Spesenabrechnung: Flussdiagramm für den Freigabeprozess — Excel

Kurz gesagt

• Fünf Swimlanes (Mitarbeitende, Führungskraft, Buchhaltung/Kreditoren, Entgeltabrechnung und Interne Revision) über sieben Phasen: Erfassung, Einreichung, Vorprüfung, Freigabe, Prüfung Buchhaltung, Erstattung und Nachkontrolle
• Eine einzige Weiche „Beleg vorhanden und richtlinienkonform? mit drei Ausgängen: Eine konforme Abrechnung geht an die Führungskraft, eine unvollständige geht zur erneuten Einreichung an die einreichende Person zurück, und ein Richtlinienverstoß wird zur Ausnahmeentscheidung weitergeleitet statt als Fehler zurückgewiesen
• Der Verstoßzweig an der Entscheidung „Ausnahmegenehmigung erteilt? in der Bahn Buchhaltung/Kreditoren: Eine erteilte Ausnahme kehrt in den normalen Freigabeweg zurück, eine Ablehnung endet bei „Abrechnung abgelehnt und geschlossen, demselben Ausgang, den auch eine Ablehnung durch die Führungskraft nimmt

Die Quelldaten: Spesenabrechnung: Flussdiagramm für den Freigabeprozess

Erfassen Sie in Excel einen Schritt pro Zeile mit eindeutiger Kennung, Beschreibung, Folgeschritt und verantwortlicher Rolle. Ein Freigabeprozess für Spesenabrechnungen befasst sich mit Geld, das bereits ausgegeben wurde. Jemand hat eine Bahnfahrkarte, ein Kundenessen oder ein Hotel bezahlt, aus eigener Tasche oder mit der Firmenkreditkarte, und die Organisation muss den Vorgang nun prüfen, kontieren und ausgleichen. Das ist eine andere Aufgabe als die Rechnungsfreigabe, bei der die Forderung eines Lieferanten gegen eine Bestellung geprüft wird. Hier gibt es keine Bestellung zum Abgleichen und keinen Lieferantenstammsatz zum Nachschlagen: Der Nachweis ist ein Beleg, den nur die einreichende Person besitzt, die Gegenseite ist eine Kollegin oder ein Kollege, die oder der bis zur Bearbeitung in Vorleistung geht, und das Geld fließt meist über die Entgeltabrechnung ab statt über den Zahllauf der Kreditorenbuchhaltung.

Ordnen Sie die Beschreibung Box text, das Ziel Line to, den Zweigtext Line text und die Zuständigkeit Vertical lane zu. Abrechnungen bleiben aus einer überschaubaren Zahl von Gründen liegen. Der Beleg fehlt oder ist unlesbar. Die Abrechnung ist auf eine Kategorie oder Kostenstelle kontiert, die den Aufwand nicht trägt. Die Ausgabe verstößt gegen die Richtlinie und wird als Datenfehler zur Korrektur zurückgeschickt, obwohl in Wahrheit jemand mit Entscheidungsbefugnis eine Ausnahme genehmigen und dokumentieren müsste. Freigegeben wird von der Person, die gerade greifbar ist, statt von der Person, die das Budget verantwortet. Und niemand sucht nach Dubletten, was bei Spesen etwas ganz anderes bedeutet als bei Rechnungen: ein Taxi, das beide Mitfahrenden abrechnen, eine Kartenzahlung, die zusätzlich als Barauslage eingereicht wird, oder ein zweimal fotografierter Beleg, der einen Monat später erneut auftaucht. Prüfen Sie alle Zweige und Zuständigkeiten im Diagramm anhand der Tabelle. Siehe auch /de/guides/excel-daten-fur-ein-flussdiagramm-strukturieren.

So funktioniert es

1. Benennen Sie die Bahnen nach Ihren echten Rollen

   Erfassen Sie in Excel einen Schritt pro Zeile mit eindeutiger Kennung, Beschreibung, Folgeschritt und verantwortlicher Rolle. Ersetzen Sie Mitarbeitende, Führungskraft, Buchhaltung/Kreditoren, Entgeltabrechnung und Interne Revision durch Ihre tatsächlichen Funktionen. In kleineren Organisationen sind Buchhaltung und Entgeltabrechnung ein Schreibtisch: Führen Sie die Bahnen zusammen, statt eine Übergabe zu zeichnen, die es nicht gibt. Prüft ein Shared Service Center die Abrechnungen vor, bevor die Führungskraft sie sieht, geben Sie ihm eine eigene Bahn.

2. Schreiben Sie auf, was „richtlinienkonform bedeutet

   Ordnen Sie die Beschreibung Box text, das Ziel Line to, den Zweigtext Line text und die Zuständigkeit Vertical lane zu. Die Prüfung ist nur so gut wie die Richtlinie dahinter. Listen Sie die erstattungsfähigen Kategorien, die Höchstbeträge pro Person, den Betrag, unterhalb dessen kein Beleg nötig ist, sowie Kilometerpauschale und Verpflegungsmehraufwand auf. Hängen Sie diese Liste an den Schritt „Beleg vorhanden und richtlinienkonform?, damit alle Freigebenden denselben Maßstab anlegen.

3. Setzen Sie echte Zahlen an die Wertgrenze

   Verfolgen Sie den Normalweg, Ablehnungen und Rücksprünge im Diagramm, bevor Sie es weitergeben. Ersetzen Sie „Betrag über der Wertgrenze? durch Ihr eigenes Limit, nennen Sie die Währung und legen Sie fest, wer in welcher Stufe unterschreibt. Entscheiden Sie außerdem, ob die Prüfung den Gesamtbetrag der Abrechnung oder eine einzelne Position liest. Sonst kommt eine Dienstreise als mehrere Abrechnungen an, die jeweils unter dem Limit liegen.

Häufige Fehler

• Fehlende Verbindungen

  Eine Aufgabenliste ist erst dann ein Prozessdiagramm, wenn jeder Schritt ein klares Ziel und jede Entscheidung benannte Ergebnisse hat. Sie schreiben eine Spesenrichtlinie neu und stellen fest, dass sich Freigabesteuerung und Ausnahmeweg als Bild leichter klären lassen als in Fließtext

Häufig gestellte Fragen

Kann ich meine Excel-Datei verwenden?

Ja. Ordnen Sie die Spalten dem QueryChart-Tabelleneditor zu und prüfen Sie die Ziele nach Änderungen der Zeilen. Der typische Ablauf lautet: Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter hat die Auslage getätigt und den Beleg erfasst und reicht die Abrechnung mit Kategorie und Kostenstelle ein. Geprüft wird auf einen gültigen Beleg und auf Richtlinienkonformität, wobei unvollständige Abrechnungen zurückgehen und Ausgaben außerhalb der Richtlinie zur Ausnahmeentscheidung geleitet werden. Die Führungskraft gibt den sachlichen Grund frei, eine Wertgrenze entscheidet, ob ein zweiter Freigebender nötig ist, und die Buchhaltung prüft anschließend auf Dubletten, kontrolliert die Belege, kontiert die Vorsteuer und bucht die Abrechnung. Die Erstattung erfolgt entweder im nächsten Lohnlauf oder im Zahllauf, und eine Stichprobe der freigegebenen Abrechnungen wird nachträglich geprüft.

Worin unterscheidet sich die Spesenfreigabe von der Rechnungsfreigabe?

Eine Spesenabrechnung ist von Mitarbeitenden verauslagtes Geld, das an eine Person erstattet wird; eine Rechnung ist die Zahlungsforderung eines Lieferanten, meist auf Basis einer Bestellung. Daraus folgen die praktischen Unterschiede. Es gibt weder Bestellung noch Wareneingangsbeleg zum Abgleichen, der Nachweis ist der Beleg plus der angegebene geschäftliche Anlass. Es gibt keine Zahlungsbedingungen, die Frist ist der Stichtag der Entgeltabrechnung oder des Zahllaufs statt eines Fälligkeitsdatums. Die freigebende Person beurteilt, ob die Ausgabe angemessen und richtlinienkonform war, nicht ob ein Betrag mit einer Bestellung übereinstimmt. Und die Dublettenerkennung muss ohne Rechnungsnummer auskommen. Sie arbeitet stattdessen mit einreichender Person, Datum, Betrag und Händler.

Wer sollte eine Spesenabrechnung freigeben, und wie funktionieren Wertgrenzen?

Freigeben sollte die direkte Führungskraft, denn sie kann beurteilen, ob die Reise oder die Anschaffung notwendig war und ob der angegebene geschäftliche Anlass trägt. Niemand gibt die eigenen Spesen frei, und eine Abrechnung sollte nicht von jemandem unterschrieben werden, der der einreichenden Person unterstellt ist. Oberhalb eines festgelegten Betrags kommt ein zweiter Freigebender hinzu, meist die nächsthöhere Führungsebene oder die Finanzleitung, sodass größere Beträge ein Vier-Augen-Prinzip erhalten, ohne den Regelfall zu verzögern. Diese Grenze gehört in die Spesenrichtlinie und in die Routing-Regel, damit niemand im Einzelfall abwägen muss, ob ein Betrag groß genug für eine Weiterleitung ist.