Organigramme du processus d'approvisionnement — Excel

En bref

• Cinq couloirs (service demandeur, approvisionnement, finances, fournisseur et juridique) répartis en sept phases : besoin et spécifications, financement et stratégie, route vers le marché, appel d'offres et évaluation, attribution et contrat, commande et livraison, et évaluation des performances.
• Une décision de faire ou d'acheter dans la voie du service demandeur, avec la branche Créer se terminant explicitement par « Répondre aux besoins avec une ressource interne » plutôt que de sortir du diagramme.
• Approbation du budget en tant que porte appartenant aux Finances avant que quoi que ce soit n'atteigne le marché, la branche refusée se terminant par « Demande refusée ou différée » plutôt que de revenir en arrière silencieusement.

Le tableau source: Organigramme du processus d'approvisionnement

Saisissez une étape par ligne dans Excel avec un identifiant unique, une description, l’étape suivante et un responsable. Le processus d'approvisionnement couvre tout, depuis la reconnaissance du fait que l'organisation a besoin de quelque chose qu'elle ne peut pas produire elle-même et le fait d'avoir un fournisseur sous contrat, qui livre et qui est mesuré. C’est plus large que de passer un bon de commande ; la commande est à un pas de la fin. Les décisions qui déterminent ce que l’organisation paie réellement et le niveau de risque qu’elle supporte sont prises bien plus tôt : dans le cahier des charges, lors de l’appel de type « make or buy » et dans le choix entre annuler un accord existant ou lancer un appel d’offres.

Associez la description à Box text, la destination à Line to, le libellé de branche à Line text et le responsable à Vertical lane. Deux endroits représentent la plupart des problèmes d'approvisionnement. Le premier est la spécification. Une exigence écrite autour du produit d'un fournisseur règle l'attribution avant le lancement de l'offre et produit généralement une seule offre conforme. La seconde est la voie vers le marché. Chaque organisation dispose d'une voie rapide pour les dépenses déjà couvertes par un contrat-cadre ou un contrat permanent, et cette voie est légitime jusqu'à ce qu'elle devienne discrètement la norme par défaut et que les attributions non compétitives cessent d'être justifiées, tarifées ou limitées dans le temps. Les deux sont visibles sur un organigramme comme ils ne le sont jamais dans une politique écrite. Vérifiez chaque branche et chaque responsable dans le diagramme à partir du tableau. Voir aussi /fr/guides/structurer-des-donnees-excel-pour-un-diagramme-de-flux.

Comment cela fonctionne

1. Renommez les voies selon les rôles que vous avez réellement

   Saisissez une étape par ligne dans Excel avec un identifiant unique, une description, l’étape suivante et un responsable. Remplacez les services Demandeurs, Achats, Finances, Fournisseurs et Juridique par vos fonctions réelles. Les petites organisations n'ont pas d'équipe d'approvisionnement distincte, auquel cas fusionnez cette voie avec Finances et conservez les étapes. Utilisez une voie par décideur plutôt que par personne, afin que le tableau survive à quelqu'un qui change d'emploi.

2. Fixez les seuils qui déterminent la route vers le marché

   Associez la description à Box text, la destination à Line to, le libellé de branche à Line text et le responsable à Vertical lane. Le message « Fournisseur agréé existant ? » » et « Source unique justifiée ? les décisions sont là où résident vos règles. Notez les tranches de valeur : en dessous de quel chiffre un seul devis suffit, où commencent trois devis et où une offre complète devient obligatoire. Indiquez la devise et indiquez si le seuil s'applique par commande ou par fournisseur et par an, sinon les commandes sont divisées pour rester en dessous.

3. Définir ce que doit contenir une justification de source unique

   Parcourez le trajet normal, les refus et les boucles dans le diagramme avant de le partager. Nommez les champs de l'étape « Enregistrer la justification d'une source unique » : pourquoi aucun autre fournisseur ne peut répondre à l'exigence, ce qui a été fait pour tester cela, la valeur, la durée et qui l'a autorisé. Donnez à chaque justification une date d'expiration et testez-la à nouveau lors du renouvellement, car les récompenses non compétitives sont la première chose qu'un auditeur retirera.

Erreurs à éviter

• Connexions manquantes

  Une liste de tâches ne devient un schéma de processus que lorsque chaque étape a une destination et chaque décision des résultats nommés. Rédiger ou actualiser une politique d'approvisionnement, où les étapes et les transferts doivent être convenus avant que quiconque rédige le texte.

Questions fréquentes

Puis-je utiliser mon fichier Excel ?

Oui. Adaptez les colonnes à l’éditeur de feuille QueryChart et vérifiez les destinations après tout changement de ligne. Identifier le besoin et rédiger un cahier des charges ; décider de fabriquer ou d'acheter ; confirmer le financement ; convenir d'une stratégie d'approvisionnement ; choisir une voie d'accès au marché, soit une annulation d'un accord existant, soit un appel d'offres ; émettre la demande de prix ou le dossier d'appel d'offres et évaluer les offres par rapport aux critères publiés ; sélectionner le fournisseur et négocier ; examiner et signer le contrat ; augmenter le bon de commande ; en prendre livraison et l'accepter conformément aux spécifications ; examinez ensuite les performances du fournisseur et décidez s'il faut renouveler ou relancer l'appel d'offres. Les organisations diffèrent principalement par le degré de formalité de chaque étape et la valeur à laquelle elle devient obligatoire.

Quelle est la différence entre approvisionnement et achat ?

L'achat est la fin de la transaction : passer la commande, recevoir les marchandises, payer la facture. L'approvisionnement représente l'ensemble du cycle qui l'entoure, y compris les spécifications, l'analyse du marché, la décision de concurrencer ou d'annuler, l'évaluation, la négociation et la gestion des contrats. Dans ce graphique, tout, de « Identifier les besoins de l'entreprise » jusqu'à « Réviser et signer le contrat » correspond à l'approvisionnement, et à partir de « Augmenter le bon de commande », c'est là que l'achat, ou l'approvisionnement pour payer, prend le relais.

Quand une attribution à source unique est-elle acceptable ?

Lorsqu'un seul fournisseur peut véritablement répondre à l'exigence, par exemple une technologie propriétaire, une contrainte de compatibilité ou une urgence réelle, et que la raison est documentée avant l'attribution plutôt que reconstruite après. Le test consiste à savoir si la contrainte est réelle ou créée par votre propre spécification, puisqu'une exigence écrite autour d'un produit fabrique sa propre source unique. Le modèle donne à la justification son propre enregistrement afin que la raison, la valeur, la durée et l'approbateur se trouvent au même endroit, et il doit porter une date d'expiration afin qu'il soit retesté plutôt que renouvelé par habitude.