So bilden Sie einen Freigabeprozess ab

So funktioniert es

1. Schreiben Sie zuerst die Wertgrenzen auf

   Bevor eine einzige Box existiert, übernehmen Sie jede Betragsstufe aus der Unterschriftenregelung und schreiben daneben die zwei Dinge, die dort fast nie stehen: worauf der Betrag gemessen wird — Gesamtabrechnung, Einzelposition, Monatssumme — und auf welcher Seite der Zahl die Grenze liegt. Sonst klären die Freigebenden beides für sich, und jedes Mal anders.

2. Entscheiden Sie, was jede Ablehnung auslöst

   Schreiben Sie für jede Stelle, die Nein sagen kann, das Ergebnis auf: zurück an den Einreichenden zur Korrektur, seitwärts zu jemandem mit der Befugnis für eine Ausnahme, oder geschlossen. Der Korrekturfall braucht die Nummer des Schritts, den der Einreichende tatsächlich wiederholt, denn dieser rückwärts gerichtete Pfeil ist es, der die Karte ehrlich macht.

3. Tippen Sie die Schritte und nummerieren Sie die Pfeile

   In QueryChart ist die Tabelle das Diagramm: eine Zeile je Schritt, der Wortlaut in Boxtext, und in Linie zu die Nummer der Zeile, an die der Vorgang weitergegeben wird — mehrere Nummern, kommagetrennt, wo es mehr als einen Weg gibt. Keine Box wird von Hand platziert, und deshalb übersteht die Karte es, in einer Besprechung korrigiert zu werden.

4. Machen Sie aus den Grenzen beschriftete Entscheidungen

   Jede Zeile, die etwas prüft, wird in der Spalte Form zur Entscheidung und als die Frage formuliert, die ihr Verantwortlicher wirklich beantwortet. Die Zweigbeschriftungen gehören in den Linientext, positionsgleich zu den Nummern daneben: „Über Grenze“ und „Innerhalb“ auf der Grenzzeile sind das, woran ein Leser den eigenen Vorgang einordnet.

5. Legen Sie jeden Schritt in die Bahn des Verantwortlichen

   Die Spalte Vertikale Bahn nimmt die Rolle auf — Mitarbeitende, Führungskraft, Buchhaltung / Kreditoren, Entgeltabrechnung, Interne Revision — und die Phase gehört in die Horizontale Bahn. Formulieren Sie die Phasen als Zustände, die man einem Einreichenden nennen kann: Vorprüfung und Prüfung Buchhaltung beantworten, wie weit eine Abrechnung ist, und ein Vorgang, dessen Phase niemand benennen kann, ist der, dem per Mail nachgelaufen wird.

6. Gehen Sie sie als Einreichender durch und benennen Sie dann die Vertretungen

   Lesen Sie die Karte von der Seite des Antragstellers: Sagen Sie an jeder Raute, was er erfährt und was er als Nächstes tut, und beheben Sie jede Stelle, an der die Antwort nichts ist. Setzen Sie danach auf jedes Tor eine Vertretung — einen Namen, keine Rolle — und lassen Sie dieselben Namen in die Unterschriftenregelung eintragen, denn eine Karte und eine Regelung, die sich widersprechen, sind schlimmer als keine von beiden.

Häufig gestellte Fragen

Was muss die Karte eines Freigabeprozesses zeigen?

Vier Dinge, die eine Kette von Namen nicht zeigt: die Bedingung, die bestimmt, wer diesen konkreten Vorgang freigibt, wer darüber entscheidet, wenn diese Person im Urlaub ist, den Weg aus jeder Ablehnung und die Stelle, an der die Entscheidung festgehalten wird. Eine Karte, die nur die Reihenfolge zeigt, beantwortet eine Frage, die niemand hatte. Der Test dafür: Nehmen Sie einen echten Vorgang, der schiefgegangen ist, verfolgen Sie ihn auf dem Diagramm und sehen Sie, ob das Diagramm erklärt, was mit ihm passiert ist.

Was passiert, wenn ein Freigebender nicht reagiert?

Was der Prozess dazu sagt — und die meisten sagen nichts, also wartet der Vorgang einfach. Die drei ehrlichen Möglichkeiten sind eine Erinnerung, die sich wiederholt, eine benannte Vertretung, die in Abwesenheit entscheiden darf, und die Eskalation auf die nächste Ebene nach einer festgelegten Frist. Die automatische Freigabe nach Zeitablauf ist die vierte Möglichkeit und keine: Schweigen ist keine Entscheidung, und was es in den Nachweis schreibt, lässt sich von einer wirklich geprüften Freigabe nicht unterscheiden. Zeichnen Sie die Vertretung mit ein, denn die Abwesenheit ist der Regelfall und keine Ausnahme.

Worin unterscheiden sich Ablehnen und Zurückgeben eines Vorgangs?

Zurückgeben heißt, der Vorgang ist unvollständig oder falsch vorbereitet und der Einreichende kann ihn beheben: ein fehlender Beleg, die falsche Kostenstelle, ein nicht unterschriebenes Formular. Ablehnen heißt, der Vorgang ist so, wie er gedacht ist, nicht zulässig, und keine erneute Einreichung ändert daran etwas. Beides zu vermischen, erzeugt die bekannte Schleife, in der jemand einen Richtlinienverstoß dreimal mit besseren Unterlagen einreicht. Auf einer Karte sind es zwei verschiedene Pfeile, und der zurückgegebene zeigt nach hinten.

Gilt eine Wertgrenze für die Summe oder für jede Position?

Für die Einheit, die die Richtlinie nennt — und die meisten nennen keine, weshalb 600 Euro Hotelübernachtungen entweder eine Abrechnung mit zweiter Unterschrift oder fünf Abrechnungen ohne jede werden. Legen Sie erst die Einheit fest, dann den Grenzfall: Ist ein Vorgang über genau 500 Euro über der Grenze oder innerhalb? Schreiben Sie beides auf die Entscheidungszeile, in der Währung, in der eingereicht wird, denn die Alternative ist, dass jeder Freigebende es im Moment für sich klärt.