So erstellen Sie ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm
So erstellen Sie ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm: die Funktionen wählen, die die Arbeit wirklich halten, jede Kreuzung als Übergabe zeichnen und zeigen, wo der Prozess das Haus verlässt.
Ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm zeichnet einen Prozess über die Funktionen hinweg, die ihn ausführen: so werden jede Übergabe zwischen Teams und jede Wartezeit dazwischen auf der Seite sichtbar.
Kurz gesagt
- Wählen Sie Funktionen, die verantwortlich gemacht werden können: keine Abteilungen und keine Personen.
- Jede Linie über eine Bahngrenze ist eine Übergabe; halten Sie fest, wie die nächste Bahn davon erfährt.
- Externe Beteiligte bekommen eine eigene Bahn; ihre Verzögerung bleibt Ihre Durchlaufzeit.
- Zählen Sie die Kreuzungen. Eine hohe Zahl ist ein Entwurfsproblem, kein Zeichenproblem.
- Schleifen beginnen meist an einer Kreuzung: dort suchen Sie zuerst nach Nacharbeit.
Warum funktionsübergreifende Prozesse an den Nahtstellen scheitern
Ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm, gelegentlich auch Deployment-Flussdiagramm genannt, beantwortet eine unbequeme Frage: Wo bleibt dieser Prozess stehen? Fast nie innerhalb einer Funktion. Vertrieb, Finanzen, Lager und Spediteur erledigen ihren Teil jeweils kompetent, und der Auftrag ist trotzdem zu spät, weil die Verzögerung an den vier Stellen sitzt, an denen die Arbeit den Besitzer gewechselt hat und niemand für die Lücke zuständig war.
Es gut zu zeichnen heißt, über die Funktionen ehrlich zu sein. Eine Bahn je Abteilung bildet nur das Organigramm ab und verbirgt die Übergaben in seinem Inneren. Eine Bahn je Person macht das Diagramm bei der nächsten Reorganisation wertlos. Die brauchbare Einheit ist die Funktion, die für einen Schritt in die Pflicht genommen werden kann: Vertrieb, Finanzen, Lager, Logistik, und der Kunde, denn ein Prozess, der auf jemanden außerhalb des Unternehmens wartet, wartet trotzdem.
Das Beispiel unten ist eine Auftragsabwicklung über fünf Funktionen einschließlich des Kunden. Verfolgen Sie Stufe für Stufe, wie sie vom Vertrieb zu den Finanzen, ins Lager, in die Logistik und zurück zum Kunden wechselt, und achten Sie darauf, dass fast jede Schleife im Diagramm an einer Kreuzung beginnt.
Fünf Funktionen, ein Auftrag
Vom Auftrag bis zur Zustellung über Kunde, Vertrieb, Finanzen, Lager und Logistik. Jede Stufe überschreitet eine Grenze.
Zwei Funktionen, eine Kreuzung
Der Kunde erteilt den Auftrag, der Vertrieb erfasst ihn. Die Prüfung der Auftragsdaten erzeugt bereits die erste Schleife zurück in die Bahn des Kunden, sobald Angaben fehlen: die billigste Übergabe im ganzen Diagramm und zugleich die, die am häufigsten ungezeichnet bleibt.
Ein Tor in einer anderen Funktion
Die Finanzen führen die Bonitätsprüfung durch. Der Vertrieb kommt nicht weiter, und die Finanzen mahnen nichts an: genau die Form einer Verzögerung, die keine der beiden Funktionen als ihre eigene ansieht.
Das Lager übernimmt
Die Bestandsverfügbarkeit teilt sich dreifach (vollständig, teilweise, kein Bestand), und die Entscheidung über eine Teillieferung geht zurück in den Vertrieb, denn ob verkürzt geliefert wird, ist ein Gespräch mit dem Kunden und keine Lagerfrage. Die Packkontrolle ergänzt eine Nacharbeitsschleife innerhalb der Bahn.
Aus dem Haus und wieder zurück
Die Logistik erstellt die Versandpapiere, übergibt an den Spediteur und steuert einen erneuten Zustellversuch, danach bestätigt der Kunde den Erhalt der Ware. Drei dieser Schritte liegen außerhalb Ihrer direkten Kontrolle; sie zu zeichnen ist der Weg, die Diskussion über Durchlaufzeiten vom Lager zu lösen.
Die Schleife schließt sich in den Finanzen
Rechnung erstellt, dann die Entscheidung, ob alle Auftragspositionen geliefert wurden, und falls nicht, zurück zur Bestandsprüfung. Ein funktionsübergreifender Prozess endet selten in der Funktion, in der er begann, und genau diese letzte Kreuzung fehlt in einer schriftlichen Verfahrensanweisung am häufigsten.
So funktioniert es
Listen Sie die Funktionen auf, die den Vorgang berühren
Schreiben Sie jede Funktion auf, die einen Schritt ausführt: Kunden, Lieferanten und Spediteure eingeschlossen. Fassen Sie danach alles zusammen, was in Wahrheit eine verantwortliche Einheit ist. Zielen Sie auf vier bis sechs Bahnen; darüber hinaus lassen sich die Kreuzungen visuell nicht mehr verfolgen.
Legen Sie die Grenzen vor der Mitte fest
Benennen Sie das Ereignis, das den Prozess auslöst, und den Zustand, der ihn beendet, und prüfen Sie, ob beide innerhalb der aufgelisteten Funktionen liegen. Funktionsübergreifende Diagramme wuchern schneller als jede andere Art, weil jede Funktion eine eigene Meinung dazu hat, wo der Prozess wirklich beginnt.
Legen Sie die Schritte als Zeilen an und weisen Sie Bahnen zu
Tippen Sie jeden Schritt in eine Zeile, verbinden Sie über die Spalte „Linie zu“ und setzen Sie anschließend die Spalte Vertikale Bahn auf die ausführende Funktion und Horizontale Bahn auf die Phase. Das Layout ergibt sich aus den Bahnen und nicht aus dem Verschieben von Kästen: einen Schritt umzuhängen ist deshalb eine einzige Zellenänderung.
Kommentieren Sie jede Kreuzung
Halten Sie für jede Linie, die eine Bahn verlässt und in eine andere eintritt, im Kommentar des Schritts fest, woran die empfangende Funktion es merkt: eine Statusänderung im System, eine E-Mail, eine gemeinsame Warteschlange, ein Tagesbericht. Wo die Antwort „die schauen selbst nach“ lautet, haben Sie eine Warteschlange ohne Verantwortlichen gefunden.
Zählen Sie die Kreuzungen und stellen Sie sie infrage
Addieren Sie die Zahl der Bahnwechsel. Ein Prozess mit fünfzehn Schritten, der neunmal die Bahn wechselt, hat kein Diagrammproblem, sondern ein Entwurfsproblem, und die übliche Abhilfe ist, einen Schritt zu verlagern, statt ihn neu zu zeichnen. Funktionsübergreifende Diagramme sind die einzige Art, die diese Zahl überhaupt sichtbar macht.
Validieren Sie mit jeder Funktion einzeln
Gehen Sie das Diagramm mit jedem Bahnverantwortlichen zunächst allein durch, bevor Sie es allen gemeinsam zeigen. Menschen korrigieren ihre eigene Bahn bereitwillig und verteidigen sie in der Gruppe: Sie bekommen so ein genaueres Diagramm und eine deutlich kürzere Besprechung.
Häufige Fehler
Bahnen, die das Organigramm spiegeln
Abteilungen verbergen die Teams in ihrem Inneren, die einander Arbeit übergeben, und damit genau die Übergaben, für deren Sichtbarmachung das Diagramm existiert.
Den Kunden weglassen
Wartet der Prozess darauf, dass ein Kunde etwas bestätigt oder beisteuert, gehört er dazu. Ihn wegzulassen lässt Ihre Durchlaufzeit wie Ihr eigenes Versäumnis aussehen, oder wie niemandes.
Übergaben als schlichter Pfeil
Eine Kreuzung ist ein Ereignis mit einem Mechanismus und einer Verzögerung. Ein unkommentierter Pfeil unterstellt, die empfangende Funktion wisse sofort Bescheid, was selten zutrifft.
Ein einziges Riesendiagramm
Acht Bahnen und vierzig Schritte sind zwei Prozesse. Teilen Sie an einer natürlichen Übergabe und lassen Sie das Ende des einen Diagramms der Anfang des nächsten sein.
Erstellen Sie Ihr eigenes funktionsübergreifendes Flussdiagramm
Öffnen Sie das Beispiel zur Auftragsabwicklung, benennen Sie die fünf Bahnen nach Ihren Funktionen und verfolgen Sie Ihre eigenen Kreuzungen.
Erstellen Sie Ihr eigenes funktionsübergreifendes Flussdiagramm
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Häufig gestellte Fragen
Was ist ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm?
Ein Prozessdiagramm, das in Bahnen unterteilt ist (eine je Funktion oder Rolle), sodass jeder Schritt bei dem liegt, der ihn ausführt, und jede Kreuzung zwischen zwei Bahnen eine sichtbare Übergabe ist. Es heißt auch Deployment-Flussdiagramm oder umgangssprachlich Swimlane-Diagramm. Der Zweck ist keine hübschere Dokumentation, sondern eine bestimmte Diagnose: zu zeigen, wo Arbeit den Besitzer wechselt, denn dort entstehen die meisten operativen Verzögerungen und die meisten liegengebliebenen Vorgänge.
Worin unterscheidet es sich von einem Swimlane-Diagramm?
In der Praxis ist es dasselbe, und die Begriffe werden austauschbar verwendet. Wo eine Unterscheidung gemacht wird, ist sie eine der Betonung: Swimlane beschreibt die Notation, funktionsübergreifend die Absicht. Falls es in Ihrem Unternehmen eine Rolle spielt, verwenden Sie den Begriff, den Ihr Publikum ohnehin benutzt: darüber zu streiten ist ein schlechter Ersatz dafür, die Übergaben zu zählen.
Sollten Lieferanten und Kunden eigene Bahnen bekommen?
Ja, sobald der Prozess auf sie wartet. Eine Bonitätsprüfung, die stockt, weil ein Kunde ein Formular nicht zurückgeschickt hat, gehört zu Ihrer Durchlaufzeit: ob Sie sie gezeichnet haben oder nicht. Eine eigene Bahn für externe Beteiligte macht außerdem sichtbar, wie viel der verstrichenen Zeit tatsächlich außerhalb Ihrer Kontrolle liegt, und das verändert, wo sich Verbesserungsaufwand überhaupt lohnt.
Wie viele Bahnen sind zu viele?
Ab etwa sechs überlappen sich die Kreuzungen so stark, dass es echte Mühe kostet, einem einzelnen Pfad zu folgen, und das Diagramm taugt in genau der Besprechung nicht mehr, für die es gezeichnet wurde. Das sagt mehr über den Prozess aus als über die Zeichnung: Entweder sind mehrere Bahnen eine verantwortliche Einheit, oder der Zuschnitt umfasst zwei Prozesse, die an einer Übergabe getrennt und wechselseitig verlinkt gehören.
