Comment représenter un conseil ou un comité dans un organigramme
Montrez les organes de gouvernance dans un organigramme sans en faire des supérieurs hiérarchiques : conseil, comités et bénévoles, sur un organigramme d'association vérifié avec une approbation budgétaire.
Un conseil ou un comité a sa place dans un organigramme comme organe de gouvernance, dessiné de façon que le lecteur distingue la gouvernance de la direction opérationnelle.
En bref
- Dessinez le conseil en haut comme un organe de gouvernance, pas comme un supérieur hiérarchique.
- Montrez les comités comme des organes du conseil placés sous lui.
- Placez le directeur général sous le conseil comme responsable de la direction.
- Utilisez un pointillé pour les bénévoles, les conseillers et les partenaires.
- Repérez où la gouvernance approuve en regardant un processus tel que l'approbation budgétaire.
Gouvernance et direction sont deux relations différentes
Beaucoup d'organisations sont supervisées par un conseil, une assemblée ou un comité : le conseil d'administration d'une association, le sénat d'une université, le comité d'un cabinet d'associés. Ces organes nomment et supervisent ceux qui dirigent l'organisation, mais ne dirigent pas le personnel au quotidien. Si l'organigramme les dessine comme de simples supérieurs hiérarchiques, il dit au lecteur que le personnel dépend d'eux.
Montrez l'organe de gouvernance en haut comme tel, montrez ses comités comme des organes du conseil et montrez la personne qu'il nomme comme responsable de la direction. Dessinez les bénévoles, les conseillers et les partenaires en pointillé avec une note, puisqu'ils contribuent sans être salariés. L'organigramme ci-dessous est l'organigramme d'association modifiable.
Un second schéma, l'approbation budgétaire, montre où la gouvernance intervient dans la direction : le budget proposé par le directeur général est approuvé par le comité des finances du conseil, le processus a donc besoin d'un couloir qui existe dans l'organigramme.
Construire un organigramme d'association avec son conseil et ses bénévoles
La gouvernance apparaît d'abord, puis la direction, puis le lien en pointillé des bénévoles : chaque relation est dessinée dans son propre style.
Commencer par le conseil et ses comités
Le conseil d'administration est l'organe de gouvernance, et ses comités des finances et de gouvernance se placent sous lui comme des organes du conseil. Rien ici ne dirige encore le personnel, et c'est voulu : la gouvernance est dessinée avant la direction.
Ajouter le directeur général et les programmes
Le conseil nomme un directeur général, qui dirige l'organisation au quotidien et qui encadre le directeur des programmes et les responsables de programme. Les bénévoles sont en pointillé sous le coordinateur des bénévoles, car ils donnent du temps sans être salariés.
Ajouter la collecte de fonds et les finances
La collecte de fonds et les opérations financières dépendent du directeur général. La comptabilité et la conformité relient le côté direction au comité des finances et d'audit, de sorte que le lecteur voit où la supervision rencontre les comptes.
Terminer avec la communication
La communication complète l'équipe de direction. L'organigramme terminé montre trois types de relation d'un coup d'œil : la gouvernance en haut, la direction en traits pleins et les bénévoles en pointillé.
Voir la gouvernance à l'œuvre : l'approbation budgétaire
Une approbation budgétaire montre où la gouvernance intervient dans la direction. Construite en trois étapes.
Écrire les étapes et les décisions
Commencez par la demande, la revue, la vérification du financement et la décision d'approbation, sans responsables. On voit la décision, mais pas qui a l'autorité de la prendre.
Confier l'approbation à l'organe qui en est responsable
Ajoutez des couloirs pour que le titulaire du budget et le responsable de service demandent et valident, que la finance révise et que le couloir du haut approuve. Dans une association, ce couloir serait le comité des finances du conseil : les noms de couloirs doivent donc correspondre à des cases de l'organigramme.
Compléter le chemin de décision et ses traces
Le processus complet ajoute la décision, le retour au demandeur et le budget publié. Vérifiez chaque étape avec l'organigramme : un couloir détenu par un organe absent de l'organigramme signifie qu'il manque un rôle de gouvernance.
Comment cela fonctionne
Placer l'organe de gouvernance en haut
Ajoutez le conseil, l'assemblée ou le sénat comme rôle du sommet et indiquez qu'il s'agit d'un organe de gouvernance qui nomme le responsable de la direction.
Ajouter les comités en dessous
Ajoutez les comités comme organes du conseil. Étiquetez-les pour que le lecteur sache qu'ils supervisent et ne dirigent pas le personnel.
Ajouter le responsable de la direction
Ajoutez le directeur général, le président ou l'associé gérant sous l'organe de gouvernance et construisez les équipes de direction sous ce rôle.
Dessiner les non-salariés en pointillé
Ajoutez les bénévoles, conseillers ou partenaires en pointillé, avec une note précisant que la relation n'est pas un emploi.
Étiqueter les liens de gouvernance
Écrivez sur chaque pointillé ou lien de gouvernance ce qu'il représente, pour que le lecteur ne le prenne pas pour un lien hiérarchique.
Le vérifier avec un processus
Ouvrez un processus tel que l'approbation budgétaire et donnez à chaque étape un couloir correspondant à un organe ou à un rôle de l'organigramme. Corrigez les écarts dans l'organigramme ou dans le processus.
Erreurs à éviter
Dessiner le conseil comme le supérieur du personnel
Le conseil nomme et supervise le responsable de la direction ; il ne dirige pas le personnel au quotidien. Dessinez le personnel sous le directeur général, pas sous le conseil.
Montrer les comités comme des équipes
Un comité est un organe du conseil. Étiquetez-le comme tel pour qu'on ne le prenne pas pour un service.
Laisser les bénévoles hors de l'organigramme
Si les bénévoles comptent dans votre action, montrez-les en pointillé. Les cacher revient à cacher qui fait le travail.
Mélanger gouvernance et direction dans un seul style de trait
Si tous les traits se ressemblent, le lecteur ne peut pas distinguer la gouvernance de la direction. Utilisez un trait visiblement différent et une étiquette.
Créez l'organigramme de votre association
Ouvrez l'organigramme d'association modifiable, renommez les rôles selon votre organisation et marquez les liens de gouvernance.
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Questions fréquentes
Le conseil dirige-t-il le personnel ?
Non. Le conseil gouverne et nomme le directeur général, qui dirige le personnel. Dessinez le personnel sous le directeur général, pas sous le conseil.
Comment montrer les bénévoles ?
Avec un pointillé et une note, comme dans cet organigramme, car ils ne sont pas salariés et le coordinateur des bénévoles les guide au lieu de les diriger comme du personnel.
Puis-je l'utiliser pour une université ou un cabinet d'avocats ?
Oui. Remplacez le conseil par le sénat ou le comité des associés et gardez le même schéma : l'organe de gouvernance est dessiné comme de la gouvernance, et le responsable de la direction se place sous lui.
Que doit signifier un pointillé ?
Écrivez la signification sur l'organigramme. Dans cet exemple, il désigne la gouvernance ou une relation hors emploi, jamais un second supérieur hiérarchique.