Diagrama de flujo del proceso de compras — Excel

En resumen

• Cinco carriles (Área solicitante, Compras, Finanzas, Proveedor y Jurídico) repartidos en siete fases: Necesidad y especificación, Presupuesto y estrategia, Vía de contratación, Licitación y evaluación, Adjudicación y contrato, Pedido y entrega, y Evaluación del desempeño
• La decisión «¿Fabricar o comprar?» en el carril del área solicitante, cuya rama Fabricar termina de forma explícita en «Cubrir la necesidad con recursos internos» en lugar de perderse fuera del diagrama
• La aprobación del presupuesto como puerta de Finanzas antes de que nada salga al mercado, con la rama denegada terminando en «Solicitud denegada o aplazada» y no en un bucle silencioso

La tabla de origen: Diagrama de flujo del proceso de compras

Escriba un paso por fila en Excel con identificador único, descripción, siguiente paso y responsable. El proceso de compras abarca todo lo que ocurre entre reconocer que la organización necesita algo que no puede producir por sí misma y tener a un proveedor bajo contrato, entregando y sometido a medición. Es mucho más amplio que emitir una orden de compra; el pedido es un solo paso, y bastante tardío. Las decisiones que determinan lo que la organización paga realmente, y cuánto riesgo asume, se toman mucho antes: en la especificación, en la decisión de fabricar o comprar y en la elección entre pedir contra un acuerdo ya existente o sacar una licitación competitiva.

Asigne la descripción a Box text, el destino a Line to, el nombre de la rama a Line text y el responsable a Vertical lane. Dos puntos explican la mayoría de los problemas de compras. El primero es la especificación. Un requisito redactado alrededor del producto de un único proveedor decide la adjudicación antes de que salga la licitación y suele producir una sola oferta admisible. El segundo es la vía de contratación. Toda organización tiene un camino rápido para el gasto que ya cubre un contrato marco o un acuerdo permanente, y ese camino es legítimo hasta que se convierte en silencio en la opción por defecto y las adjudicaciones sin competencia dejan de justificarse, de contrastarse en precio y de tener plazo. Ambas cosas se ven en un diagrama de flujo como no se ven nunca en una política escrita. Compruebe todas las ramas y responsabilidades del diagrama frente a la hoja. Consulte también /es/guides/como-estructurar-datos-de-excel-para-un-diagrama-de-flujo.

Cómo funciona

1. Renombra los carriles con los roles que tienes de verdad

   Escriba un paso por fila en Excel con identificador único, descripción, siguiente paso y responsable. Sustituye Área solicitante, Compras, Finanzas, Proveedor y Jurídico por tus funciones reales. Las organizaciones pequeñas no tienen un equipo de compras separado: en ese caso fusiona ese carril con Finanzas y conserva los pasos. Usa un carril por persona que decide, no por persona concreta, para que el diagrama sobreviva a un cambio de puesto.

2. Fija los umbrales que gobiernan la vía de contratación

   Asigne la descripción a Box text, el destino a Line to, el nombre de la rama a Line text y el responsable a Vertical lane. Las decisiones «¿Hay proveedor homologado?» y «¿Adjudicación directa justificada?» son donde viven tus reglas. Escribe los tramos de importe: por debajo de qué cifra basta una oferta, a partir de cuál se piden tres y desde cuál la licitación completa es obligatoria. Indica la moneda y aclara si el umbral se aplica por pedido o por proveedor y año, porque si no los pedidos se dividen para quedarse justo por debajo.

3. Define qué debe contener una justificación de adjudicación directa

   Recorra la ruta normal, los rechazos y los bucles en el diagrama antes de compartirlo. Nombra los campos del paso «Documentar la justificación de la adjudicación directa»: por qué ningún otro proveedor puede cubrir el requisito, qué se hizo para comprobarlo, el importe, la duración y quién lo autorizó. Ponle fecha de caducidad a cada justificación y vuelve a contrastarla en la renovación, porque las adjudicaciones sin competencia son lo primero que pide un auditor.

Errores que debes evitar

• Conexiones ausentes

  Una lista de tareas solo se convierte en mapa de proceso cuando cada paso tiene destino y cada decisión tiene resultados identificados. Estás escribiendo o actualizando una política de compras y quieres acordar los pasos y las entregas entre áreas antes de que nadie redacte el texto

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar mi archivo Excel?

Sí. Adapte las columnas al editor de hojas de QueryChart y revise los destinos si cambia el orden de las filas. Identificar la necesidad y redactar la especificación; decidir si se fabrica o se compra; confirmar el presupuesto; acordar la estrategia de compra; elegir la vía de contratación, ya sea un pedido contra un acuerdo existente o una licitación competitiva; emitir la solicitud de oferta o el pliego y evaluar las ofertas según criterios publicados; seleccionar al proveedor y negociar; revisar y firmar el contrato; emitir la orden de compra; recibir la entrega y aceptarla contra la especificación; y por último evaluar el desempeño del proveedor y decidir si se renueva o se vuelve a licitar. Las organizaciones se diferencian sobre todo en cuán formal es cada paso y a partir de qué importe pasa a ser obligatorio.

¿Qué diferencia hay entre compras y aprovisionamiento?

La compra operativa es el extremo transaccional: emitir el pedido, recibir la mercancía, pagar la factura. El aprovisionamiento es el ciclo completo que lo rodea, e incluye la especificación, el análisis de mercado, la decisión de competir o pedir contra un acuerdo, la evaluación, la negociación y la gestión del contrato. En este diagrama, todo lo que va de «Identificar la necesidad» a «Revisar y firmar el contrato» es aprovisionamiento, y a partir de «Emitir la orden de compra» toma el relevo la compra operativa, es decir, el ciclo procure-to-pay.

¿Cuándo es aceptable una adjudicación directa?

Cuando de verdad solo un proveedor puede cubrir el requisito (tecnología propietaria, una restricción de compatibilidad o una emergencia real) y el motivo se documenta antes de adjudicar en lugar de reconstruirse después. La prueba consiste en ver si la restricción es real o la ha creado tu propia especificación, porque un requisito escrito alrededor de un producto fabrica su propia fuente única. La plantilla da a la justificación un registro propio, de modo que el motivo, el importe, la duración y quien lo aprobó están en un mismo sitio, y conviene que lleve fecha de caducidad para volver a contrastarla en lugar de renovarla por costumbre.