Prozessfamilie
Auftrag bis Zahlung: sechs Vorlagen von Kreditfreigabe bis Bankabgleich
Die Order-to-Cash-Kette als sechs Flussdiagramme: Kundenkreditfreigabe, Auftragsabwicklung, Liefernachweis, Invoice-to-Cash, Debitoren und Bankabgleich, ergänzt um O2C-, Quote-to-Cash- und Erstattungswege.
Order-to-Cash ist der kommerzielle Zyklus jedes akzeptierten Auftrags: Kredit prüfen, Auftrag erfüllen und liefern, Zustellung nachweisen, fakturieren, Zahlung einziehen und zuordnen sowie Bank und Hauptbuch abstimmen. Die Familie ordnet sechs Vorlagen nach den Dokumentübergaben und ergänzt Gesamtübersichten und Erstattungen.
Der Zyklus öffnet mit der Kundenkreditfreigabe, die Limit und Konditionen festlegt. Auftragsabwicklung prüft Kredit, reserviert Ware, kommissioniert und versendet; der Liefernachweis liefert Unterschrift, PIN oder Foto für die Fakturierung. Danach übernehmen Invoice-to-Cash, Debitoren und Bankabgleich.
Brüche entstehen an den Übergaben: Versand trotz Kreditsperre, Rechnung vor Zustellnachweis, falsch zugeordnete Teilzahlung oder Mahnung für bereits eingegangene Zahlung. Eigenständige Vorlagen für Fakturierung, Cash Application und Mahnwesen fehlen; sie sind Schritte in Invoice-to-Cash und Debitoren. Erstattung ist der Gegenpfad.
Preis, Angebot und gebuchter Auftrag gehören zur Vertriebspipeline; Lagerdetail zu Kommissionierung, Verpackung und Versand. Am Ende werden Bankabgleich und Debitorensalden im Abschluss zertifiziert. Für 3PL basiert die Rechnung auf Preisliste und Lagerereignissen statt Auftragspositionen.
Die Abfolge
Schritt 1: Flussdiagramm Kreditfreigabe: Bonität, Limit und Zahlungsziel
Flussdiagramm für die Kreditfreigabe von Kunden: Antragsprüfung, Rechtsträger und Screening, Wirtschaftsauskunft und Referenzen, Bonitätsbewertung, Zeichnungsbefugnis, Sicherheiten, Limit im ERP und Überprüfung.
Schritt 2: Vorlage: Prozessdiagramm für die Auftragsabwicklung
Prozessdiagramm der Auftragsabwicklung über fünf Swimlanes: Auftragsprüfung, Bonitätsprüfung, Bestandsreservierung, Kommissionierung, Versand, Zustellung, Rechnung und Abschluss.
Schritt 3: Flussdiagramm Liefernachweis (ePOD): Zustellung bis Rechnung
Flussdiagramm für den Liefernachweis: Zustellversuch, Unterschrift oder PIN, Schaden auf dem Beleg vermerkt, ePOD übertragen und abgeglichen, Freigabe im Kundenportal, Fakturierung auf den Nachweis, Beanstandung und Aufbewahrung.
Schritt 4: Flussdiagramm Rechnung bis Zahlungseingang
Flussdiagramm von Rechnung bis Zahlungseingang mit Fakturierung, Fälligkeitsüberwachung, Streitfällen, Mahnwesen, Zahlungszuordnung und Debitorenabstimmung.
Schritt 5: Debitorenbuchhaltung: Flussdiagramm von Rechnung bis Zahlung
Debitorenprozess als Swimlane-Diagramm mit fünf Bahnen: Kreditlimitprüfung, Rechnungsstellung, Zahlungsziele, Mahnwesen, strittige Rechnungen, Ratenzahlung, Zahlungszuordnung und Forderungsausbuchung.
Schritt 6: Flussdiagramm für die Bankabstimmung
Flussdiagramm für die Bankabstimmung: Kontoauszug und Hauptbuch abgleichen, zeitliche und fehlerhafte Differenzen klären und unabhängig freigeben.
Ebenfalls Teil dieser Familie
- Order-to-Cash: Flussdiagramm vom Auftrag bis zum Zahlungseingang — Order-to-Cash als Flussdiagramm mit sechs Bahnen: Auftrags- und Stammdatenprüfung, Kreditsperre und Freigabe, Versand, Liefernachweis, Fakturierung, Zahlungszuordnung, Abzüge, Mahnwesen und Ausbuchung.
- Flussdiagramm Quote-to-Cash: von der Opportunity zum Zahlungseingang — Flussdiagramm für den Quote-to-Cash-Prozess (Q2C): Angebot konfigurieren und bepreisen, Rabattfreigabe und Rechtsprüfung abweichender Bedingungen durchlaufen, Angebot senden, Auftrag buchen, Meilenstein fakturieren, Zahlung vereinnahmen.
- Rückerstattungsprozess: Ablaufdiagramm vom Antrag bis zur Auszahlung — Ablaufdiagramm für den Rückerstattungsprozess: Anspruch nach Richtlinie und Frist, Kulanzfreigabe durch die Führungskraft, Zahlungsprüfung, Erstattung auf das Ursprungsmittel und Chargebacks.
- 3PL-Abrechnungsprozess — Vorlage für 3PL-Abrechnung mit Ereignisdaten, Preislisten, Rechnungsprüfung, Kundeneinsprüchen, Gutschriften und Leistungsberichten.
In diesen Branchen im Einsatz
Verwandte Anleitungen
- So erstellen Sie ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm — So erstellen Sie ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm: die Funktionen wählen, die die Arbeit wirklich halten, jede Kreuzung als Übergabe zeichnen und zeigen, wo der Prozess das Haus verlässt.
- So erstellen Sie einen Prozessablauf aus Excel-Daten — So lesen Sie einen Prozessablauf aus der Tabelle heraus, die Sie längst pflegen: welche vorhandene Spalte die Kästen ist, welche die Pfeile, welche die Verzweigungsbeschriftungen und welche ein Swimlane-Diagramm.