Flussdiagramm Kreditfreigabe: Bonität, Limit und Zahlungsziel

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren eigenen Rollen

   Ersetzen Sie Kunde, Vertrieb, Kreditanalyse, Kreditmanagement und Finanzleitung durch die Rollen, die es bei Ihnen wirklich gibt. In einer kleinen Finanzabteilung sind Analyse und Entscheidung dieselbe Person — führen Sie die Bahnen dann zusammen, statt eine leer stehen zu lassen. In einem Shared Service Center liegt die Analyse an einem anderen Standort und die Entscheidung bleibt vor Ort, und genau diese Übergabe lohnt es sich sichtbar zu halten. Was Sie auch zusammenlegen: Halten Sie die Person, die den Fall aufbereitet, von der Person getrennt, die ihn genehmigt. Nach dieser Trennung sucht die Wirtschaftsprüfung oder der Warenkreditversicherer zuerst.

2. Schreiben Sie die Befugnisstufen als Beträge

   „Innerhalb der Zeichnungsbefugnis?“ bleibt wirkungslos, solange keine Zahlen daran hängen. Legen Sie je Stufe einen Betrag gegen eine Rolle fest statt gegen eine Person, benennen Sie zu jeder Stufe eine Vertretung, damit die Kette im Urlaub nicht stillsteht, und nennen Sie die Währung. Vor allem aber: Halten Sie fest, woran der Betrag gemessen wird — am Gesamtobligo, also am gebuchten Debitorensaldo zuzüglich offener Aufträge und gelieferter, aber noch nicht fakturierter Leistungen, und nicht am Auftrag, der gerade vorliegt. Ergänzen Sie die Fälle, die unabhängig vom Betrag eskalieren: eine neu gegründete Gesellschaft, ein Auslandskunde oder ein Kunde, der schon einmal gesperrt war.

3. Definieren Sie, was ein vollständiger Antrag ist

   Entscheiden Sie, was die Unterlagen hinter „Antragsunterlagen vollständig?“ enthalten müssen, bevor die Kreditanalyse zu arbeiten beginnt: eingetragene Firma und Handelsregisternummer, die Muttergesellschaft, die Lieferadressen und die Rechnungsempfängerin, das beantragte Limit und Zahlungsziel jeweils mit einer Zahl, den erwarteten Monatsumsatz, zwei Referenzen und die Einwilligung in die Auskünfte, die Sie einholen wollen. Was optional bleibt, ist leer, und die Analyse füllt die Lücke mit einer Annahme. Legen Sie fest, wer nachfasst, wie oft, und wann ein liegengebliebener Antrag geschlossen statt offen gelassen wird.

4. Halten Sie fest, welche Nachweise wie gewichtet werden

   „Bonität bewerten, Limit und Zahlungsziel vorschlagen“ sollte von einer zweiten Person aus derselben Akte reproduzierbar sein. Schreiben Sie auf, welche Auskunftei Sie nutzen und was die einzelnen Bonitätsklassen für Sie bedeuten, wie sich das Limit aus Umsatz, Eigenkapital oder erwartetem Monatsbezug ableitet und wie bei einem Bestandskunden die interne Zahlungserfahrung die externe Einschätzung übersteuert. Sagen Sie, was die Analyse bei dünner Nachweislage tun darf — das ist meist ein kleines Startlimit mit früher Wiedervorlage und keine Absage — und verlangen Sie, dass die Begründung mit dem Vorschlag dokumentiert wird.

5. Entscheiden Sie, was Sicherheiten praktisch bedeuten

   „Erforderliche Sicherheiten festlegen“ braucht einen Katalog mit Verantwortlichen. Benennen Sie die Instrumente, die Sie akzeptieren — Konzern- oder Geschäftsführerbürgschaft, Anzahlung oder Teilvorkasse, Akkreditiv, Warenkreditversicherung, Eigentumsvorbehalt — und zu jedem: wer es aufsetzt, wer die Zeichnungsbefugnis des Unterzeichners prüft, wo das Original liegt und wer die Befristung überwacht. Notieren Sie zu jedem die Grenze: Eine Bürgschaft ist nur so viel wert wie die Bilanz des Bürgen, und ein Versicherer kann seine Deckung kurzfristig kürzen, was Ihr eigenes Limit stillschweigend mitkürzt.

6. Setzen Sie die Überprüfungsauslöser, gehen Sie es durch und veröffentlichen Sie es

   Hängen Sie an „Überprüfung fällig oder Auslöser?“ je Risikoklasse einen Turnus und listen Sie die Ereignisse, die eine Überprüfung vorziehen: eine ausgebliebene Zahlung, eine gerissene Ratenvereinbarung, ein gefallener Bonitätsindex, ein Vollstreckungsbescheid, ein Antrag auf Limiterhöhung, ein Gesellschafterwechsel, ein verspätet offengelegter Jahresabschluss, ein still gewordenes Konto. Gehen Sie danach das ganze Diagramm mit der Kreditanalyse, dem Kreditmanagement und einer Person aus dem Vertrieb durch — an zwei echten Kunden, darunter einem abgelehnten —, korrigieren Sie es auf das, was diese tatsächlich tun, und veröffentlichen Sie diese Fassung, damit erkennbar bleibt, welche Version jemand vor sich hat.

Häufig gestellte Fragen

Welche Schritte umfasst die Kreditfreigabe für einen Kunden?

Ein tragfähiger Ablauf sieht so aus: Der Kunde bittet um ein Zahlungsziel, der Vertrieb erfasst das beantragte Limit samt Konditionen, und die Unterlagen werden auf Vollständigkeit geprüft und bei Lücken nachgefordert. Der Rechtsträger und seine Eigentumsverhältnisse werden geprüft und gegen Sanktionslisten gescreent, und ein Treffer beendet den Fall aus Compliance-Gründen, statt als Bonitätsfrage behandelt zu werden. Danach holt die Kreditanalyse eine Wirtschaftsauskunft ein, wertet den offengelegten Jahresabschluss und Referenzen aus und bewertet den Kunden, um Limit und Zahlungsziel vorzuschlagen. Der Vorschlag wird gegen die gestufte Zeichnungsbefugnis geprüft und bei Überschreitung eine Stufe höher vorgelegt, dann dreiwertig entschieden: wie beantragt genehmigen, mit Sicherheiten genehmigen — Bürgschaft, Anzahlung, Akkreditiv oder Warenkreditversicherung — oder ablehnen und dafür Vorkasse anbieten. Ein genehmigtes Limit wird im Debitorenstammsatz des ERP-Systems hinterlegt; anschließend wird das Konto überwacht, turnusmäßig oder anlassbezogen überprüft und bei Verschlechterung gekürzt, gesperrt oder entzogen.

Wie legt man ein Kreditlimit für einen Kunden fest?

Es gibt vier gängige Methoden, und die meisten Kreditabteilungen kombinieren zwei davon. Die erste ist ein Anteil des Eigenkapitals oder des Working Capital aus dem offengelegten Jahresabschluss; das passt zu etablierten Gesellschaften. Die zweite rechnet vom Geschäft her: erwarteter Monatsbezug multipliziert mit dem Zahlungsziel in Monaten, zuzüglich eines Aufschlags für die Tage, die Kunden über das Ziel hinaus tatsächlich beanspruchen. Die dritte ist das von der Auskunftei empfohlene Kreditlimit — als Plausibilitätsprüfung nützlich, aber für einen durchschnittlichen Gläubiger gerechnet und nicht für Ihr Obligo. Die vierte gilt für Bestandskunden: die eigene Zahlungserfahrung und der höchste jemals ausgeglichene Saldo, und die schlägt jede externe Quelle. Welche Sie auch wählen: Beziehen Sie das Limit auf das Gesamtobligo statt allein auf den Debitorensaldo, und starten Sie neue Kunden niedrig mit früher Wiedervorlage, statt auf dünner Grundlage über einen großen Betrag zu streiten.

Worin unterscheidet sich das von der Debitorenbuchhaltung?

Beide treffen sich an der Rechnung und teilen sonst fast nichts. Die Kreditfreigabe, also der Prozess auf dieser Seite, entscheidet, ob ein Kunde überhaupt etwas schulden darf, wie viel, zu welchem Zahlungsziel und gegen welche Sicherheiten — mit Identitätsprüfung, Wirtschaftsauskunft, Jahresabschluss, Referenzen und einer gestuften Zeichnungsbefugnis. Sie endet, wenn das Limit im Debitorenstammsatz aktiv ist und überwacht wird. Die Debitorenbuchhaltung unter /de/templates/debitorenbuchhaltung-prozess beginnt, sobald eine Rechnung existiert: sie erstellen und versenden, gegen das Zahlungsziel überwachen, Mahnstufen, strittige Rechnungen und Gutschriften, Ratenvereinbarungen, Beitreibung und die Ausbuchung uneinbringlicher Forderungen. Liegt Ihr Problem darin, dass überfälligen Rechnungen nicht konsequent nachgegangen wird, ist das die passende Seite. Liegt es darin, dass das Limit nie richtig war oder nie durchgesetzt wurde, ist es diese. Beide stecken im größeren Order-to-Cash-Prozess unter /de/templates/order-to-cash-prozess, in dem die Kreditfreigabe ein einziger Kasten ist, den dieses Diagramm aufklappt.

Welche Sicherheiten kann man verlangen, wenn die Bonitätsprüfung negativ ausfällt?

Eine negative Prüfung ist selten das Ende des Gesprächs, und genau deshalb hat dieses Diagramm den Zweig „Mit Sicherheiten genehmigen“. Üblich sind eine Konzern- oder Geschäftsführerbürgschaft, eine Anzahlung oder Teilvorkasse, ein Akkreditiv oder eine Bankbürgschaft, eine Warenkreditversicherung sowie der Eigentumsvorbehalt in den Vertragsbedingungen. Jedes Instrument hat eine Grenze, die man aufschreiben sollte. Eine Bürgschaft ist nur so viel wert wie die Bilanz des Bürgen und muss von jemandem gezeichnet sein, der dazu befugt ist. Die Anzahlung ist die sauberste Lösung und die am schwersten durchsetzbare. Ein Akkreditiv eignet sich für Exportaufträge und ist für den Kunden teuer. Eine Warenkreditversicherung deckt einen Teil des Schadens, begrenzt auf das Limit, das der Versicherer für diesen Abnehmer selbst setzt — und Versicherer kürzen die Deckung, wenn sie eine Verschlechterung sehen, mitunter bevor Sie sie sehen. Was Sie auch akzeptieren: Prüfen Sie, dass es tatsächlich vorliegt, bevor Sie das Limit freigeben, und überwachen Sie die Befristung.

Wie oft sollten Kreditlimits überprüft werden?

Richten Sie den Turnus nach dem Obligo aus, statt alle Kunden jährlich zu prüfen, weil die Richtlinie das so vorsieht. Ein verbreitetes Muster ist vierteljährlich für die größten Limits und alles auf der Beobachtungsliste, halbjährlich für das Mittelfeld und jährlich für den langen Rest, ergänzt um eine automatische Bonitätsüberwachung der Auskunftei, die dazwischen alle abdeckt. Was Sie schützt, ist allerdings nicht die geplante Überprüfung, sondern die Auslöser. Benennen Sie sie ausdrücklich und handeln Sie am Tag ihres Eintreffens: eine ausgebliebene Zahlung oder eine gerissene Ratenvereinbarung, ein gefallener Bonitätsindex, ein Vollstreckungsbescheid, ein Versicherer, der seine Deckung kürzt, ein Antrag auf Limiterhöhung, ein Gesellschafterwechsel, ein verspätet oder gar nicht offengelegter Jahresabschluss und ein Konto, das ohne Erklärung nicht mehr bestellt. In diesem Diagramm speisen Auslöser und Kalender dieselbe Entscheidung, sodass ein Limit nie nur deshalb überprüft wird, weil ein Datum verstrichen ist. Was eine Überprüfung ausdrücklich nicht ist: der Weg zu einem höheren Limit. Ein Erhöhungsantrag läuft erneut über die Zeichnungsbefugnis, denn ein größeres Obligo braucht die Stufe, die es zeichnen darf.