Sådan kortlægger du en godkendelsesproces
Sådan kortlægger du en godkendelsesproces, så kortet er værd at åbne: hvor beløbsgrænsen ligger, hvad et afslag reelt gør ved anmodningen, og hvem der beslutter, når godkenderen er væk.
At kortlægge en godkendelsesproces vil sige at tegne de fire ting, en række navne udelader: betingelsen, der afgør, hvem der godkender, hvem der beslutter, når personen er væk, hvor et afslag går hen, og hvad der bliver registreret.
Kort fortalt
- Godkendelsesrækken er den stabile del; kortlæg de betingelser, der ændrer den.
- Et afslag, indsenderen kan rette, skal have sin egen række; kun de endelige må dele en slutning.
- Skriv, om grænsen læser hele anmodningen eller én linje, og hvad der sker præcis på grænsen.
- Hver port skal have en navngiven stedfortræder, ellers har kortet en kø, hvor det hævder at have en beslutning.
- En godkendelse, ingen kan knytte til en person og en version, er et tidsstempel, ikke en kontrol.
Et godkendelseskort er mest af alt et kort over afslag
En godkendelsesproces er ikke den række navne, den plejer at blive tegnet som. Rækken er den mindst interessante del af den: den er stabil, de fleste kender den i forvejen, og den er netop det, ingen har brug for et diagram til. Hvad et kort skal fastlægge, er de betingelser, hvorunder rækken ændrer sig: beløbet hvor en ekstra underskrift dukker op, det tilfælde der forlader processen uden nogensinde at blive godkendt, og hvem der handler, når den udpegede godkender ikke gør.
At et afslag skal føre et sted hen, er der ikke uenighed om. Hvad et kort tilføjer, er rækkenummeret, det fører til, og de fire afslag i eksemplet er ikke enige: to af dem går tilbage ind i processen (»Retur« til medarbejderens egen indsendelsesrække, »Brud« på tværs til »Er der givet dispensation?«), mens »Afslået« og »Afvist« begge ender i »Afregning afvist og lukket«. En fælles slutning kan kun forsvares, hvor intet af det, indsenderen gør, ville ændre den, og det er testen, man skal lægge på, før to udgange bliver lagt sammen.
Eksemplet herunder er en udlægsafregning, valgt, fordi dens beløbsgrænse står eksplicit, og fordi undtagelsesvejene udgør hovedparten af diagrammet frem for en fodnote. Læg mærke til, at »Kvittering vedhæftet og inden for politikken?« har tre udfald, hvoraf det ene går direkte tilbage til medarbejderen, og til banen Revisor i slutningen af fasen Revision, hvor udtagne afregninger holdes op mod den dokumentation, der skulle have begrundet dem.
Fra kvittering til refusion eller afslag
Fire veje ud af denne udlægsafregning er afslag, og det, der skiller en rettelse fra en lukket sag, er at se, hvor hver af dem lander.
Start dér, hvor dokumentationen starter
Diagrammet åbner på en tilstand i verden frem for på en opgave, nogen udfører: »Udlæg afholdt og kvittering gemt«: kvitteringen findes, før noget godkendelsesspørgsmål kan stilles til den. Rækken efter er det sidste, medarbejderen selv styrer; alt derefter er andre, der beslutter.
To afslag, én fælles slutning
Hver af de tre romber her kan afvise. »Kvittering vedhæftet og inden for politikken?« sender »Retur« bagud til den række, medarbejderen styrer, og »Brud« på tværs til en dispensation, mens »Afslået« og »Afvist« begge ender i »Afregning afvist og lukket«: den ene slutning, to afslag må dele.
Grænsen afgør, hvem der skriver under
»Er beløbet over godkendelsesgrænsen?« sender afregningen gennem »Eskaler til ekstra godkender« og kobler den derefter på flowet igen ved »Er afregningen en dublet?«. Grænsen ændrer, hvor mange godkendelser en afregning samler, ikke hvilken vej den tager, og de uafhængige økonomikontroller gælder under alle omstændigheder.
Godkendelser bliver prøvet bagefter
De to navngivne pile ud af »Bogfør afregningen« er ikke alternativer: »Refunder« fører hver afregning videre mod betaling, mens »Stikprøve« desuden trækker nogle af dem ind i banen Revisor, hvor »Er afregningen dokumenteret?« stadig kan nå frem til »Kræv beløbet tilbage og log fundet«.
Sådan fungerer det
Skriv beløbsgrænserne ned først
Før der findes en eneste kasse, kopierer I hvert beløbsinterval ud af fuldmagtsmatrixen og skriver de to ting ved siden af, som oversigten næsten aldrig siger: hvad beløbet måles på (samlet afregning, én linje, månedligt total) og hvilken side af tallet grænsen falder på. Ellers afgør godkenderne begge ting for sig selv, forskelligt hver gang.
Bestem, hvad hvert afslag fører til
For hvert punkt, der kan sige nej, skriver I hvilket udfald det producerer: tilbage til indsenderen til rettelse, på tværs til nogen med mandat til at give dispensation, eller lukket. Tilfældet med rettelse skal have nummeret på det trin, indsenderen reelt gentager, for det er netop den bagudgående pil, der gør kortet ærligt.
Skriv trinnene, og nummerér pilene
I QueryChart er regnearket diagrammet: én række pr. trin, formuleringen i Bokstekst, og i Linje til det rækkenummer, trinnet giver anmodningen videre til: flere numre, adskilt af komma, hvor den kan gå mere end én vej. Ingen kasse placeres i hånden, og det er derfor, kortet holder til at blive rettet midt på et møde.
Lav grænserne om til navngivne beslutninger
Enhver række, der prøver noget, sættes til Beslutning i kolonnen Figur og formuleres som det spørgsmål, dens ejer reelt svarer på. Forgreningernes navne står i Linjetekst, placeret så de matcher numrene ved siden af: »Over grænsen« og »Under grænsen« på grænserækken er det, en læser placerer sin egen anmodning ud fra.
Læg hvert trin i banen for den ansvarlige
Kolonnen Lodret bane holder rollen (Medarbejder, Nærmeste leder, Økonomi / kreditor, Løn, Revisor), og fasen står i Vandret bane. Formulér faserne som tilstande, en indsender kan få oplyst, for Validering og Økonomikontrol svarer på, hvor langt en afregning er nået, og en anmodning, hvis fase ingen kan sætte navn på, er den, der bliver rykket for på mail.
Gå den igennem som indsender, og navngiv derefter stedfortræderne
Læs kortet fra anmoderens side: ved hver rombe siger I, hvad de får at vide, og hvad de gør derefter, og retter hvert punkt, hvor svaret er ingenting. Sæt derefter en stedfortræder på hver port (et navn, ikke en rolle) og få de samme navne skrevet ind i fuldmagtsmatrixen, for et kort og en matrix, der er uenige, er værre end ingen af dem.
Faldgruber du skal undgå
Tre handlinger skjult i én kasse
Én kasse med ordet godkendelse skjuler tre selvstændige handlinger: at kontrollere at anmodningen er fuldstændig, at bemyndige pengene, og bagefter at efterprøve at de var berettigede. De har hver sin ejer, og kun den midterste er en beslutning.
Tærskler uden en grænseværdi
At skrive over 5.000 kr. uden at sige, hvad der sker ved præcis 5.000 kr., overlader routingen til den, der læser det. Én afregning på grænsen samler en ekstra underskrift, det gør den næste ikke, og ingen af godkenderne har gjort noget forkert.
Ingen stedfortræder nogen steder på kortet
Hver port er en kø, mens dens ejer holder ferie. Et kort, der navngiver én godkender og ingen stedfortræder, beskriver en proces, der står stille i fjorten dage hver juli, og kalder forsinkelsen en kontrol.
Stikprøven holdt uden for diagrammet
Hvor intet godkendt nogensinde bliver set igennem igen, er godkendelserne uprøvede, og kortet kan ikke vise, hvad kontrollen er værd. Tegn stikprøven, reglen der udvælger den, og hvad et fund sætter i gang.
Kortlæg jeres egen godkendelsesproces
Åbn eksemplet med udlægsafregning og gør det til jeres eget: jeres egne grænser, jeres egne stedfortrædere og en vej ud af hvert afslag.
Relaterede guides
Ofte stillede spørgsmål
Hvad skal et kort over en godkendelsesproces vise?
Fire ting, som en række godkendernavne ikke viser: betingelsen, der afgør, hvem der godkender netop denne anmodning, hvem der afgør det, når personen har ferie, vejen ud af hvert afslag, og hvor beslutningen bliver registreret. Et kort, der kun viser rækkefølgen, besvarer et spørgsmål, ingen havde. Testen er at tage en rigtig anmodning, der gik skævt, følge den på diagrammet og se, om diagrammet forklarer, hvad der skete med den.
Hvad sker der, hvis en godkender ikke svarer?
Det, processen siger, og de fleste processer siger ingenting, så anmodningen venter bare. De tre ærlige muligheder er en rykker, der gentages, en navngiven stedfortræder, der kan beslutte i ejerens fravær, og eskalering til niveauet over efter en angivet frist. Automatisk godkendelse ved timeout er den fjerde mulighed, og den er ikke en mulighed: tavshed er ikke en beslutning, og det, den skriver i dokumentationen, kan ikke skelnes fra en gennemtænkt godkendelse. Tegn stedfortræderen ind på kortet, for fraværet er rutine, ikke en undtagelse.
Hvad er forskellen på at afvise og at returnere en anmodning?
At returnere betyder, at anmodningen er ufuldstændig eller forkert udfyldt, og at indsenderen kan rette den: en manglende kvittering, et forkert omkostningssted, en formular uden underskrift. At afvise betyder, at anmodningen, sådan som den er tænkt, ikke er tilladt, og at ingen genindsendelse ændrer det. Blander man de to sammen, får man den velkendte sløjfe, hvor nogen genindsender et brud på politikken tre gange med pænere papirarbejde. På et kort er de to forskellige pile, og den returnerede peger bagud.
Gælder en godkendelsesgrænse det samlede beløb eller hver linje?
Den enhed, politikken angiver, og de fleste politikker angiver ingen af dem, hvilket er sådan 6.000 kr. hotelovernatninger bliver til én afregning, der kræver en ekstra underskrift, eller fem afregninger, der ikke kræver nogen. Fastlæg enheden, og fastlæg derefter grænseværdien: er en anmodning på præcis 5.000 kr. over grænsen eller under den? Skriv begge ting på beslutningsrækken, i den valuta anmodningen indsendes i, for alternativet er, at hver godkender afgør det for sig selv i situationen.