Flussdiagramm für den Beschaffungsprozess — Excel

Kurz gesagt

• Fünf Swimlanes (Bedarfsträger, Einkauf, Finanzen, Lieferant und Recht) über sieben Phasen: Bedarf und Spezifikation, Budget und Strategie, Vergabeweg, Ausschreibung und Bewertung, Zuschlag und Vertrag, Bestellung und Lieferung sowie Leistungsbewertung
• Die Entscheidung „Eigenfertigung oder Zukauf? in der Bahn Bedarfsträger, deren Zweig Eigenfertigung ausdrücklich bei „Bedarf intern decken endet, statt aus dem Diagramm herauszulaufen
• Die Budgetfreigabe als Tor in der Bahn Finanzen, noch bevor irgendetwas an den Markt geht. Der abgelehnte Zweig endet sichtbar bei „Bedarf abgelehnt oder zurückgestellt statt in einer stillen Schleife

Die Quelldaten: Flussdiagramm für den Beschaffungsprozess

Erfassen Sie in Excel einen Schritt pro Zeile mit eindeutiger Kennung, Beschreibung, Folgeschritt und verantwortlicher Rolle. Der Beschaffungsprozess umfasst alles zwischen der Erkenntnis, dass das Unternehmen etwas braucht, das es nicht selbst herstellen kann, und einem Lieferanten, der unter Vertrag steht, liefert und gemessen wird. Er ist deutlich mehr als das Auslösen einer Bestellung; die Bestellung ist ein einzelner Schritt gegen Ende. Die Entscheidungen darüber, was das Unternehmen tatsächlich zahlt und wie viel Risiko es trägt, fallen viel früher: in der Leistungsbeschreibung, in der Make-or-Buy-Entscheidung und in der Wahl zwischen dem Abruf aus einem bestehenden Rahmenvertrag und einer echten Ausschreibung.

Ordnen Sie die Beschreibung Box text, das Ziel Line to, den Zweigtext Line text und die Zuständigkeit Vertical lane zu. Zwei Stellen erklären die meisten Probleme im Einkauf. Die erste ist die Leistungsbeschreibung. Eine Anforderung, die um das Produkt eines einzigen Anbieters herum geschrieben ist, entscheidet den Zuschlag, bevor die Ausschreibung überhaupt startet, und führt in der Regel zu genau einem wertbaren Angebot. Die zweite ist der Vergabeweg. Jedes Unternehmen hat einen schnellen Weg für Bedarfe, die ein Rahmenvertrag bereits abdeckt, und dieser Weg ist legitim, bis er still zum Regelfall wird und Direktvergaben weder begründet noch preislich geprüft noch befristet werden. Beides wird in einem Flussdiagramm sichtbar, in einer Richtlinie dagegen nie. Prüfen Sie alle Zweige und Zuständigkeiten im Diagramm anhand der Tabelle. Siehe auch /de/guides/excel-daten-fur-ein-flussdiagramm-strukturieren.

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren tatsächlichen Rollen

   Erfassen Sie in Excel einen Schritt pro Zeile mit eindeutiger Kennung, Beschreibung, Folgeschritt und verantwortlicher Rolle. Ersetzen Sie Bedarfsträger, Einkauf, Finanzen, Lieferant und Recht durch Ihre echten Funktionen. Kleinere Organisationen haben keinen eigenen Einkauf; führen Sie diese Bahn dann mit Finanzen zusammen und behalten Sie die Schritte. Nutzen Sie eine Bahn je Entscheidungsträger, nicht je Person, damit das Diagramm einen Stellenwechsel überlebt.

2. Setzen Sie die Wertgrenzen, die den Vergabeweg steuern

   Ordnen Sie die Beschreibung Box text, das Ziel Line to, den Zweigtext Line text und die Zuständigkeit Vertical lane zu. In den Entscheidungen „Freigegebener Lieferant vorhanden? und „Direktvergabe begründet? stecken Ihre Regeln. Schreiben Sie die Wertstufen auf: Bis zu welchem Betrag genügt ein Angebot, ab wann sind drei Angebote nötig, ab wann ist eine vollständige Ausschreibung Pflicht? Nennen Sie die Währung und halten Sie fest, ob die Grenze je Bestellung oder je Lieferant und Jahr gilt: sonst werden Bestellungen gesplittet, um darunter zu bleiben.

3. Definieren Sie den Inhalt einer Direktvergabe-Begründung

   Verfolgen Sie den Normalweg, Ablehnungen und Rücksprünge im Diagramm, bevor Sie es weitergeben. Benennen Sie die Pflichtfelder des Schritts „Begründung der Direktvergabe dokumentieren: warum kein anderer Lieferant den Bedarf decken kann, wie das geprüft wurde, Wert, Laufzeit und wer genehmigt hat. Geben Sie jeder Begründung ein Ablaufdatum und prüfen Sie sie zur Verlängerung erneut, denn Direktvergaben sind das Erste, was ein Auditor zieht.

Häufige Fehler

• Fehlende Verbindungen

  Eine Aufgabenliste ist erst dann ein Prozessdiagramm, wenn jeder Schritt ein klares Ziel und jede Entscheidung benannte Ergebnisse hat. Sie schreiben oder überarbeiten eine Einkaufsrichtlinie und wollen Schritte und Übergaben abstimmen, bevor jemand den Text formuliert

Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine Excel-Datei verwenden?

Ja. Ordnen Sie die Spalten dem QueryChart-Tabelleneditor zu und prüfen Sie die Ziele nach Änderungen der Zeilen. Bedarf feststellen und Leistungsbeschreibung erstellen; über Eigenfertigung oder Zukauf entscheiden; Budget bestätigen; Beschaffungsstrategie festlegen; den Vergabeweg wählen, also Abruf aus einem bestehenden Rahmenvertrag oder echte Ausschreibung; Anfrage beziehungsweise Ausschreibungsunterlagen versenden und Angebote nach veröffentlichten Kriterien bewerten; Lieferant auswählen und verhandeln; Vertrag prüfen und unterzeichnen; Bestellung auslösen; Lieferung annehmen und gegen die Spezifikation prüfen; anschließend die Lieferantenleistung bewerten und über Verlängerung oder Neuausschreibung entscheiden. Unternehmen unterscheiden sich vor allem darin, wie formal jeder Schritt ist und ab welchem Wert er verbindlich wird.

Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf?

Der operative Einkauf ist das transaktionale Ende: Bestellung auslösen, Ware vereinnahmen, Rechnung bezahlen. Beschaffung ist der gesamte Zyklus darum herum, einschließlich Leistungsbeschreibung, Marktanalyse, der Entscheidung zwischen Wettbewerb und Abruf, Bewertung, Verhandlung und Vertragsmanagement. In diesem Diagramm gehört alles von „Bedarf feststellen bis „Vertrag prüfen und unterzeichnen zur Beschaffung; ab „Bestellung auslösen übernimmt der operative Einkauf beziehungsweise der Purchase-to-Pay-Prozess.

Wann ist eine Direktvergabe vertretbar?

Wenn wirklich nur ein Lieferant den Bedarf decken kann, etwa bei proprietärer Technologie, einem Kompatibilitätszwang oder einem echten Notfall, und wenn der Grund vor der Vergabe dokumentiert wird statt hinterher rekonstruiert. Der Prüfstein ist, ob die Einschränkung real ist oder durch Ihre eigene Leistungsbeschreibung entstanden ist. Eine Anforderung, die um ein Produkt herum formuliert ist, erzeugt ihre Alternativlosigkeit selbst. Die Vorlage gibt der Begründung einen eigenen Nachweis, sodass Grund, Wert, Laufzeit und Genehmiger an einer Stelle stehen, und sie sollte ein Ablaufdatum tragen, damit sie erneut geprüft und nicht aus Gewohnheit verlängert wird.