Comment créer un diagramme à couloirs à partir d'un CSV

En bref

• Renommez l'en-tête de la colonne propriétaire en "Voie verticale". L'importation correspond aux noms d'en-tête, pas aux positions.
• Chaque valeur distincte de cette colonne devient une voie, donc « IT » et « IT » deviennent deux voies.
• Une cellule propriétaire vide place l'étape dans la première voie plutôt que dans une voie qui lui est propre.
• Un transfert est un connecteur dont la ligne à la ligne porte un propriétaire différent, dénombrable à partir du fichier.
• Ne triez jamais le CSV par propriétaire : la ligne contient les numéros de ligne et le tri recâble le graphique.

La colonne propriétaire est déjà la colonne voie

Presque tous les fichiers CSV décrivant un processus comportent une colonne indiquant qui effectue chaque étape. Il sort du système de billetterie comme « Affecté à », du système RH comme « Département », d'un registre tenu à la main comme « Propriétaire » ou « Responsable ». Jusqu'à présent, cette colonne a été utilisée pour le filtrage : montrez-moi les lignes qui m'appartiennent. Un diagramme à couloirs représente l'apparence de la même colonne lorsqu'elle est utilisée pour la structure : les valeurs cessent d'être un filtre et deviennent les bandes traversées par le processus.

Les mécanismes sont courts car un CSV est du texte brut avec une ligne d'en-tête et QueryChart correspond à ces noms d'en-tête plutôt qu'aux positions de colonnes. Renommez « Attribué à » en « Voie verticale », conservez « Texte de la zone » pour l'étape et « Ligne vers » pour le numéro de ligne auquel il mène, puis déposez le .csv dans la zone de la feuille de calcul de l'éditeur ou collez le texte directement dedans. Chaque valeur distincte dans la colonne de voie devient une voie ; une valeur vide place le pas dans la première voie. Les colonnes que l'éditeur ne reconnaît pas (identifiant du ticket, date d'échéance, SLA) sont conservées et ignorées, il n'y a donc rien à supprimer au préalable. Si le fichier n'a pas encore cette forme, /fr/guides/comment-structurer-un-fichier-csv-pour-les-organigrammes couvre les colonnes et /fr/guides/comment-definir-des-connexions-d-organigramme-en-csv couvre "Ligne vers".

Ce que la colonne de voies vous offre, c'est une définition d'un transfert que vous pouvez appliquer au fichier lui-même, sans aucun outil ouvert : un transfert est tout connecteur dont les deux lignes se trouvent dans des voies différentes. Prenez une ligne, lisez sa ligne jusqu'au numéro, trouvez cette ligne, comparez les deux cellules propriétaires. Des valeurs différentes signifient que le travail a changé de mains. Faites cela dans le fichier et vous avez compté les transferts au cours du processus avant de tirer quoi que ce soit, et le décompte est le nombre sur lequel il vaut la peine de discuter, car chacun d'entre eux est une file d'attente, un e-mail ou une attente.

L'exemple ci-dessous est une approbation de campagne marketing qui s'étend à cinq propriétaires : demandeur, marketing, marque, juridique et achat média. Il comporte 25 rangées et 30 connecteurs, et 15 de ces connecteurs (exactement la moitié) traversent la voie d'un propriétaire dans celle d'un autre. Ouvrez le panneau de feuille de calcul sous le canevas et lisez la colonne Voie verticale à côté de Ligne vers.

Comment cela fonctionne

1. Choisissez la colonne qui nomme un propriétaire

   Les exports proposent généralement plusieurs candidats : Affecté à, Propriétaire, Responsable, Département, Équipe, File d'attente. Choisissez celui au niveau auquel vous voulez des couloirs : équipes si le lecteur est un manager, personnes nommées uniquement si le processus est réellement spécifique à une personne. Un diagramme à couloirs comporte un axe de voie qui porte l'argument ; le reste des colonnes peut rouler inutilisé.

2. Répertoriez les valeurs distinctes avant d'importer

   Exécutez une transmission de valeurs uniques ou de suppression des doublons sur cette colonne dans n'importe quel outil ayant produit le fichier et lisez le résultat. Cette liste correspond exactement à l’ensemble des voies que vous êtes sur le point d’obtenir. S'il comporte neuf entrées et que vous en attendiez cinq, vous avez quatre variantes orthographiques, pas quatre équipes, et il est bien moins coûteux de les fixer dans la colonne que de fusionner les voies par la suite.

3. Remplissez les blancs avec une valeur réelle

   Une cellule de propriétaire vide ne crée pas de voie « inconnue » : l'étape atterrit dans la première voie, et chaque lecteur aura l'impression que la première équipe est propriétaire de ce travail. Tapez une valeur explicite, « Non attribué » ou « Non convenu » dans chaque cellule vide. Les marches dont personne ne peut nommer le propriétaire sont le résultat le plus utile de tout cet exercice, alors donnez-leur un endroit visible pour s'asseoir.

4. Renommer la ligne d'en-tête

   La ligne d'en-tête correspond à ce que lit l'importateur : "Texte de la zone" pour l'étape, "Ligne vers" pour le numéro de ligne auquel elle mène, "Texte de la ligne" pour l'étiquette de la branche, "Forme" pour le début, le processus, la décision, la fin et "Voie verticale" pour le propriétaire. Utilisez également « Voie horizontale » si vous disposez également d'une colonne de phase ou d'étape. Un en-tête toujours appelé « Propriétaire » est conservé et ignoré, et le graphique s'affiche à plat sans avertissement.

5. Vérifiez le délimiteur, les guillemets et l'encodage

   Les valeurs du propriétaire sont celles qui sont les plus susceptibles de contenir une virgule (« Finance, EMEA » ou « Opérations, Pays nordiques »), et une virgule non citée divise la ligne en une colonne supplémentaire, décalant chaque valeur après celle-ci d'une place vers la gauche. Ouvrez le fichier dans un éditeur de texte brut et examinez trois ou quatre lignes. Confirmez que le séparateur est bien celui que vous pensez, que toute valeur le contenant est entourée de guillemets doubles et que le fichier est au format UTF-8 afin que les noms de voies accentués survivent.

6. Importez, puis lisez les croisements

   Déposez le fichier .csv dans la zone de feuille de calcul d'un nouveau graphique ou collez-y le texte. Les voies apparaissent sous forme de bandes et le diagramme se trace lui-même. Tracez maintenant chaque flèche qui quitte une bande et entre dans une autre : ce sont les transferts, et celles qui méritent l'attention sont les paires qui se croisent et se recroisent, comme la boucle de reformulation entre Marketing et Juridique dans l'exemple.

Erreurs à éviter

• Une colonne toujours intitulée "Propriétaire"

  L'importation correspond aux noms d'en-tête. Une colonne intitulée Propriétaire, Affecté à ou Service est exécutée et ignorée, de sorte que le graphique s'affiche sous la forme d'un organigramme plat et il semble que les voies ne sont pas prises en charge. L'en-tête doit indiquer « Voie verticale » ou « Voie horizontale ».

• Trier d'abord le fichier par propriétaire

  Regrouper les lignes par équipe revient à préparer les voies, et cela détruit le graphique : la ligne contient les numéros de ligne, donc le nouveau tri renumérote chaque ligne et chaque connecteur pointe désormais ailleurs. Les voies se regroupent à partir des valeurs. L'ordre des voies est une propriété du graphique, pas du fichier : réorganisez-le une fois dans l'éditeur.

• Valeurs de voie presque en double

  Des chaînes distinctes créent des voies distinctes, donc "IT", "I.T." et "IT" avec un espace à la fin sont trois voies portant le même nom sur deux d'entre elles. Les exportations en produisent constamment : afficher des noms dans certaines lignes et des adresses e-mail dans d'autres, une équipe renommée au milieu de l'année. Normalisez la colonne, puis importez.

• Virgules et points-virgules à l'intérieur d'une valeur

  « Légal, EMEA » sans guillemets devient deux champs et déplace le texte de votre voie dans la colonne Notes. Les exportations de paramètres régionaux européens sont souvent délimitées par des points-virgules avec des virgules comme séparateurs décimaux, ce qui échoue de la même manière une colonne plus loin. Regardez le texte brut avant de l'importer ; voir /csv-to-process-map pour le même problème sur une carte de processus.

Questions fréquentes

Le propriétaire doit-il emprunter la voie horizontale ou la voie verticale ?

L’un ou l’autre fonctionne et vous pouvez utiliser les deux. La convention dans l'exemple est la voie verticale pour le propriétaire (Demandeur, Marketing, Marque, Juridique, Achat média) et la voie horizontale pour la phase : Brief, Draft, Review, Approve, Launch. Cela donne une grille où la position d'une étape indique qui le fait et quand. Si votre fichier n'a qu'une colonne propriétaire, remplissez une colonne de voie et laissez l'autre vide ; un seul axe est un diagramme à couloirs normal.

Combien de voies aurai-je ?

Une par valeur distincte non vide dans la colonne de voie, c'est pourquoi la liste de valeurs uniques mérite d'être lue avant d'importer. Les cellules vides ne produisent pas de voie supplémentaire (elles placent l'étape dans la première), donc une exportation avec des espaces attribue discrètement le travail non attribué à la première équipe. Taper « Non attribué » dans ces cellules coûte une minute et transforme une erreur invisible en une voie visible.

Puis-je trouver les transferts en lisant uniquement le CSV ?

Oui, et cela vaut la peine de le faire une fois pour faire confiance au diagramme. Pour chaque ligne, prenez le numéro dans Ligne vers, recherchez cette ligne et comparez les deux cellules propriétaires : des valeurs différentes signifient que le travail a changé de mains. Les nombres à rebours comptent également : une ligne retravaillée pointant vers une ligne antérieure est un transfert dans l'autre sens. Le fichier d'exemple sur /fr/templates/modele-d-organigramme-csv-a-couloirs-approbation-de-la-campagne comporte 30 connecteurs et 15 d'entre eux traversent une limite de voie.

Mon exportation comporte une ligne par ticket et quarante noms dans Attribué à. Et maintenant ?

Vous disposez d'un journal d'instance, pas d'une définition de processus, et son importation vous donne quarante voies contenant chacune une poignée de boîtes sans rapport. Deux étapes permettent de résoudre le problème : réduisez les lignes aux étapes distinctes par lesquelles passent les tickets, puis mappez les noms aux rôles ou aux équipes qui les exécutent. Les couloirs ne sont lisibles qu'entre trois heures et sept heures environ, et un tableau avec un couloir par personne répond à une question de personnel plutôt qu'à une question de processus.

Les titres des voies sont apparus comme des caractères poubelles. Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné ?

Codage. Les noms de voies sont dessinés sur la carte, donc un fichier exporté au format Latin-1 ou Windows-1252 et lu au format UTF-8 montre ses dégâts à l'endroit le plus visible : Ø, ä et é deviennent chacun une paire de caractères parasites dans le titre d'un groupe. Réexportez au format UTF-8 plutôt que de corriger les étiquettes à la main, car les mêmes valeurs apparaissent généralement également dans d'autres colonnes. Si la première colonne semble ignorée, vérifiez la ligne d'en-tête pour une marque d'ordre des octets en tête.