superado rara vez es el final de la conversación, y por eso este diagrama tiene una rama de aprobar con garantía. Las opciones habituales son un aval de la matriz o del administrador, un depósito o un pago parcial por adelantado, un crédito documentario o un aval bancario, un seguro de crédito comercial y la reserva de dominio en las condiciones del contrato. Cada una tiene una limitación que conviene dejar escrita. Un aval vale lo que valga el balance del avalista y tiene que firmarlo alguien con poder suficiente para otorgarlo. Un depósito es la fórmula más limpia y la más difícil de vender. Un crédito documentario encaja bien en pedidos de exportación y resulta caro para el cliente. El seguro de crédito cubre una parte de la pérdida, sujeta al límite que la aseguradora fije para ese comprador, y las aseguradoras retiran cobertura en cuanto ven un deterioro, a veces antes que tú. Aceptes lo que aceptes, comprueba que está realmente constituido antes de liberar el límite, y vigila su vencimiento.

¿Con qué frecuencia hay que revisar los límites de crédito de los clientes?

Fija la cadencia por exposición, en lugar de revisar a todo el mundo una vez al año porque así lo dice la política. Un patrón habitual es trimestral para los límites mayores y para todo lo que esté en vigilancia, semestral para la banda intermedia y anual para la cola larga, con una alerta automática y ligera de la agencia de informes comerciales cubriendo a los demás. Sin embargo, lo que te protege no es la revisión programada: son los disparadores. Nómbralos de forma explícita y actúa el mismo día en que llegan: un impago o un plan de pagos incumplido, una caída de la puntuación del informe comercial, una reclamación judicial de impago, una aseguradora que recorta cobertura, una petición de ampliar el límite, un cambio de titularidad, unas cuentas depositadas tarde o sin depositar, y una cuenta que ha dejado de pedir sin explicación. En este diagrama esos disparadores y el calendario alimentan la misma decisión, de modo que un límite nunca se revisa solo porque haya pasado una fecha. Una cosa que una revisión no es: la vía para conseguir un límite mayor. Una petición de ampliación vuelve a pasar por la escala de autoridad, porque una exposición mayor necesita al nivel que tiene poder para firmarla.