So bilden Sie einen Freigabeprozess ab
So bilden Sie einen Freigabeprozess so ab, dass die Karte etwas taugt: wo die Wertgrenze sitzt, was eine Ablehnung mit dem Vorgang wirklich macht und wer entscheidet, wenn der Freigebende abwesend ist.
Einen Freigabeprozess abzubilden heißt, die vier Dinge zu zeichnen, die eine Kette von Namen auslässt: die Bedingung, die bestimmt wer freigibt, wer bei Abwesenheit entscheidet, wohin eine Ablehnung führt und was dabei festgehalten wird.
Kurz gesagt
- Die Freigabekette ist der stabile Teil; abzubilden sind die Bedingungen, die sie verändern.
- Eine Ablehnung, die der Einreichende beheben kann, braucht eine eigene Zeile; nur die endgültigen dürfen ein Ende teilen.
- Halten Sie fest, ob eine Wertgrenze den ganzen Vorgang oder eine einzelne Position liest, und was genau an der Grenze passiert.
- Jedes Tor braucht eine benannte Vertretung, sonst hat die Karte dort eine Warteschlange, wo sie eine Entscheidung behauptet.
- Eine Freigabe, die niemand einer Person und einer Fassung zuordnen kann, ist ein Zeitstempel und keine Kontrolle.
Eine Freigabekarte ist vor allem eine Karte der Ablehnungen
Ein Freigabeprozess ist nicht die Kette von Namen, als die er üblicherweise gezeichnet wird. Die Kette ist der uninteressanteste Teil daran: Sie ist stabil, die meisten kennen sie längst, und sie ist genau das, wofür niemand ein Diagramm braucht. Was eine Karte leisten muss, ist die Bedingungen festzuhalten, unter denen sich diese Kette ändert: den Betrag, ab dem eine zweite Unterschrift auftaucht, den Fall, der den Prozess verlässt, ohne je freigegeben zu werden, und wer handelt, wenn der benannte Freigebende es nicht tut.
Dass eine Ablehnung irgendwohin führen muss, ist unstrittig. Was eine Karte hinzufügt, ist die Zeilennummer, zu der sie führt, und die vier Ablehnungen im Beispiel sind sich nicht einig: Zwei laufen in den Prozess zurück, „Zurück“ auf die Einreichungszeile der Mitarbeitenden, „Verstoß“ seitwärts auf „Ausnahmegenehmigung erteilt?“, während die beiden mit „Abgelehnt“ beschrifteten Ausgänge gemeinsam in „Abrechnung abgelehnt und geschlossen“ enden. Ein gemeinsames Ende ist nur dort vertretbar, wo nichts, was der Einreichende tut, daran etwas ändern würde, und genau das ist der Test, bevor man zwei Ausgänge zusammenlegt.
Das Beispiel unten ist eine Spesenabrechnung, gewählt weil ihre Wertgrenze ausdrücklich benannt ist und ihre Ausnahmewege den größten Teil des Diagramms ausmachen statt eine Fußnote zu bleiben. Achten Sie darauf, wie „Beleg vorhanden und richtlinienkonform?“ sich in drei Richtungen auflöst, eine davon direkt zurück zu den Mitarbeitenden, und auf die Bahn der Internen Revision am Ende der Phase Nachkontrolle, in der Stichproben gegen die Belege geprüft werden, die sie eigentlich rechtfertigen sollten.
Vom Beleg zur Erstattung oder zur Ablehnung
Vier Wege aus dieser Spesenabrechnung sind Ablehnungen, und erst wer verfolgt, wo jeder davon landet, unterscheidet eine Korrektur von einem geschlossenen Vorgang.
Beginnen Sie dort, wo der Beleg beginnt
Das Diagramm startet mit einem Zustand der Welt und nicht mit einer Tätigkeit, die jemand ausführt: „Auslage entstanden, Beleg erfasst“: Der Beleg existiert, bevor überhaupt eine Freigabefrage an ihn gestellt werden kann. Die Zeile danach ist das Letzte, was die Mitarbeitenden steuern; alles Weitere sind andere, die entscheiden.
Zwei Ablehnungen, ein gemeinsames Ende
Jede der drei Rauten hier kann ablehnen. „Beleg vorhanden und richtlinienkonform?“ schickt „Zurück“ rückwärts auf die Zeile, die die Mitarbeitenden steuern, und „Verstoß“ seitwärts in die Ausnahme, während die beiden mit „Abgelehnt“ beschrifteten Ausgänge gemeinsam in „Abrechnung abgelehnt und geschlossen“ münden: das eine Ende, das zwei Ablehnungen teilen dürfen.
Die Wertgrenze bestimmt, wer zeichnet
„Betrag über der Wertgrenze?“ führt die Abrechnung über „An zweiten Freigebenden eskalieren“ und danach bei „Doppelte Abrechnung erkannt?“ wieder in den Ablauf zurück. Die Grenze ändert, wie viele Freigaben eine Abrechnung einsammelt, nicht welchen Weg sie nimmt, und die unabhängigen Prüfungen der Buchhaltung greifen in beiden Fällen.
Freigaben werden erst danach geprüft
Die beiden beschrifteten Pfeile aus „Abrechnung auf Aufwandskonto buchen“ sind keine Alternativen: „Erstatten“ führt jede Abrechnung weiter zur Zahlung, während „Stichprobe“ einige davon zusätzlich in die Bahn der Internen Revision zieht, wo „Abrechnung durch Belege gedeckt?“ noch bis „Betrag zurückfordern und Feststellung erfassen“ reichen kann.
So funktioniert es
Schreiben Sie zuerst die Wertgrenzen auf
Bevor eine einzige Box existiert, übernehmen Sie jede Betragsstufe aus der Unterschriftenregelung und schreiben daneben die zwei Dinge, die dort fast nie stehen: worauf der Betrag gemessen wird (Gesamtabrechnung, Einzelposition, Monatssumme) und auf welcher Seite der Zahl die Grenze liegt. Sonst klären die Freigebenden beides für sich, und jedes Mal anders.
Entscheiden Sie, was jede Ablehnung auslöst
Schreiben Sie für jede Stelle, die Nein sagen kann, das Ergebnis auf: zurück an den Einreichenden zur Korrektur, seitwärts zu jemandem mit der Befugnis für eine Ausnahme, oder geschlossen. Der Korrekturfall braucht die Nummer des Schritts, den der Einreichende tatsächlich wiederholt, denn dieser rückwärts gerichtete Pfeil ist es, der die Karte ehrlich macht.
Tippen Sie die Schritte und nummerieren Sie die Pfeile
In QueryChart ist die Tabelle das Diagramm: eine Zeile je Schritt, der Wortlaut in Boxtext, und in Linie zu die Nummer der Zeile, an die der Vorgang weitergegeben wird: mehrere Nummern, kommagetrennt, wo es mehr als einen Weg gibt. Keine Box wird von Hand platziert, und deshalb übersteht die Karte es, in einer Besprechung korrigiert zu werden.
Machen Sie aus den Grenzen beschriftete Entscheidungen
Jede Zeile, die etwas prüft, wird in der Spalte Form zur Entscheidung und als die Frage formuliert, die ihr Verantwortlicher wirklich beantwortet. Die Zweigbeschriftungen gehören in den Linientext, positionsgleich zu den Nummern daneben: „Über Grenze“ und „Innerhalb“ auf der Grenzzeile sind das, woran ein Leser den eigenen Vorgang einordnet.
Legen Sie jeden Schritt in die Bahn des Verantwortlichen
Die Spalte Vertikale Bahn nimmt die Rolle auf (Mitarbeitende, Führungskraft, Buchhaltung / Kreditoren, Entgeltabrechnung, Interne Revision), und die Phase gehört in die Horizontale Bahn. Formulieren Sie die Phasen als Zustände, die man einem Einreichenden nennen kann: Vorprüfung und Prüfung Buchhaltung beantworten, wie weit eine Abrechnung ist, und ein Vorgang, dessen Phase niemand benennen kann, ist der, dem per Mail nachgelaufen wird.
Gehen Sie sie als Einreichender durch und benennen Sie dann die Vertretungen
Lesen Sie die Karte von der Seite des Antragstellers: Sagen Sie an jeder Raute, was er erfährt und was er als Nächstes tut, und beheben Sie jede Stelle, an der die Antwort nichts ist. Setzen Sie danach auf jedes Tor eine Vertretung (einen Namen, keine Rolle) und lassen Sie dieselben Namen in die Unterschriftenregelung eintragen, denn eine Karte und eine Regelung, die sich widersprechen, sind schlimmer als keine von beiden.
Häufige Fehler
Drei Handlungen in einer Box versteckt
Eine einzige mit Freigabe beschriftete Box verbirgt drei getrennte Handlungen: zu prüfen, ob der Vorgang vollständig ist, das Geld zu autorisieren und hinterher zu belegen, dass es berechtigt war. Sie haben verschiedene Verantwortliche, und nur die mittlere ist eine Entscheidung.
Wertgrenzen, an denen der Grenzfall offen bleibt
Über 500 Euro zu schreiben, ohne zu sagen, was bei genau 500 Euro gilt, überlässt die Weiterleitung dem jeweiligen Leser. Eine Abrechnung an der Grenze sammelt eine zweite Unterschrift ein, die nächste nicht, und keiner der Freigebenden hat etwas falsch gemacht.
Nirgends auf der Karte eine Vertretung
Jedes Tor ist eine Warteschlange, solange sein Verantwortlicher im Urlaub ist. Eine Karte, die einen Freigebenden und keine Vertretung nennt, beschreibt einen Prozess, der jeden August zwei Wochen stillsteht, und nennt die Verzögerung eine Kontrolle.
Die Stichprobe nicht mitzeichnen
Wo nie etwas Freigegebenes erneut angesehen wird, sind die Freigaben ungeprüft, und die Karte kann nicht zeigen, was die Kontrolle wert ist. Zeichnen Sie die Stichprobe, die Regel, die sie auswählt, und was eine Feststellung in Gang setzt.
Bilden Sie Ihren eigenen Freigabeprozess ab
Öffnen Sie das Beispiel zur Spesenabrechnung als eigenes Diagramm: mit Ihren Wertgrenzen, Ihren Vertretungen und einem Weg aus jeder Ablehnung.
Verwandte Anleitungen
Häufig gestellte Fragen
Was muss die Karte eines Freigabeprozesses zeigen?
Vier Dinge, die eine Kette von Namen nicht zeigt: die Bedingung, die bestimmt, wer diesen konkreten Vorgang freigibt, wer darüber entscheidet, wenn diese Person im Urlaub ist, den Weg aus jeder Ablehnung und die Stelle, an der die Entscheidung festgehalten wird. Eine Karte, die nur die Reihenfolge zeigt, beantwortet eine Frage, die niemand hatte. Der Test dafür: Nehmen Sie einen echten Vorgang, der schiefgegangen ist, verfolgen Sie ihn auf dem Diagramm und sehen Sie, ob das Diagramm erklärt, was mit ihm passiert ist.
Was passiert, wenn ein Freigebender nicht reagiert?
Was der Prozess dazu sagt, und die meisten sagen nichts, also wartet der Vorgang einfach. Die drei ehrlichen Möglichkeiten sind eine Erinnerung, die sich wiederholt, eine benannte Vertretung, die in Abwesenheit entscheiden darf, und die Eskalation auf die nächste Ebene nach einer festgelegten Frist. Die automatische Freigabe nach Zeitablauf ist die vierte Möglichkeit und keine: Schweigen ist keine Entscheidung, und was es in den Nachweis schreibt, lässt sich von einer wirklich geprüften Freigabe nicht unterscheiden. Zeichnen Sie die Vertretung mit ein, denn die Abwesenheit ist der Regelfall und keine Ausnahme.
Worin unterscheiden sich Ablehnen und Zurückgeben eines Vorgangs?
Zurückgeben heißt, der Vorgang ist unvollständig oder falsch vorbereitet und der Einreichende kann ihn beheben: ein fehlender Beleg, die falsche Kostenstelle, ein nicht unterschriebenes Formular. Ablehnen heißt, der Vorgang ist so, wie er gedacht ist, nicht zulässig, und keine erneute Einreichung ändert daran etwas. Beides zu vermischen, erzeugt die bekannte Schleife, in der jemand einen Richtlinienverstoß dreimal mit besseren Unterlagen einreicht. Auf einer Karte sind es zwei verschiedene Pfeile, und der zurückgegebene zeigt nach hinten.
Gilt eine Wertgrenze für die Summe oder für jede Position?
Für die Einheit, die die Richtlinie nennt, und die meisten nennen keine, weshalb 600 Euro Hotelübernachtungen entweder eine Abrechnung mit zweiter Unterschrift oder fünf Abrechnungen ohne jede werden. Legen Sie erst die Einheit fest, dann den Grenzfall: Ist ein Vorgang über genau 500 Euro über der Grenze oder innerhalb? Schreiben Sie beides auf die Entscheidungszeile, in der Währung, in der eingereicht wird, denn die Alternative ist, dass jeder Freigebende es im Moment für sich klärt.