開支報銷審批流程圖 — Excel

簡而言之

• 五條泳道——員工、直屬經理、財務/應付帳款、薪酬發放與審計——分佈在七個階段：取得憑證、提交、校驗、審批、財務覆核、報銷付款與事後保證。
• 一道是否附有收據並符合政策？的關卡，帶三個出口：符合政策的報銷單交給直屬經理，憑證不齊的退回員工重新提交，違反政策的則送去作例外審批決定，而不是當成錯誤退回。
• 財務/應付帳款泳道中的違規分支是否已批准例外？。獲批的例外匯回正常審批路徑；不予批准則終止於報銷單被駁回並關閉，與直屬經理駁回使用同一個出口。

來源資料表: 開支報銷審批流程圖

喺 Excel 每行記錄一個步驟，填寫獨立編號、說明、下一步同負責人。 開支報銷流程處理的是員工已經花出去的錢。有人自掏腰包或用公司信用卡付了一張火車票、一頓客戶飯局或一晚酒店，機構現在必須核查它、為它入帳、把它結清。這令它與發票審批成為兩類不同的問題：發票審批處理的是供應商依據採購訂單提出的付款要求。這裡沒有訂單可以配對，也沒有供應商主檔資料可以核對；憑證是一張只有報銷人手上才有的收據，對方是一位在財務處理之前一直墊著錢的同事，而這筆錢通常經由薪酬發放而不是應付帳款付款批次離開公司。

將說明對應 Box text、目的地對應 Line to、分支名稱對應 Line text、負責人對應 Vertical lane。 報銷單卡住的原因就只有那幾條。收據不見了或看不清。報銷單被記到了不承擔這項開支的費用類別或成本中心。報銷單超出政策範圍，卻被當成資料錯誤退回修改，而它其實是一項需要有權限的人作出並記錄在案的決定。審批由最就近的人給出，而不是由掌握預算的人給出。以及沒有人查重——而在開支報銷裡，重複的意思與發票完全不同：一程的士被同乘的兩個人各報一次，一筆碌卡交易又以現金形式報多一次，或者同一張收據被拍了兩次、相隔一個月分別提交。 對照資料表，逐一檢查圖中所有分支同負責人。 亦可參閱 /yue/guides/點樣整理-excel-流程圖資料.

運作方式

1. 把泳道改成你們真實存在的角色

   喺 Excel 每行記錄一個步驟，填寫獨立編號、說明、下一步同負責人。 把員工、直屬經理、財務/應付帳款、薪酬發放與審計換成你們真實的職能。在較小的機構裡，財務和薪酬發放是同一張辦公桌：把這兩條泳道合併，而不是畫一個從不發生的交接。如果有共享服務中心在經理看到之前先做預審，就給它獨立一條泳道，而不是把這部分工作藏在經理那條泳道裡。

2. 寫清楚符合政策到底指甚麼

   將說明對應 Box text、目的地對應 Line to、分支名稱對應 Line text、負責人對應 Vertical lane。 這道核查的好壞取決於它背後的政策。列出可報銷的費用類別、每人限額、無需收據的金額線，以及你們的里程與出差津貼標準。把這份清單掛在是否附有收據並符合政策？這一步上，令每一位審批人執行同一項判定。

3. 在金額門檻上寫真實數字

   分享前沿住一般路徑、拒絕路徑同迴圈逐一檢查圖表。 把金額是否超過審批門檻？換成你們自己的限額，寫明是哪一種貨幣，並說明每個區間由誰簽署。決定這項判定讀的是整份報銷單的合計金額還是單行金額——否則一次出差就會拆成好幾份各自都低於門檻的報銷單。

應避免的錯誤

• 缺少連線

  每一步有清楚目的地、每個決定有命名結果，工作清單先會成為流程圖。 你們正在改寫差旅與開支報銷政策，而分流規則和例外路徑畫成圖比寫成條文更容易達成一致。

常見問題

可唔可以用自己嘅 Excel 檔案？

可以。將欄位對應 QueryChart 工作表編輯器，改動資料列之後再核對目的地。 典型的次序是：員工產生開支並取得收據，然後提交一份記在某個政策費用類別和成本中心之下的報銷單。報銷單會就收據是否有效、是否符合政策接受核查，憑證不齊的退回員工，超出政策的送去作例外審批決定。直屬經理審批業務合理性，金額門檻決定是否需要第二審批人，隨後財務查重、核對憑證、處理增值稅入帳並將報銷單入帳。報銷款在下一個薪酬發放週期或一次付款批次中支付，事後再對已審批的報銷單抽樣審計。

開支報銷審批和發票審批有甚麼分別？

開支報銷是員工產生的開支，報銷給個人；發票是供應商的付款要求，通常依據採購訂單提出。實際分別由此而來。沒有採購訂單或收貨單可以配對，所以憑證就是收據加上報銷人陳述的業務用途。沒有付款條件，所以期限是薪酬發放或付款批次的截數時間，而不是發票到期日。審批人判斷的是這筆開支是否合理、是否符合政策，而不是某個金額是否與訂單一致。而且查重必須在沒有發票號碼的情況下運作，改用報銷人、日期、金額和商戶來比對。

誰應該審批一份報銷單？金額門檻是怎樣運作的？

每一份報銷單都應由報銷人的直屬經理審批，因為只有他才可以判斷這趟行程或這筆採購是否必要、陳述的業務用途是否站得住腳。沒有人審批自己的開支報銷，報銷單亦不應由向報銷人匯報的人簽署。超過一個訂明的金額之後加入第二審批人，通常是高一級的經理或財務總監，令大額報銷單多一雙眼睛，同時又不拖慢日常報銷。這個限額應該寫進開支報銷政策，並由分流規則強制執行，這樣就沒有審批人需要在當日臨時判斷一份報銷單是否大到應該往上送。