如何繪製審批流程
如何繪製一張真正值得打開的審批流程圖：審批限額落在哪裏、一次拒絕實際上把申請帶去哪裏，以及審批人不在時由誰作決定。
繪製審批流程，就是把一串人名略去的四件事畫出來：決定由誰審批的條件、那個人不在時由誰決定、拒絕的去向，以及這個決定記錄了甚麼。
簡而言之
- 審批鏈是穩定的那一部分；要畫的是令它改變的那些條件。
- 報銷人補救得到的拒絕要有自己的一列；只有最終的那幾種才可以共用結局。
- 寫明門檻看的是整張申請還是單行金額，以及剛好等於限額時怎樣走。
- 每道關卡都要有指名的代理人，否則圖上寫着決策，實際上是一條排隊。
- 一次無法對應到某個人和某個版本的批准，只是一個時間戳記，不是控制。
審批流程圖主要是一張拒絕的地圖
審批流程並不是它通常被畫成的那串人名。那串名單是其中最沒有看頭的部分：它穩定、多數人本來就知道，而且正正是最不需要用圖去解釋的一樣東西。一張圖真正要交代的，是這串名單在甚麼條件下會改變——到甚麼金額會多出一個簽署、哪一種情況會令申請根本走不到批准就離場，以及指名的審批人沒有行動時由誰去做。
拒絕必須有去向，這一點沒有爭議；圖表補上的是它去到第幾列，而示例裏的四次拒絕並不一致：其中兩次回到流程之內——「退回」把報銷單送回報銷人自己那一列，「違規」橫向送去「是否獲得特別批准？」——而「不批准」與「駁回」則同樣終止於「報銷單駁回並結案」。共用一個結局，只有在報銷人做甚麼都改變不了結果時才站得住腳，這就是合併兩條出口之前應該做的檢驗。
下面的示例是一張開支報銷單，選它是因為它的審批限額寫得明明白白，而例外路徑構成了圖的主體，而不是一個註腳。留意「單據齊全且符合政策？」有三個出口，其中一個直接退回報銷人；也留意核數階段末段核數師那條泳道，被抽中的報銷單會在那裏，對照當初本應支持它的憑證接受查核。
由單據到報銷或拒絕
這張報銷流程有四條出口都是拒絕；看清楚每一條落在哪裏，才分得出一次補正與一宗結案。
由憑證存在那一刻開始
圖表由一個狀態而不是一件有人去做的事開始：「費用發生並保留單據」——單據先存在，才談得上向它提出審批問題。緊接的一列是報銷人最後控制得到的東西，再往後就全是別人在作決定。
兩次拒絕，一個共用結局
這一段的三個菱形都可以說不。「單據齊全且符合政策？」把「退回」送回報銷人控制的那一列，把「違規」橫向送去特別批准；而「不批准」與「駁回」都到達「報銷單駁回並結案」——唯一可以由兩次拒絕共用的結局。
限額決定由誰簽署
「金額是否超過審批限額？」把報銷單送去「升級至第二審批人」，之後在「是否重複報銷？」重新匯合。限額改變的是一張單收集多少個批准，而不是它走哪一條路線——財務那幾道獨立查核兩邊都要做。
批准之後仍要受查核
「將報銷單入賬至費用賬冊」兩條有標示的出口並不是二選一：「付款」帶走每一張單去付款，「抽查」另外抽一部分進入核數師泳道，那裏的「報銷是否有憑證支持？」仍然可以通往「追回款項並記錄發現」。
運作方式
先把審批限額寫下來
在畫任何方框之前，先把授權審批權限表裏每個金額區間抄出來，並在旁邊補上那張表幾乎從不寫明的兩件事：金額按甚麼計算——整張申請、單行金額，還是每月合計——以及邊界落在數字的哪一邊。否則審批人會各自在心裏決定，而且每次不同。
決定每一次拒絕會產生甚麼
凡是可以說不的地方，都寫明它會產生哪一種結果：退回提交人補正、橫向轉去有權批准例外的人，或者就此結案。補正那一種要寫出提交人真正會重做的那一步的列號，因為那支向後的箭嘴，正是令這張圖誠實的東西。
把步驟打成列，把箭嘴變成號碼
在 QueryChart 裏，試算表就是圖表：一列一個步驟，措辭填進「方框文字」，把申請交給哪一列就填進「連線至」——可以走多於一個方向時，用逗號分隔幾個列號。沒有任何一個方框是人手擺放的，所以這張圖經得起在會議上被當場改動。
把限額變成有標示的決策
凡是在作判斷的列，都在「形狀」欄設為決策，並改寫成它的負責人真正在回答的那個問題。分支的字填進「連線文字」，位置要與旁邊的號碼一一對應：門檻那一列寫上「超限」與「未超限」，讀者才可以把自己那張申請對號入座。
按問責把每個步驟分進泳道
「垂直泳道」欄填角色——員工、直屬主管、財務／應付賬款、薪酬、核數師——階段則填進「水平泳道」。階段要寫成可以告訴提交人的狀態，因為「核驗」和「財務覆核」回答的是一張報銷單走到哪裏了；一張說不出自己處於哪個階段的申請，就是要靠電郵去催的那一張。
以提交人的角度走一次，再點名代理人
由申請人那一邊讀這張圖：每到一個菱形，說出他會收到甚麼訊息、下一步做甚麼，並修好每一處答案是「沒有」的地方。然後為每道關卡指定代理人——要人名，不是職位——並把同一批名字寫進授權審批權限表，因為一張圖和一張表互相矛盾，比兩樣都沒有更糟。
應避免的錯誤
一個方框藏起三件事
一個寫着「審批」的方框，藏起了三件各自獨立的事：查核申請是否齊全、批出這筆錢，以及事後查證它是否合理。三者負責人不同，而只有中間那一件是決策。
有門檻，沒有邊界
只寫「超過 £500」而不說剛好 £500 時怎樣處理，等於把分流交給當時在讀那句話的人。一張剛好卡在限額的報銷單收集了第二個簽署，下一張沒有，而兩位審批人都沒有做錯任何事。
整張圖沒有一個代理人
負責人放假期間，每道關卡都是一條排隊。一張只寫了一位審批人、沒有寫代理人的圖，描述的是一條每年八月會停擺兩星期、還把這段延誤當成控制的流程。
把抽查留在圖外
凡是批准之後從不重新查核的地方，那些批准就從未受過檢驗，圖也顯示不出這道控制值多少。把抽樣、選樣的規則，以及一項發現會啟動甚麼，統統畫出來。
繪製你們的審批流程
把開支報銷示例開啟為你自己的圖表——換上你們的限額、你們的代理人，並為每一次拒絕安排去向。
相關指南
常見問題
一張審批流程圖應該顯示甚麼？
四件光看一串審批人名字看不出來的事：決定這一宗由誰審批的條件、那個人放假時由誰決定、每一次拒絕的去向，以及這個決定記錄在哪裏。只畫出先後次序的圖，回答的是一條沒有人問過的問題。檢驗方法是拿一宗真正出過事的申請，在圖上走一次，看看這張圖解釋不解釋得到它當時發生了甚麼。
審批人一直沒有回覆會怎樣？
流程寫甚麼就是甚麼，而多數流程甚麼都沒有寫，於是申請就一直等下去。誠實的做法只有三種：會重複的催辦提示、一位可以在負責人不在時作決定的指名代理人，以及過了指明時限之後向上一級呈報。逾時自動批准是第四種，但它不成立：沉默不是一個決定，而它寫進紀錄的東西，與一次經過考慮的批准分辨不出來。把代理人畫進圖裏，因為缺席是常態，不是例外。
拒絕和退回有甚麼分別？
退回的意思是申請不齊全或者做法不對，提交人可以修好：欠一張單據、成本中心填錯、表格沒有簽名。拒絕的意思是這件事本身不獲允許，重新提交多少次都改變不了。把兩者混為一談，就會出現那種熟口熟面的循環：同一項違規被人補足文件之後再交三次。在圖上，它們是兩支不同的箭嘴，而退回那一支是向後指的。
審批門檻是看合計金額還是看每一行？
看政策訂明的是哪一個單位，而多數政策兩個都沒有訂明——所以 £600 的酒店住宿，可以變成一張需要第二個簽署的報銷單，也可以變成五張一個都不需要的單。先訂單位，再訂邊界：剛好 £500 的申請，算超限還是未超限？兩者都寫在決策那一列上，並用申請提交時的貨幣，否則就是每位審批人在當下各自替自己決定一次。