Sådan kortlægger du en godkendelsesproces

Sådan fungerer det

1. Skriv beløbsgrænserne ned først

   Før der findes en eneste kasse, kopierer I hvert beløbsinterval ud af fuldmagtsmatrixen og skriver de to ting ved siden af, som oversigten næsten aldrig siger: hvad beløbet måles på — samlet afregning, én linje, månedligt total — og hvilken side af tallet grænsen falder på. Ellers afgør godkenderne begge ting for sig selv, forskelligt hver gang.

2. Bestem, hvad hvert afslag fører til

   For hvert punkt, der kan sige nej, skriver I hvilket udfald det producerer: tilbage til indsenderen til rettelse, på tværs til nogen med mandat til at give dispensation, eller lukket. Tilfældet med rettelse skal have nummeret på det trin, indsenderen reelt gentager, for det er netop den bagudgående pil, der gør kortet ærligt.

3. Skriv trinnene, og nummerér pilene

   I QueryChart er regnearket diagrammet: én række pr. trin, formuleringen i Bokstekst, og i Linje til det rækkenummer, trinnet giver anmodningen videre til — flere numre, adskilt af komma, hvor den kan gå mere end én vej. Ingen kasse placeres i hånden, og det er derfor, kortet holder til at blive rettet midt på et møde.

4. Lav grænserne om til navngivne beslutninger

   Enhver række, der prøver noget, sættes til Beslutning i kolonnen Figur og formuleres som det spørgsmål, dens ejer reelt svarer på. Forgreningernes navne står i Linjetekst, placeret så de matcher numrene ved siden af: »Over grænsen« og »Under grænsen« på grænserækken er det, en læser placerer sin egen anmodning ud fra.

5. Læg hvert trin i banen for den ansvarlige

   Kolonnen Lodret bane holder rollen — Medarbejder, Nærmeste leder, Økonomi / kreditor, Løn, Revisor — og fasen står i Vandret bane. Formulér faserne som tilstande, en indsender kan få oplyst, for Validering og Økonomikontrol svarer på, hvor langt en afregning er nået, og en anmodning, hvis fase ingen kan sætte navn på, er den, der bliver rykket for på mail.

6. Gå den igennem som indsender, og navngiv derefter stedfortræderne

   Læs kortet fra anmoderens side: ved hver rombe siger I, hvad de får at vide, og hvad de gør derefter, og retter hvert punkt, hvor svaret er ingenting. Sæt derefter en stedfortræder på hver port — et navn, ikke en rolle — og få de samme navne skrevet ind i fuldmagtsmatrixen, for et kort og en matrix, der er uenige, er værre end ingen af dem.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad skal et kort over en godkendelsesproces vise?

Fire ting, som en række godkendernavne ikke viser: betingelsen, der afgør, hvem der godkender netop denne anmodning, hvem der afgør det, når personen har ferie, vejen ud af hvert afslag, og hvor beslutningen bliver registreret. Et kort, der kun viser rækkefølgen, besvarer et spørgsmål, ingen havde. Testen er at tage en rigtig anmodning, der gik skævt, følge den på diagrammet og se, om diagrammet forklarer, hvad der skete med den.

Hvad sker der, hvis en godkender ikke svarer?

Det, processen siger — og de fleste processer siger ingenting, så anmodningen venter bare. De tre ærlige muligheder er en rykker, der gentages, en navngiven stedfortræder, der kan beslutte i ejerens fravær, og eskalering til niveauet over efter en angivet frist. Automatisk godkendelse ved timeout er den fjerde mulighed, og den er ikke en mulighed: tavshed er ikke en beslutning, og det, den skriver i dokumentationen, kan ikke skelnes fra en gennemtænkt godkendelse. Tegn stedfortræderen ind på kortet, for fraværet er rutine, ikke en undtagelse.

Hvad er forskellen på at afvise og at returnere en anmodning?

At returnere betyder, at anmodningen er ufuldstændig eller forkert udfyldt, og at indsenderen kan rette den: en manglende kvittering, et forkert omkostningssted, en formular uden underskrift. At afvise betyder, at anmodningen, sådan som den er tænkt, ikke er tilladt, og at ingen genindsendelse ændrer det. Blander man de to sammen, får man den velkendte sløjfe, hvor nogen genindsender et brud på politikken tre gange med pænere papirarbejde. På et kort er de to forskellige pile, og den returnerede peger bagud.

Gælder en godkendelsesgrænse det samlede beløb eller hver linje?

Den enhed, politikken angiver — og de fleste politikker angiver ingen af dem, hvilket er sådan 6.000 kr. hotelovernatninger bliver til én afregning, der kræver en ekstra underskrift, eller fem afregninger, der ikke kræver nogen. Fastlæg enheden, og fastlæg derefter grænseværdien: er en anmodning på præcis 5.000 kr. over grænsen eller under den? Skriv begge ting på beslutningsrækken, i den valuta anmodningen indsendes i, for alternativet er, at hver godkender afgør det for sig selv i situationen.