Flowchart for godkendelse af udlæg — Excel

Kort fortalt

• Fem swimlanes (Medarbejder, Nærmeste leder, Økonomi/kreditor, Løn og Revisor) fordelt på syv faser: Registrering, Indsendelse, Validering, Godkendelse, Økonomikontrol, Refusion og Revision.
• Én kontrol, "Kvittering vedhæftet og inden for politikken?", med tre udgange: en afregning, der overholder politikken, går videre til nærmeste leder, en mangelfuld sendes retur til medarbejderen, og et brud på politikken sendes til en dispensationsbeslutning i stedet for at blive returneret som en fejl.
• Brudgrenen "Er der givet dispensation?" i banen Økonomi/kreditor. En given dispensation føres tilbage til den normale godkendelsesvej, mens et afslag ender i "Afregning afvist og lukket", samme udgang som en afvisning fra nærmeste leder.

Kildetabellen: Flowchart for godkendelse af udlæg

Skriv ét trin pr. række i Excel. Brug en entydig nøgle, en beskrivelse, næste trin og en ansvarlig rolle. En udlægsproces handler om penge, en medarbejder allerede har lagt ud. Nogen har betalt en togbillet, en kundemiddag eller et hotel (af egen lomme eller på firmakortet), og organisationen skal nu kontrollere, kontere og udligne beløbet. Det gør den til et andet problem end fakturagodkendelse, hvor det er en leverandørs krav mod en indkøbsordre, der behandles. Her er der ingen ordre at matche imod og ingen leverandørstamdata at kontrollere: dokumentationen er en kvittering, som kun medarbejderen har, modparten er en kollega, der står med pengene ude, indtil økonomi handler, og beløbet forlader huset via lønnen frem for kreditorbetalingskørslen.

Overfør beskrivelsen til Box text, målet til Line to, grenens navn til Line text og den ansvarlige til Vertical lane. Afregninger går i stå af en kort liste af grunde. Kvitteringen mangler eller kan ikke læses. Afregningen er konteret på en kategori eller et omkostningssted, der ikke bærer forbruget. Afregningen er uden for politikken og bliver behandlet som en datafejl og sendt retur til rettelse, selv om det i virkeligheden er en beslutning, nogen med bemyndigelse skal træffe og dokumentere. Godkendelsen gives af den, der er tættest på, frem for den, der har budgettet. Og ingen leder efter dubletter: hvilket i udlæg betyder noget helt andet end i fakturaer: en taxa, som begge passagerer afregner, en korttransaktion, der også afregnes som kontant, eller en kvittering, der fotograferes to gange og indsendes en måned senere. Kontrollér alle grene og ansvarlige i diagrammet mod regnearket. Se også /da/guides/sadan-struktureres-excel-data-til-et-rutediagram.

Sådan fungerer det

1. Omdøb banerne til de roller, I faktisk har

   Skriv ét trin pr. række i Excel. Brug en entydig nøgle, en beskrivelse, næste trin og en ansvarlig rolle. Erstat Medarbejder, Nærmeste leder, Økonomi/kreditor, Løn og Revisor med jeres egne funktioner. I mindre organisationer er økonomi og løn det samme skrivebord: slå de baner sammen frem for at tegne en overlevering, der aldrig sker. Hvis et shared service-center forkontrollerer afregninger, før lederen ser dem, så giv det sin egen bane i stedet for at gemme arbejdet i lederens.

2. Skriv ned, hvad "inden for politikken" betyder

   Overfør beskrivelsen til Box text, målet til Line to, grenens navn til Line text og den ansvarlige til Vertical lane. Kontrollen er kun så god som politikken bag den. List de kategorier, der kan afregnes, grænserne pr. deltager, beløbet hvor en kvittering ikke er påkrævet, samt jeres kilometer- og diætsatser. Hæng listen på trinnet "Kvittering vedhæftet og inden for politikken?", så alle godkendere anvender den samme test.

3. Sæt rigtige tal på beløbsgrænsen

   Følg både normalforløb, afvisninger og tilbagekoblinger i det viste diagram, før du deler det. Erstat "Er beløbet over godkendelsesgrænsen?" med jeres egen grænse, skriv hvilken valuta den er i, og angiv hvem der skriver under i hvert interval. Beslut, om testen læser afregningens samlede beløb eller en enkelt linje, ellers ankommer én rejse som flere afregninger, der hver især ligger under grænsen.

Faldgruber du skal undgå

• Manglende forbindelser

  En opgaveliste er ikke et procesdiagram, før hvert trin har en tydelig destination og beslutningerne har navngivne udfald. I skriver jeres rejse- og udlægspolitik om, og både rutningen og undtagelsesvejen er lettere at blive enige om som et billede end som afsnit i et dokument.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg bruge min egen Excel-fil?

Ja. Tilpas kolonnerne til QueryCharts arkindtastning, og kontrollér destinationerne, når rækkerne ændres. Et typisk forløb er: medarbejderen afholder udgiften og gemmer kvitteringen og indsender derefter en afregning konteret på en kategori i politikken og et omkostningssted. Afregningen kontrolleres for gyldig kvittering og for overholdelse af politikken, hvor mangelfulde afregninger sendes retur til medarbejderen, og afregninger uden for politikken går til en dispensationsbeslutning. Nærmeste leder godkender den forretningsmæssige begrundelse, en beløbsgrænse afgør, om der skal en ekstra godkender på, og økonomi kontrollerer derefter for dubletter, verificerer bilaget, konterer momsen og bogfører afregningen. Refusionen sker enten i næste lønkørsel eller i en betalingskørsel, og en stikprøve af de godkendte afregninger kontrolleres bagefter.

Hvad er forskellen på godkendelse af udlæg og fakturagodkendelse?

Et udlæg er et forbrug, en medarbejder har afholdt, og som refunderes til en person; en faktura er en leverandørs betalingskrav, typisk rejst mod en indkøbsordre. De praktiske forskelle følger deraf. Der er ingen indkøbsordre eller varemodtagelse at matche mod, så dokumentationen er kvitteringen plus det forretningsmæssige formål, medarbejderen angiver. Der er ingen betalingsbetingelser, så deadline er lønkørslen eller betalingskørslen frem for en forfaldsdato. Godkenderen vurderer, om forbruget var rimeligt og inden for politikken, ikke om et beløb stemmer med en ordre. Og dubletkontrollen skal fungere uden et fakturanummer, altså på medarbejder, dato, beløb og forretningssted.

Hvem bør godkende et udlæg, og hvordan virker beløbsgrænser?

Medarbejderens nærmeste leder bør godkende hver afregning, for det er lederen, der kan vurdere, om rejsen eller købet var nødvendigt, og om den angivne begrundelse holder. Ingen godkender sine egne udlæg, og en afregning bør ikke godkendes af en, der refererer til medarbejderen. Over et fastsat beløb kommer en ekstra godkender på (typisk en chef et niveau op eller økonomichefen), så de store afregninger får et ekstra sæt øjne uden at bremse de rutinemæssige. Den grænse hører hjemme i udlægspolitikken med rutningen sat op til at håndhæve den, så ingen godkender står og vurderer på dagen, om en afregning er stor nok til at sende videre.