So erstellen Sie ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm
So erstellen Sie ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm: die Funktionen wählen, die die Arbeit wirklich halten, jede Kreuzung als Übergabe zeichnen und zeigen, wo der Prozess das Haus verlässt.
So funktioniert es
Listen Sie die Funktionen auf, die den Vorgang berühren
Schreiben Sie jede Funktion auf, die einen Schritt ausführt — Kunden, Lieferanten und Spediteure eingeschlossen. Fassen Sie danach alles zusammen, was in Wahrheit eine verantwortliche Einheit ist. Zielen Sie auf vier bis sechs Bahnen; darüber hinaus lassen sich die Kreuzungen visuell nicht mehr verfolgen.
Legen Sie die Grenzen vor der Mitte fest
Benennen Sie das Ereignis, das den Prozess auslöst, und den Zustand, der ihn beendet, und prüfen Sie, ob beide innerhalb der aufgelisteten Funktionen liegen. Funktionsübergreifende Diagramme wuchern schneller als jede andere Art, weil jede Funktion eine eigene Meinung dazu hat, wo der Prozess wirklich beginnt.
Legen Sie die Schritte als Zeilen an und weisen Sie Bahnen zu
Tippen Sie jeden Schritt in eine Zeile, verbinden Sie über die Spalte „Linie zu“ und setzen Sie anschließend die Spalte Vertikale Bahn auf die ausführende Funktion und Horizontale Bahn auf die Phase. Das Layout ergibt sich aus den Bahnen und nicht aus dem Verschieben von Kästen — einen Schritt umzuhängen ist deshalb eine einzige Zellenänderung.
Kommentieren Sie jede Kreuzung
Halten Sie für jede Linie, die eine Bahn verlässt und in eine andere eintritt, im Kommentar des Schritts fest, woran die empfangende Funktion es merkt: eine Statusänderung im System, eine E-Mail, eine gemeinsame Warteschlange, ein Tagesbericht. Wo die Antwort „die schauen selbst nach“ lautet, haben Sie eine Warteschlange ohne Verantwortlichen gefunden.
Zählen Sie die Kreuzungen und stellen Sie sie infrage
Addieren Sie die Zahl der Bahnwechsel. Ein Prozess mit fünfzehn Schritten, der neunmal die Bahn wechselt, hat kein Diagrammproblem, sondern ein Entwurfsproblem — und die übliche Abhilfe ist, einen Schritt zu verlagern, statt ihn neu zu zeichnen. Funktionsübergreifende Diagramme sind die einzige Art, die diese Zahl überhaupt sichtbar macht.
Validieren Sie mit jeder Funktion einzeln
Gehen Sie das Diagramm mit jedem Bahnverantwortlichen zunächst allein durch, bevor Sie es allen gemeinsam zeigen. Menschen korrigieren ihre eigene Bahn bereitwillig und verteidigen sie in der Gruppe — Sie bekommen so ein genaueres Diagramm und eine deutlich kürzere Besprechung.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm?
Ein Prozessdiagramm, das in Bahnen unterteilt ist — eine je Funktion oder Rolle —, sodass jeder Schritt bei dem liegt, der ihn ausführt, und jede Kreuzung zwischen zwei Bahnen eine sichtbare Übergabe ist. Es heißt auch Deployment-Flussdiagramm oder umgangssprachlich Swimlane-Diagramm. Der Zweck ist keine hübschere Dokumentation, sondern eine bestimmte Diagnose: zu zeigen, wo Arbeit den Besitzer wechselt, denn dort entstehen die meisten operativen Verzögerungen und die meisten liegengebliebenen Vorgänge.
Worin unterscheidet es sich von einem Swimlane-Diagramm?
In der Praxis ist es dasselbe, und die Begriffe werden austauschbar verwendet. Wo eine Unterscheidung gemacht wird, ist sie eine der Betonung: Swimlane beschreibt die Notation, funktionsübergreifend die Absicht. Falls es in Ihrem Unternehmen eine Rolle spielt, verwenden Sie den Begriff, den Ihr Publikum ohnehin benutzt — darüber zu streiten ist ein schlechter Ersatz dafür, die Übergaben zu zählen.
Sollten Lieferanten und Kunden eigene Bahnen bekommen?
Ja, sobald der Prozess auf sie wartet. Eine Bonitätsprüfung, die stockt, weil ein Kunde ein Formular nicht zurückgeschickt hat, gehört zu Ihrer Durchlaufzeit — ob Sie sie gezeichnet haben oder nicht. Eine eigene Bahn für externe Beteiligte macht außerdem sichtbar, wie viel der verstrichenen Zeit tatsächlich außerhalb Ihrer Kontrolle liegt, und das verändert, wo sich Verbesserungsaufwand überhaupt lohnt.
Wie viele Bahnen sind zu viele?
Ab etwa sechs überlappen sich die Kreuzungen so stark, dass es echte Mühe kostet, einem einzelnen Pfad zu folgen, und das Diagramm taugt in genau der Besprechung nicht mehr, für die es gezeichnet wurde. Das sagt mehr über den Prozess aus als über die Zeichnung: Entweder sind mehrere Bahnen eine verantwortliche Einheit, oder der Zuschnitt umfasst zwei Prozesse, die an einer Übergabe getrennt und wechselseitig verlinkt gehören.