開支報銷審批流程圖
開支報銷審批流程泳道範本：收據與政策核查、直屬經理審批、金額門檻與第二審批人、重複報銷檢查、增值稅入帳與報銷付款。
甚麼是開支報銷審批流程
開支報銷流程處理的是員工已經花出去的錢。有人自掏腰包或用公司信用卡付了一張火車票、一頓客戶飯局或一晚酒店，機構現在必須核查它、為它入帳、把它結清。這令它與發票審批成為兩類不同的問題：發票審批處理的是供應商依據採購訂單提出的付款要求。這裡沒有訂單可以配對，也沒有供應商主檔資料可以核對；憑證是一張只有報銷人手上才有的收據，對方是一位在財務處理之前一直墊著錢的同事，而這筆錢通常經由薪酬發放而不是應付帳款付款批次離開公司。
報銷單卡住的原因就只有那幾條。收據不見了或看不清。報銷單被記到了不承擔這項開支的費用類別或成本中心。報銷單超出政策範圍，卻被當成資料錯誤退回修改，而它其實是一項需要有權限的人作出並記錄在案的決定。審批由最就近的人給出，而不是由掌握預算的人給出。以及沒有人查重——而在開支報銷裡，重複的意思與發票完全不同：一程的士被同乘的兩個人各報一次，一筆碌卡交易又以現金形式報多一次，或者同一張收據被拍了兩次、相隔一個月分別提交。
本範本把一份報銷單鋪在五條泳道上——員工、直屬經理、財務/應付帳款、薪酬發放與審計——以及由取得憑證到事後保證的七個階段。它刻意對團隊事後總要爭論的三點寫得很明確：政策核查為可以更正的錯誤和真正的違規設了不同的出口；審批按寫下來的金額門檻分流，而不是按誰有空；查重在花任何入帳或付款工夫之前就先跑。請把門檻、費用類別和角色名稱改成你們自己的報銷政策與授權矩陣。
本流程圖涵蓋的內容
本範本包含
- 五條泳道——員工、直屬經理、財務/應付帳款、薪酬發放與審計——分佈在七個階段：取得憑證、提交、校驗、審批、財務覆核、報銷付款與事後保證。
- 一道「是否附有收據並符合政策？」的關卡，帶三個出口：符合政策的報銷單交給直屬經理，憑證不齊的退回員工重新提交，違反政策的則送去作例外審批決定，而不是當成錯誤退回。
- 財務/應付帳款泳道中的違規分支「是否已批准例外？」。獲批的例外匯回正常審批路徑；不予批准則終止於「報銷單被駁回並關閉」，與直屬經理駁回使用同一個出口。
- 兩道順序進行的審批關卡：「直屬經理是否批准該報銷單？」，然後是「金額是否超過審批門檻？」，超過門檻的報銷單要先經過「升級至第二審批人」，財務才會看到它。
- 「是否屬重複報銷？」作為財務覆核的第一項動作，帶一個「暫緩並查核重複報銷」的出口，其後是「核對憑證並處理增值稅入帳」與「將報銷單入帳」。
- 「經薪酬發放還是付款批次報銷？」的兩條付款路徑，最終匯合於「員工已收到報銷款並獲通知」；此外還有一條由入帳分出的抽樣分支進入審計泳道：抽取報銷單做抽樣審計、逐份檢驗是否有憑證支持、對沒有憑證的追回並記錄，最後報告審計發現。
何時使用本範本
- 你們正在改寫差旅與開支報銷政策，而分流規則和例外路徑畫成圖比寫成條文更容易達成一致。
- 你們正在設定開支報銷系統或 ERP 模組，審批流程、金額門檻和收據要求必須在動手建置之前先界定清楚。
- 你們要訂定或覆核需要第二審批人的金額，令授權矩陣成為一條看得見的分流規則，而不是一種習慣。
- 你們要向審批報銷單的新任經理，以及需要知道收據缺失或開支超出政策時會發生甚麼的新入職員工做簡介。
- 你們正在準備一次開支檢查或稅務檢查，需要能夠說明報銷單如何取證、如何入帳，以及付款之後如何抽樣覆核。
運作方式
把泳道改成你們真實存在的角色
把員工、直屬經理、財務/應付帳款、薪酬發放與審計換成你們真實的職能。在較小的機構裡，財務和薪酬發放是同一張辦公桌：把這兩條泳道合併，而不是畫一個從不發生的交接。如果有共享服務中心在經理看到之前先做預審，就給它獨立一條泳道，而不是把這部分工作藏在經理那條泳道裡。
寫清楚「符合政策」到底指甚麼
這道核查的好壞取決於它背後的政策。列出可報銷的費用類別、每人限額、無需收據的金額線，以及你們的里程與出差津貼標準。把這份清單掛在「是否附有收據並符合政策？」這一步上，令每一位審批人執行同一項判定。
在金額門檻上寫真實數字
把「金額是否超過審批門檻？」換成你們自己的限額，寫明是哪一種貨幣，並說明每個區間由誰簽署。決定這項判定讀的是整份報銷單的合計金額還是單行金額——否則一次出差就會拆成好幾份各自都低於門檻的報銷單。
界定查重的比對欄位
決定甚麼樣的兩份報銷單算作同一筆。報銷人、日期、金額和商戶組合起來是常用的做法，對於的士或團隊聚餐這類共同開支還要擴展到跨報銷人比對。寫明懷疑重複的處理是暫緩並查核，而不是直接刪除，因為同一路線在同一日真實重複發生的開支確實存在。
選定報銷付款路徑，並公布截數時間
決定哪些報銷單走薪酬發放、哪些進付款批次，並把兩者的截數時間公布出來。關於開支報銷的爭論多數與時間而不是金額有關：一位知道每週截數時間和下一個發薪日的員工，就不會再去追財務。
約定抽樣規則，並只保留一個現行版本
寫明審計抽樣多久抽一次、如何加權，例如向大額報銷單、已批准的例外，以及由向報銷人匯報的人給出的審批傾斜。把定稿的圖與一位經理、財務和薪酬發放一起走一遍，按他們實際的做法改正，然後發佈該版本並保留此前的版本，令日後打開這張圖的人知道自己看的是哪一版。
常見問題
開支報銷審批流程包含哪些步驟？
典型的次序是：員工產生開支並取得收據，然後提交一份記在某個政策費用類別和成本中心之下的報銷單。報銷單會就收據是否有效、是否符合政策接受核查，憑證不齊的退回員工，超出政策的送去作例外審批決定。直屬經理審批業務合理性，金額門檻決定是否需要第二審批人，隨後財務查重、核對憑證、處理增值稅入帳並將報銷單入帳。報銷款在下一個薪酬發放週期或一次付款批次中支付，事後再對已審批的報銷單抽樣審計。
開支報銷審批和發票審批有甚麼分別？
開支報銷是員工產生的開支，報銷給個人；發票是供應商的付款要求，通常依據採購訂單提出。實際分別由此而來。沒有採購訂單或收貨單可以配對，所以憑證就是收據加上報銷人陳述的業務用途。沒有付款條件，所以期限是薪酬發放或付款批次的截數時間，而不是發票到期日。審批人判斷的是這筆開支是否合理、是否符合政策，而不是某個金額是否與訂單一致。而且查重必須在沒有發票號碼的情況下運作，改用報銷人、日期、金額和商戶來比對。
誰應該審批一份報銷單？金額門檻是怎樣運作的？
每一份報銷單都應由報銷人的直屬經理審批，因為只有他才可以判斷這趟行程或這筆採購是否必要、陳述的業務用途是否站得住腳。沒有人審批自己的開支報銷，報銷單亦不應由向報銷人匯報的人簽署。超過一個訂明的金額之後加入第二審批人，通常是高一級的經理或財務總監，令大額報銷單多一雙眼睛，同時又不拖慢日常報銷。這個限額應該寫進開支報銷政策，並由分流規則強制執行，這樣就沒有審批人需要在當日臨時判斷一份報銷單是否大到應該往上送。
超出政策的報銷單應該怎樣處理？
把它當成一項決定，而不是一個錯誤。退回修改等於邀請報銷人把同一筆開支改記到一個可以通過的費用類別，而且不會留下任何違規發生過的紀錄。在本圖中，違規有自己的出口通向「是否已批准例外？」：有權作出例外的人要麼批准並記錄理由，報銷單隨後匯回正常審批路徑；要麼不予批准，報銷單被駁回並關閉。請定期覆核已批准的例外，因為一個每個月都需要例外的費用類別，說明這條政策應該改了。
怎樣防止重複報銷？
把這項檢查放在財務覆核的第一步，在為這份報銷單花任何入帳或付款工夫之前就跑。開支報銷沒有發票號碼，所以要按報銷人、日期、金額和商戶的組合來比對，而且要跨報銷人比對，而不只是在一份報銷單內部比對：一程共乘的士或一頓團隊聚餐，經常由兩位在場的人各提交一次。留意碌卡交易又以現金形式報銷，以及收據被重新拍照、幾星期後才提交的情況。對懷疑重複的報銷單應暫緩並查核，而不是直接刪除，因為真實重複發生的開支確實存在，例如每星期同一日的同一趟行程。