Comment créer un organigramme interfonctionnel
Comment créer un organigramme transversal : choisissez les fonctions qui détiennent véritablement le travail, dessinez chaque croisement comme un transfert et montrez où le processus quitte l'entreprise. Exemple en direct inclus.
Un organigramme interfonctionnel est un processus dessiné à travers les fonctions qui l'exécutent, de sorte que chaque transfert entre équipes et chaque attente entre elles soit visible sur la page.
En bref
- Choisissez des fonctions qui peuvent être tenues responsables, et non des départements ou des personnes.
- Chaque ligne qui traverse une voie est un transfert : annotez la manière dont la voie suivante est indiquée.
- Les parties externes disposent de leur propre voie ; leur retard est toujours votre temps de cycle.
- Comptez les passages. Un nombre élevé est un problème de conception et non un problème de dessin.
- Les boucles commencent généralement à un croisement, c'est là qu'il faut chercher en premier pour les retravailler.
Pourquoi les processus interfonctionnels échouent à la limite
Un organigramme interfonctionnel, parfois appelé organigramme de déploiement, existe pour répondre à une question inconfortable : où ce processus s'arrête-t-il ? Presque jamais dans une fonction. Les ventes, les finances, l'entrepôt et le transporteur exécutent chacun leur part avec compétence, et la commande est toujours en retard, car le retard réside dans les quatre endroits où le travail a changé de mains et personne n'a pris le retard.
Bien le dessiner, c’est être honnête sur les fonctions. Une piste par département reproduit l'organigramme et masque les transferts à l'intérieur de celui-ci. Une voie par personne rend la carte obsolète lors de la prochaine réorganisation. L'unité qui fonctionne est la fonction qui peut être assignée à une étape : ventes, finances, entrepôt, logistique, plus le client, car un processus qui attend quelqu'un en dehors de l'entreprise attend toujours.
L'exemple ci-dessous est l'exécution des commandes à travers cinq fonctions, y compris le client. Regardez étape par étape le passage des ventes au financement, en passant par l'entrepôt, la logistique et le retour au client, et remarquez que presque chaque boucle du graphique commence par un croisement.
Comment cela fonctionne
Lister les fonctions qui touchent le travail
Notez chaque fonction qui effectue une étape, y compris les clients, les fournisseurs et les transporteurs. Fusionnez ensuite tout ce qui constitue réellement une unité responsable. Visez quatre à six voies ; plus que cela et les passages à niveau deviennent impossibles à tracer visuellement.
Fixez les limites avant le milieu
Nommez l'événement qui démarre le processus et l'état qui le termine, et vérifiez que les deux se trouvent dans les fonctions que vous avez répertoriées. Les diagrammes interfonctionnels se multiplient plus rapidement que tout autre type, car chaque fonction a une opinion sur le point de départ réel du processus.
Disposez les marches en rangées et attribuez des voies
Tapez chaque étape dans une ligne, connectez-vous à la colonne Ligne vers, puis définissez la colonne Voie verticale sur la fonction qui l'exécute et la voie horizontale sur la phase. La disposition découle des voies plutôt que du déplacement des cases, donc la réaffectation d'une étape est une modification d'une seule cellule.
Annotez chaque passage
Pour chaque ligne qui quitte une voie et entre dans une autre, notez dans le commentaire de l'étape comment la fonction réceptrice en a connaissance : un changement d'état du système, un email, une file d'attente partagée, un rapport quotidien. Lorsque la réponse est "ils vérifient", vous avez trouvé une file d'attente sans propriétaire.
Comptez les passages et défiez-les
Totalisez le nombre de changements de voie. Un processus en quinze étapes traversant neuf fois les voies n'est pas un problème de diagramme, c'est un problème de conception, et la solution habituelle consiste à déplacer une étape plutôt que de la redessiner. Les graphiques interfonctionnels sont les seuls à rendre ce décompte visible.
Valider avec chaque fonction séparément
Parcourez le tableau avec chaque propriétaire de voie individuellement avant de le montrer à tout le monde. Les gens corrigent librement leur propre voie et la défendent en groupe, vous obtenez ainsi un tableau plus précis et une réunion beaucoup plus courte.
Erreurs à éviter
Des couloirs qui reflètent l'organigramme
Les départements cachent les équipes qui travaillent main dans la main, ce qui supprime exactement les transferts que le graphique existe pour montrer.
Laisser le client de côté
Si le processus attend qu'un client confirme ou fournisse quelque chose, il en fait partie. En les omettant, votre temps de cycle semble être de votre faute ou celle de personne.
Transferts dessinés sous forme de flèche simple
Une traversée est un événement avec un mécanisme et un retard. Une flèche non annotée implique que la fonction réceptrice le sait instantanément, ce qui est rarement vrai.
Un graphique géant
Huit voies et quarante marches représentent deux processus. Divisez-vous naturellement et laissez la fin d’un graphique être le début du suivant.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un organigramme transversal ?
Un organigramme de processus divisé en voies, une par fonction ou rôle, de sorte que chaque étape incombe à celui qui l'exécute et que chaque passage entre les voies soit un transfert visible. Il est également appelé organigramme de déploiement ou, de manière informelle, diagramme à couloirs. L’objectif n’est pas une documentation plus jolie mais un diagnostic spécifique : montrer où le travail change de mains, car c’est là que se produisent la plupart des retards opérationnels et des pertes de travail.
En quoi est-ce différent d’un diagramme à couloirs ?
En pratique, il s’agit de la même chose et les termes sont utilisés de manière interchangeable. Lorsque les gens font une distinction, c'est une question d'accent : le couloir décrit la notation, le cross-fonctionnel décrit l'intention. Si cela est important dans votre organisation, utilisez le terme que votre public utilise déjà : en débattre est un piètre substitut au comptage des transferts.
Les fournisseurs et les clients devraient-ils disposer de leurs propres voies ?
Oui, chaque fois que le processus les attend. Une vérification de solvabilité qui échoue parce qu'un client n'a pas renvoyé un formulaire fait partie de votre temps de cycle, que vous l'ayez rédigé ou non. Donner une voie aux parties externes montre également combien de temps écoulé est véritablement hors de votre contrôle, ce qui change là où les efforts d'amélioration valent la peine d'être dépensés.
Combien de voies, c'est trop ?
Passé environ six heures, les croisements se chevauchent suffisamment pour que suivre un seul chemin demande un réel effort, et la carte cesse d'être utilisable lors de la réunion pour laquelle elle a été dessinée. Il s'agit d'un signal concernant le processus plutôt que le diagramme : soit plusieurs voies constituent une seule unité responsable, soit le champ d'application s'étend sur deux processus qui doivent être divisés lors d'un transfert et faire l'objet de références croisées.