Flowchart for indkøbsprocessen fra behov til leverandøropfølgning — Excel

Kort fortalt

• Fem swimlanes (rekvirerende afdeling, indkøb, økonomi, leverandør og juridisk) fordelt på syv faser: Behov og kravspecifikation, Finansiering og strategi, Vej til markedet, Udbud og evaluering, Tildeling og kontrakt, Ordre og levering samt Leverandøropfølgning
• Beslutningen 'Producere selv eller købe?' i den rekvirerende afdelings bane, hvor Selv-grenen slutter eksplicit i 'Dæk behovet med interne ressourcer' i stedet for at fortone sig ud af diagrammet
• Budgetgodkendelse som en port ejet af økonomi, før noget når markedet, hvor den afviste gren ender i 'Anmodning afvist eller udskudt' frem for at løbe stille tilbage

Kildetabellen: Flowchart for indkøbsprocessen fra behov til leverandøropfølgning

Skriv ét trin pr. række i Excel. Brug en entydig nøgle, en beskrivelse, næste trin og en ansvarlig rolle. Indkøbsprocessen dækker alt mellem erkendelsen af, at organisationen har brug for noget, den ikke selv kan producere, og at have en leverandør på kontrakt, som leverer og bliver målt. Den er bredere end at oprette en indkøbsordre; ordren er ét trin tæt på slutningen. De beslutninger, der afgør, hvad organisationen faktisk betaler, og hvor stor en risiko den bærer, træffes langt tidligere: i kravspecifikationen, i valget mellem selv at producere eller købe, og i valget mellem at trække på en eksisterende aftale og køre et egentligt udbud.

Overfør beskrivelsen til Box text, målet til Line to, grenens navn til Line text og den ansvarlige til Vertical lane. To steder står for de fleste indkøbsproblemer. Det første er kravspecifikationen. Et krav, der er skrevet op ad én leverandørs produktblad, afgør tildelingen, før udbuddet overhovedet er sendt ud, og ender typisk med ét konditionsmæssigt tilbud. Det andet er vejen til markedet. Alle organisationer har en hurtig vej for indkøb, der allerede er dækket af en rammeaftale, og den vej er helt legitim, lige indtil den stille og roligt bliver standardvejen, og direkte tildelinger holder op med at blive begrundet, prissat og tidsbegrænset. Begge dele er synlige i et flowchart på en måde, de aldrig er i en skreven politik. Kontrollér alle grene og ansvarlige i diagrammet mod regnearket. Se også /da/guides/sadan-struktureres-excel-data-til-et-rutediagram.

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til de roller, I faktisk har

   Skriv ét trin pr. række i Excel. Brug en entydig nøgle, en beskrivelse, næste trin og en ansvarlig rolle. Erstat rekvirerende afdeling, indkøb, økonomi, leverandør og juridisk med jeres reelle funktioner. Mindre organisationer har ingen selvstændig indkøbsfunktion: slå i så fald den bane sammen med økonomi, men behold trinnene. Brug én bane pr. beslutningstager frem for pr. person, så diagrammet overlever, at nogen skifter job.

2. Fastsæt de beløbsgrænser, der styrer vejen til markedet

   Overfør beskrivelsen til Box text, målet til Line to, grenens navn til Line text og den ansvarlige til Vertical lane. Beslutningerne 'Findes der en godkendt leverandør?' og 'Er direkte tildeling begrundet?' er der, hvor jeres regler bor. Skriv beløbsintervallerne ned: under hvilket beløb ét tilbud er nok, hvor tre tilbud begynder, og hvor et fuldt udbud bliver obligatorisk. Angiv valutaen, og angiv om grænsen gælder pr. ordre eller pr. leverandør pr. år, ellers bliver ordrer splittet op for at holde sig under den.

3. Definer, hvad en begrundelse for direkte tildeling skal indeholde

   Følg både normalforløb, afvisninger og tilbagekoblinger i det viste diagram, før du deler det. Navngiv felterne på trinnet 'Dokumentér valg af eneleverandør': hvorfor ingen anden leverandør kan opfylde behovet, hvad I gjorde for at afprøve det, beløbet, varigheden og hvem der godkendte. Giv hver begrundelse en udløbsdato og prøv den af igen ved fornyelse: direkte tildelinger er det første, en auditor trækker frem.

Faldgruber du skal undgå

• Manglende forbindelser

  En opgaveliste er ikke et procesdiagram, før hvert trin har en tydelig destination og beslutningerne har navngivne udfald. I skriver eller opdaterer en indkøbspolitik, hvor trin og overleveringer bør være aftalt, før nogen begynder at formulere teksten

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg bruge min egen Excel-fil?

Ja. Tilpas kolonnerne til QueryCharts arkindtastning, og kontrollér destinationerne, når rækkerne ændres. Identificér behovet og skriv en kravspecifikation; beslut om I selv skal producere eller købe; bekræft finansieringen; aftal en indkøbsstrategi; vælg vej til markedet, enten et træk på en eksisterende aftale eller et egentligt udbud; send tilbudsanmodning eller udbudsmateriale ud og evaluer tilbuddene mod offentliggjorte kriterier; vælg leverandør og forhandl; gennemgå og underskriv kontrakten; opret indkøbsordren; modtag leverancen og godkend den mod specifikationen; og evaluer til sidst leverandørens præstation og beslut, om der skal forlænges eller genudbydes. Organisationer adskiller sig først og fremmest på, hvor formelt hvert trin er, og ved hvilket beløb det bliver obligatorisk.

Hvad er forskellen på indkøb og indkøbsstyring?

Den transaktionelle del (at oprette ordren, modtage varerne og betale fakturaen) er selve indkøbet. Indkøbsstyring er hele cyklussen rundt om det, herunder kravspecifikation, markedsanalyse, valget mellem konkurrenceudsættelse og aftaletræk, evaluering, forhandling og kontraktstyring. I dette diagram er alt fra 'Identificér forretningsbehov' til 'Gennemgå og underskriv kontrakt' indkøbsstyring, og fra 'Opret indkøbsordre' og frem overtager den transaktionelle del, altså purchase-to-pay.

Hvornår er en direkte tildeling til én leverandør acceptabel?

Når kun én leverandør reelt kan opfylde behovet (for eksempel ved proprietær teknologi, en kompatibilitetsbinding eller en ægte nødsituation), og når begrundelsen er dokumenteret før tildelingen frem for rekonstrueret bagefter. Prøven er, om bindingen er reel eller skabt af jeres egen kravspecifikation, for et krav skrevet op ad ét produkt fabrikerer sin egen eneleverandør. Skabelonen giver begrundelsen sin egen registrering, så årsag, beløb, varighed og godkender ligger ét sted, og den bør have en udløbsdato, så den bliver prøvet af igen frem for fornyet af vane.