Flussdiagramm Rechnung bis Zahlungseingang

Was ist flussdiagramm rechnung bis zahlungseingang?

Der Prozess beginnt, wenn ein abrechenbarer Auftrag oder Meilenstein zur Rechnung wird, und endet erst, wenn der Zahlungseingang der richtigen Forderung zugeordnet und abgestimmt ist. Er ist enger als Order-to-Cash, das auch Auftragserfassung, Erfüllung und Lieferung umfasst, aber weiter als eine Zahlungserinnerung, weil er auch die Klärfälle nach Fälligkeit steuert.

Der Ablauf trennt echte Streitfälle von überfälligen Salden und weist beide der Stelle zu, die sie lösen kann. Nicht zugeordnete oder zu geringe Zahlungen sind ein Kontrollpunkt statt bloßer Nacharbeit. Das Kreditmanagement verantwortet die Eskalation, der Vertrieb klärt kaufmännische Einwände, und die Debitorenbuchhaltung verantwortet Rechnungsstellung und Zahlungszuordnung.

Was dieses Flussdiagramm abdeckt

In dieser Vorlage

• Rechnungsstellung mit der Kundenreferenz, die für den Eingang in den Freigabe- und Zahlungsprozess des Kunden erforderlich ist.
• Fälligkeitsüberwachung, die bezahlte, strittige und überfällige Forderungen trennt, statt allen Kunden dieselbe Erinnerung zu schicken.
• Zahlungszuordnung, Untersuchung nicht zugeordneter Beträge, Ratenzahlung oder Inkasso sowie einen kontrollierten Weg zur Ausbuchung.

Wann Sie diese Vorlage verwenden sollten

• Sie benötigen eine fokussierte Debitorenvorlage zwischen Rechnungsstellung und ausgeglichener, abgestimmter Kundenforderung.
• Mahnungen, Vertriebsstreitfälle und Zahlungszuordnung liegen bei verschiedenen Teams, wodurch Forderungen zwischen ihnen verloren gehen.
• Sie gestalten Mahnwesen oder Zahlungszuordnung neu und brauchen klare Übergaben, bevor Systemregeln eingerichtet werden.

So funktioniert es

1. Fakturaauslöser bestimmen

   Legen Sie fest, welches Ereignis aus Auftrag, Lieferung, Leistungsmeilenstein oder Vertrag die Rechnungsstellung erlaubt und welche Kundenreferenz die Rechnung tragen muss.

2. Eskalationsstufen festlegen

   Definieren Sie Fristen für Erinnerungen, den Eskalationspunkt und Entscheidungsrechte für Ratenzahlung, Inkasso und Ausbuchung.

3. Zahlungseingänge zeitnah abstimmen

   Geben Sie nicht zugeordneten und zu geringen Zahlungen einen Verantwortlichen und eine Altersregel, damit Debitorenbuch und Kundenkommunikation nicht auseinanderlaufen.

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet Rechnung bis Zahlungseingang?

Es ist der Prozess von der Ausstellung einer Kundenrechnung bis zum Einzug, zur Zuordnung und Abstimmung der Zahlung. Dazu gehören Fälligkeitsüberwachung, Streitfallbearbeitung, Inkassoeskalation und Zahlungszuordnung.

Worin unterscheidet sich dieser Prozess von Order-to-Cash?

Order-to-Cash beginnt früher mit Auftragserfassung, Kreditfreigabe, Erfüllung und Lieferung. Rechnung bis Zahlungseingang startet mit dem Fakturaauslöser und konzentriert sich auf Forderungen und Zahlungszuordnung innerhalb dieses größeren Zyklus.

Warum gehört die Zahlungszuordnung dazu?

Ein Zahlungseingang ist erst dann ein brauchbarer Kontrollnachweis, wenn er der richtigen Rechnung zugeordnet oder als zu geringe beziehungsweise nicht zugeordnete Zahlung untersucht wurde. Andernfalls werden Fälligkeitslisten und Mahnungen unzuverlässig.