Comment cartographier un processus d'approbation

En bref

• Les chaînes d’approbation constituent la partie stable ; cartographier les conditions qui les modifient.
• Un refus que l'émetteur peut corriger nécessite sa propre ligne ; seuls les derniers peuvent partager une fin.
• Indiquez si un seuil lit la totalité de la requête ou une seule ligne, et ce qui se passe exactement à la limite.
• Chaque porte a besoin d'un adjoint nommé, ou la carte a une file d'attente où elle prétend avoir une décision.
• Une approbation que personne ne peut associer à une personne et une version est un horodatage, pas un contrôle.

Une carte d’approbation est avant tout une carte de refus

Un processus d’approbation n’est pas la chaîne de noms sous laquelle il est habituellement dessiné. La chaîne est la partie la moins intéressante : elle est stable, la plupart des gens la connaissent déjà, et c'est la seule chose pour laquelle ils n'ont pas besoin de schéma. Ce qu'une carte doit établir, ce sont les conditions dans lesquelles cette chaîne change : la valeur à laquelle une deuxième signature apparaît, le cas qui quitte le processus sans jamais être approuvé, et qui agit lorsque l'approbateur nommé ne le fait pas.

Qu'un refus doive acheminer quelque part est réglé. Ce qu'une carte ajoute, c'est le numéro de ligne vers laquelle elle est acheminée, et les quatre refus dans l'exemple ne concordent pas : deux d'entre eux retournent dans le processus (« Retourné » dans la propre ligne de soumission du demandeur, « Violation » latéralement jusqu'à « Approbation exceptionnelle accordée ? »), tandis que « Refusé » et « Rejeté » se terminent tous deux par « Réclamation rejetée et clôturée ». Une fin partagée n’est défendable que si rien de ce que fait l’auteur ne la modifierait, ce qui est le test à appliquer avant de fusionner deux sorties.

L'exemple ci-dessous est une note de frais, choisie parce que sa limite d'autorité est explicite et que ses itinéraires d'exception constituent la majeure partie du diagramme plutôt qu'une note de bas de page. Regardez « Reçu joint et conforme à la politique ? » résolvez trois façons, l'une d'elles directement au demandeur, et observez le couloir de l'auditeur à la fin de la phase d'assurance, où les réclamations échantillonnées sont testées par rapport aux preuves qui étaient censées les justifier.

Comment cela fonctionne

1. Notez d'abord les limites de l'autorité

   Avant qu'aucune case n'existe, copiez chaque tranche de valeur du tableau de délégation et écrivez à côté les deux éléments que le tableau n'indique presque jamais : sur quoi le montant est mesuré (total de la réclamation, ligne unique, total mensuel) et de quel côté du nombre se situe la limite. Sinon, les approbateurs règlent les deux en privé, différemment à chaque fois.

2. Décidez de l'effet de chaque refus

   Pour chaque point qui peut dire non, écrivez le résultat qu'il produit : retour à celui qui l'a soumis pour correction, latéralement à quelqu'un ayant le pouvoir d'autoriser une exception, ou fermé. Le cas de correction nécessite le numéro de l'étape que l'auteur répète réellement, car c'est cette flèche vers l'arrière qui rend la carte honnête.

3. Tapez les étapes et numérotez les flèches

   Dans QueryChart, la feuille est le diagramme : une ligne par étape, son libellé dans la zone de texte et dans la ligne vers le numéro de ligne à laquelle elle transmet la demande, plusieurs nombres, séparés par des virgules, où elle peut aller dans plusieurs sens. Aucune case n'est posée à la main, c'est pourquoi la carte survit à une correction lors d'une réunion.

4. Transformez les limites en décisions étiquetées

   Toute ligne qui teste quelque chose est une décision, définie dans la colonne Forme, formulée comme la question à laquelle son propriétaire répond réellement. Les étiquettes de branche entrent dans le texte de la ligne, positionnées pour correspondre aux chiffres à côté d'elles : « Au-delà de la limite » et « Dans la limite » sur la ligne de seuil sont la manière dont un lecteur place sa propre demande.

5. Suivez chaque étape par qui est responsable

   La colonne de la voie verticale contient le rôle (Employé, Responsable hiérarchique, Finances/AP, Paie, Auditeur) et la phase passe dans la voie horizontale. Exprimez ces phases comme indiqué, un demandeur peut être informé, car la validation et les finances examinent la réponse à l'endroit où se trouve une réclamation, et une demande dont personne ne peut nommer la phase est celle poursuivie par e-mail.

6. Promenez-le en tant que soumissionnaire, puis nommez les députés

   Lisez la carte du côté du demandeur : à chaque diamant, dites ce qu'on lui dit et ce qu'il fait ensuite, et corrigez chaque point où la réponse n'est rien. Mettez ensuite un adjoint à chaque porte (un nom, pas un rôle) et faites inscrire les mêmes noms sur le calendrier de la délégation, car une carte et un calendrier qui ne sont pas d'accord sont pires que ni l'un ni l'autre.

Erreurs à éviter

• Cacher trois actes dans une seule boîte

  Une case intitulée approbation cache trois actes distincts : vérifier que la demande est complète, autoriser l'argent et vérifier ensuite qu'elle était justifiée. Ils ont des propriétaires différents, et seul celui du milieu est une décision.

• Des seuils sans frontière

  Écrire plus de 500 £ sans dire ce qui se passe à exactement 500 £ laisse le routage à celui qui le lit. Une réclamation à la limite recueille une deuxième signature et la suivante ne le fait pas, et aucun des deux approbateurs n'a fait quoi que ce soit de mal.

• Aucun député nulle part sur la carte

  Chaque porte est une file d'attente pendant que son propriétaire est en permission. Une carte qui nomme un approbateur et aucun délégué décrit un processus qui s'arrête pendant une quinzaine de jours chaque mois d'août et qualifie le retard de contrôle.

• Laisser l'échantillonnage hors du diagramme

  Là où rien d’approuvé n’est jamais réexaminé, les approbations ne sont pas testées et la carte ne peut pas montrer ce que vaut le contrôle. Dessinez l'échantillon, la règle qui le sélectionne et ce qu'une découverte déclenche.

Questions fréquentes

Que doit montrer une cartographie du processus d’approbation ?

Quatre choses qu'une chaîne de noms d'approbateurs ne fait pas : la condition qui décide qui approuve cette demande particulière, qui en décide lorsque cette personne est en congé, la voie à suivre pour chaque refus et l'endroit où la décision est enregistrée. Une carte qui montre uniquement la séquence répond à une question que personne ne se posait. Le test consiste à prendre une requête réelle qui a mal tourné, à la tracer sur le diagramme et à voir si le diagramme explique ce qui lui est arrivé.

Que se passe-t-il si un approbateur ne répond pas ?

Quoi que dise le processus, et la plupart des processus ne disent rien, la demande attend simplement. Les trois options honnêtes sont un rappel qui se répète, un délégué nommé qui peut décider en l'absence du propriétaire et une remontée au niveau supérieur après une période déterminée. L'approbation automatique en cas d'expiration du délai d'attente est la quatrième option et ce n'en est pas une : le silence n'est pas une décision, et ce qu'il écrit dans le dossier ne peut être distingué d'une approbation réfléchie. Dessinez le délégué sur la carte, car l'absence est routinière et non exceptionnelle.

Quelle est la différence entre rejeter et renvoyer une demande ?

Le retour signifie que la demande est incomplète ou mal préparée et que l'auteur de la demande peut y remédier : un reçu manquant, un centre de coûts erroné, un formulaire non signé. Le rejet signifie que la demande telle que prévue n'est pas autorisée, et qu'aucune nouvelle soumission ne change cela. Les confondre produit la boucle familière dans laquelle quelqu'un soumet à nouveau une violation de politique trois fois avec de meilleurs documents. Sur une carte, ce sont des flèches différentes, et celle renvoyée pointe vers l'arrière.

Un seuil d’approbation s’applique-t-il au total ou à chaque ligne ?

Quelle que soit l'unité indiquée dans la politique, et la plupart des politiques ne précisent ni l'une ni l'autre, c'est ainsi que 600 £ de nuits d'hôtel deviennent une réclamation nécessitant une deuxième signature ou cinq réclamations n'en nécessitant aucune. Réparez l'unité, puis fixez la limite : une demande s'élève-t-elle exactement à 500 £ au-dessus de la limite ou à l'intérieur de celle-ci ? Mettez les deux sur la ligne de décision, dans la devise dans laquelle la demande est soumise, car l'alternative est que chaque approbateur le règle lui-même sur le moment.